2026年機(jī)器人集成公司項(xiàng)目推廣資料歸檔管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司項(xiàng)目推廣資料的歸檔管理工作，保障推廣資料的完整性、安全性與可復(fù)用性，提升項(xiàng)目推廣工作效率，強(qiáng)化知識(shí)資產(chǎn)積累，為后續(xù)項(xiàng)目推廣提供數(shù)據(jù)支撐與經(jīng)驗(yàn)借鑒，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合機(jī)器人集成行業(yè)項(xiàng)目推廣特性（含技術(shù)推廣、產(chǎn)品宣傳、案例展示、市場(chǎng)活動(dòng)等全環(huán)節(jié)），制定本制度。第二條本制度適用于公司所有機(jī)器人集成項(xiàng)目推廣相關(guān)資料的收集、整理、歸檔、保管、使用及銷毀等全流程管理工作，覆蓋售前項(xiàng)目推廣、售中品牌展示、售后案例宣傳等所有推廣環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料；涉及市場(chǎng)部、銷售部、技術(shù)部、項(xiàng)目管理部、行政部等所有產(chǎn)生或使用推廣資料的部門及人員。第三條本制度所指項(xiàng)目推廣資料，是指公司在機(jī)器人集成項(xiàng)目推廣過(guò)程中形成的各類有形及無(wú)形資料，包括但不限于推廣文案、方案文檔、視覺物料、音視頻資料、市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、活動(dòng)記錄、合作方資料、媒體報(bào)道資料等。第四條項(xiàng)目推廣資料歸檔管理工作堅(jiān)持“統(tǒng)一管理、規(guī)范流程、完整準(zhǔn)確、安全保密、便于利用”的核心原則，確保推廣資料歸檔及時(shí)、分類清晰、保管安全、調(diào)用高效。第五條公司各相關(guān)部門需將項(xiàng)目推廣資料歸檔納入日常工作體系，明確崗位責(zé)任，保障歸檔資源投入，嚴(yán)格執(zhí)行本制度規(guī)定的歸檔流程，確保推廣資料全生命周期規(guī)范管理。第二章組織與職責(zé)分工第六條公司成立項(xiàng)目推廣資料歸檔管理工作小組（以下簡(jiǎn)稱“工作小組”），作為歸檔管理工作的決策與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，由分管市場(chǎng)與行政的副總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，行政部負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，市場(chǎng)部、銷售部、技術(shù)部、項(xiàng)目管理部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人為成員。主要職責(zé)包括：（一）審定項(xiàng)目推廣資料歸檔管理制度、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及年度歸檔工作計(jì)劃；（二）協(xié)調(diào)解決歸檔管理過(guò)程中的跨部門重大問(wèn)題，統(tǒng)籌調(diào)配歸檔管理資源；（三）審核歸檔管理年度工作方案及預(yù)算，監(jiān)督歸檔管理工作執(zhí)行情況；（四）定期復(fù)盤歸檔管理工作效果，分析推廣資料利用成效，提出系統(tǒng)性優(yōu)化建議；（五）推動(dòng)歸檔管理文化建設(shè)，提升全員推廣資料歸檔意識(shí)。第七條行政部為項(xiàng)目推廣資料歸檔管理的牽頭執(zhí)行部門，下設(shè)檔案管理崗，主要職責(zé)包括：（一）牽頭制定項(xiàng)目推廣資料歸檔的具體實(shí)施細(xì)則、歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、整理規(guī)范及編號(hào)規(guī)則；（二）負(fù)責(zé)推廣資料歸檔工作的統(tǒng)籌組織，指導(dǎo)各部門開展資料的收集、整理、移交工作；（三）負(fù)責(zé)推廣資料的集中保管與統(tǒng)一管理，建立健全歸檔臺(tái)賬及電子檔案管理系統(tǒng)，確保資料完整可追溯；（四）負(fù)責(zé)推廣資料的借閱、復(fù)制、使用等審批管理，保障資料安全規(guī)范利用；（五）負(fù)責(zé)定期對(duì)歸檔資料進(jìn)行清查、維護(hù)與鑒定，按規(guī)定處理過(guò)期或失效資料；（六）組織開展歸檔管理培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的資料整理與歸檔規(guī)范意識(shí)。第八條各業(yè)務(wù)及支持部門的主要職責(zé)包括：（一）市場(chǎng)部：負(fù)責(zé)牽頭收集、整理本部門主導(dǎo)產(chǎn)生的項(xiàng)目推廣資料，包括推廣方案、宣傳文案、視覺設(shè)計(jì)物料、市場(chǎng)活動(dòng)記錄、媒體合作資料、市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)等；按規(guī)定時(shí)限向行政部移交歸檔資料；配合行政部開展資料核查與補(bǔ)充工作；（二）銷售部：負(fù)責(zé)收集、整理本部門在項(xiàng)目推廣過(guò)程中產(chǎn)生的客戶對(duì)接資料、推廣演示材料、客戶反饋記錄、銷售案例整理資料等；及時(shí)向市場(chǎng)部及行政部反饋資料需求與使用情況；按規(guī)定移交歸檔資料；（三）技術(shù)部：負(fù)責(zé)提供項(xiàng)目推廣所需的技術(shù)參數(shù)資料、技術(shù)方案摘要、產(chǎn)品演示視頻、技術(shù)優(yōu)勢(shì)說(shuō)明等專業(yè)資料；協(xié)助市場(chǎng)部整理技術(shù)類推廣資料；按規(guī)定向行政部移交相關(guān)歸檔資料；（四）項(xiàng)目管理部：負(fù)責(zé)收集、整理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可用于推廣的案例資料，包括項(xiàng)目實(shí)施亮點(diǎn)、客戶應(yīng)用效果、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告摘要、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)景資料等；及時(shí)向市場(chǎng)部及行政部移交相關(guān)資料；（五）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核歸檔管理相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算與撥付，配合開展歸檔成本核算；（六）各部門指定專人擔(dān)任資料管理員，負(fù)責(zé)本部門推廣資料的日常收集、初步整理及與行政部的對(duì)接工作。第九條資料產(chǎn)生及歸檔相關(guān)人員的主要職責(zé)包括：（一）推廣資料產(chǎn)生人員需確保資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合公司推廣規(guī)范及相關(guān)法律法規(guī)要求；（二）按規(guī)定及時(shí)將產(chǎn)生的推廣資料提交本部門資料管理員進(jìn)行初步整理；（三）配合本部門及行政部開展資料歸檔前的核查、補(bǔ)充工作；（四）借閱使用歸檔資料時(shí)，嚴(yán)格遵守資料使用規(guī)范，確保資料安全，及時(shí)歸還。第三章歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)第十條項(xiàng)目推廣資料歸檔范圍包括但不限于以下類別：（一）推廣方案類：項(xiàng)目推廣策劃方案、市場(chǎng)推廣策略文檔、活動(dòng)執(zhí)行方案、推廣預(yù)算方案、推廣效果評(píng)估報(bào)告等；（二）文案資料類：項(xiàng)目宣傳稿、產(chǎn)品介紹文案、技術(shù)優(yōu)勢(shì)說(shuō)明、客戶案例文案、新聞通稿、社交媒體推廣文案、廣告語(yǔ)及創(chuàng)意說(shuō)明等；（三）視覺物料類：項(xiàng)目推廣海報(bào)、宣傳冊(cè)設(shè)計(jì)稿及成品、PPT演示課件、產(chǎn)品圖片、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)景圖、LOGO及VI應(yīng)用物料、展會(huì)布置設(shè)計(jì)資料等；（四）音視頻資料類：產(chǎn)品演示視頻、項(xiàng)目案例視頻、推廣活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)錄像、宣傳音頻、采訪視頻等；（五）市場(chǎng)數(shù)據(jù)類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析數(shù)據(jù)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析資料、推廣渠道效果數(shù)據(jù)、客戶畫像數(shù)據(jù)等；（六）活動(dòng)記錄類：推廣活動(dòng)簽到表、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片/視頻、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、媒體參與記錄、嘉賓發(fā)言資料等；（七）合作資料類：與媒體、渠道商、合作伙伴等簽訂的推廣合作協(xié)議、合作效果評(píng)估資料、合作方資質(zhì)資料等；（八）客戶相關(guān)類：客戶推廣對(duì)接記錄、客戶需求反饋記錄、客戶認(rèn)可證明（感謝信、錦旗等影像資料）、客戶案例資料等；（九）技術(shù)支撐類：產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)表、技術(shù)方案摘要、核心技術(shù)優(yōu)勢(shì)說(shuō)明、產(chǎn)品測(cè)試報(bào)告摘要等；（十）其他類：與項(xiàng)目推廣相關(guān)的各類審批文件、獲獎(jiǎng)證書（影像資料）、媒體報(bào)道資料、推廣資料使用授權(quán)文件等。第十一條以下資料不納入歸檔范圍：（一）重復(fù)且無(wú)修改差異的推廣資料；（二）未經(jīng)審核的草稿類資料；（三）與項(xiàng)目推廣無(wú)關(guān)的私人資料或冗余信息；（四）違反法律法規(guī)及公司規(guī)定的違規(guī)推廣資料。第十二條項(xiàng)目推廣資料按以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保分類清晰、便于檢索：（一）一級(jí)分類：按資料產(chǎn)生的推廣環(huán)節(jié)分為“售前推廣資料”“售中推廣資料”“售后案例推廣資料”“通用推廣資料”四類；售前推廣資料：用于項(xiàng)目前期客戶對(duì)接、需求挖掘階段的推廣資料，如產(chǎn)品介紹文案、初步方案摘要、推廣演示PPT等；售中推廣資料：用于項(xiàng)目合作洽談、方案演示、實(shí)力展示階段的推廣資料，如詳細(xì)技術(shù)方案摘要、項(xiàng)目實(shí)施規(guī)劃演示資料、合作案例對(duì)比資料等；售后案例推廣資料：用于項(xiàng)目完成后客戶案例宣傳、口碑傳播的資料，如客戶應(yīng)用效果報(bào)告、項(xiàng)目案例視頻、客戶評(píng)價(jià)資料等；通用推廣資料：適用于全推廣環(huán)節(jié)的資料，如公司品牌介紹、核心技術(shù)優(yōu)勢(shì)說(shuō)明、通用視覺物料等；（二）二級(jí)分類：在一級(jí)分類基礎(chǔ)上，按資料類型分為“方案類”“文案類”“視覺類”“音視頻類”“數(shù)據(jù)類”“活動(dòng)類”等，與本制度第十條的資料類別對(duì)應(yīng)；（三）三級(jí)分類：在二級(jí)分類基礎(chǔ)上，按項(xiàng)目名稱或推廣主題進(jìn)行分類，確保每類資料精準(zhǔn)對(duì)應(yīng)具體項(xiàng)目或推廣活動(dòng)。第十三條歸檔資料編號(hào)規(guī)則：采用“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年份-項(xiàng)目/主題代碼-資料序號(hào)”的編碼方式，具體編碼規(guī)則由行政部牽頭制定并下發(fā)執(zhí)行，確保編號(hào)唯一、規(guī)范可追溯。第四章歸檔流程與規(guī)范第十四條項(xiàng)目推廣資料歸檔工作按以下流程開展，確保流程規(guī)范、歸檔及時(shí)：（一）資料收集（實(shí)時(shí)/推廣活動(dòng)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)）：日常推廣資料：資料產(chǎn)生人員在資料形成后1個(gè)工作日內(nèi)，提交本部門資料管理員；推廣活動(dòng)相關(guān)資料：推廣活動(dòng)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，由活動(dòng)負(fù)責(zé)人組織收集相關(guān)資料，提交本部門資料管理員；部門資料管理員對(duì)收集的資料進(jìn)行初步核查，確保資料完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，對(duì)缺失或不符合要求的資料，督促相關(guān)人員補(bǔ)充完善；（二）資料整理（收集完成后2個(gè)工作日內(nèi)）：部門資料管理員按本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的資料進(jìn)行分類、排序，標(biāo)注資料相關(guān)信息（產(chǎn)生日期、產(chǎn)生人員、使用范圍等）；對(duì)電子資料進(jìn)行規(guī)范命名，確保命名清晰易懂，符合歸檔命名規(guī)范；對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行整理、裝訂，標(biāo)注頁(yè)碼；填寫《項(xiàng)目推廣資料歸檔移交清單》，明確資料名稱、數(shù)量、分類、編號(hào)、產(chǎn)生日期等信息；（三）移交歸檔（整理完成后1個(gè)工作日內(nèi)）：部門資料管理員將整理完成的推廣資料及《項(xiàng)目推廣資料歸檔移交清單》一并提交行政部檔案管理崗；行政部檔案管理崗對(duì)移交的資料進(jìn)行核查，包括資料完整性、分類準(zhǔn)確性、整理規(guī)范性等；核查無(wú)誤后，雙方在《項(xiàng)目推廣資料歸檔移交清單》上簽字確認(rèn)，完成資料移交；對(duì)核查不合格的資料，退回相關(guān)部門重新整理后再移交；（四）歸檔登記與存儲(chǔ)（移交完成后1個(gè)工作日內(nèi)）：行政部檔案管理崗按編號(hào)規(guī)則對(duì)歸檔資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；將資料信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立歸檔臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資料編號(hào)、名稱、分類、產(chǎn)生日期、移交部門、存儲(chǔ)位置等信息；對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行規(guī)范存儲(chǔ)，對(duì)電子資料進(jìn)行備份存儲(chǔ)（本地備份+云端備份），確保資料安全。第十五條歸檔資料質(zhì)量規(guī)范：（一）資料內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合公司推廣品牌定位及相關(guān)法律法規(guī)要求，無(wú)虛假宣傳、違規(guī)表述；（二）電子資料需保證格式規(guī)范、可正常打開使用，避免使用特殊格式；視覺及音視頻資料需保證清晰度、分辨率符合推廣使用要求；（三）紙質(zhì)資料需使用A4紙張，字跡清晰、無(wú)涂改，裝訂整齊；（四）所有歸檔資料需標(biāo)注明確的產(chǎn)生日期、產(chǎn)生部門及相關(guān)責(zé)任人，便于追溯。第十六條歸檔時(shí)限要求：（一）日常零散推廣資料：自資料產(chǎn)生之日起5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；（二）大型推廣活動(dòng)相關(guān)資料：自活動(dòng)結(jié)束之日起10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；（三）項(xiàng)目全周期推廣資料：自項(xiàng)目完成交付之日起15個(gè)工作日內(nèi)完成集中歸檔；（四）因特殊情況無(wú)法按時(shí)歸檔的，相關(guān)部門需提前向行政部報(bào)備，說(shuō)明原因并明確延遲后的完成時(shí)間，延遲時(shí)間不得超過(guò)原時(shí)限的50%。第五章資料保管與使用規(guī)范第十七條資料保管規(guī)范：（一）行政部檔案管理崗需建立專門的檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所，確保存儲(chǔ)環(huán)境干燥、通風(fēng)、避光、防火、防潮、防蟲、防盜，溫度控制在18-25℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%；（二）紙質(zhì)資料需存放在專用檔案柜中，按分類及編號(hào)有序排列，做好標(biāo)識(shí)；電子資料需存儲(chǔ)在專用服務(wù)器及云端備份系統(tǒng)中，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期進(jìn)行病毒查殺及備份檢測(cè)；（三）行政部檔案管理崗需定期對(duì)歸檔資料進(jìn)行清查維護(hù)，每季度核查一次紙質(zhì)資料的保存狀態(tài)，每半年對(duì)電子資料的備份情況進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；（四）歸檔資料保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：永久保管：公司核心品牌推廣資料、重大項(xiàng)目標(biāo)桿案例資料、獲獎(jiǎng)證明資料、重要合作協(xié)議等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的資料；長(zhǎng)期保管（10年）：常規(guī)項(xiàng)目推廣方案、主要客戶案例資料、重要市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、大型推廣活動(dòng)資料等；短期保管（3-5年）：日常零散推廣文案、臨時(shí)推廣活動(dòng)資料、非核心客戶對(duì)接資料等；具體保管期限由行政部牽頭，結(jié)合資料重要程度制定詳細(xì)清單并下發(fā)執(zhí)行。第十八條資料使用規(guī)范：（一）公司內(nèi)部員工因工作需要借閱、使用歸檔資料的，需填寫《項(xiàng)目推廣資料借閱申請(qǐng)表》，注明資料名稱、編號(hào)、使用目的、使用期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，到行政部辦理借閱手續(xù)；借閱紙質(zhì)資料：行政部檔案管理崗核對(duì)信息后，辦理資料出庫(kù)登記，明確歸還時(shí)限（一般不超過(guò)15個(gè)工作日）；借閱人員需妥善保管資料，不得涂改、損壞、丟失，到期按時(shí)歸還；借閱電子資料：行政部檔案管理崗根據(jù)審批權(quán)限，開通電子資料訪問(wèn)權(quán)限或提供資料拷貝，明確使用范圍及保密要求；借閱人員不得私自傳播、復(fù)制電子資料；（二）因工作需要復(fù)制歸檔資料的，需在《項(xiàng)目推廣資料借閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)制用途及數(shù)量，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人審批同意后，由行政部檔案管理崗統(tǒng)一復(fù)制，做好復(fù)制記錄；（三）外部單位或人員需查閱、使用公司項(xiàng)目推廣資料的，需提供有效證明文件，說(shuō)明使用目的，經(jīng)公司管理層審批同意后，由行政部指定人員陪同查閱，嚴(yán)禁直接接觸原始檔案資料；涉及公司商業(yè)秘密的資料，需簽訂保密協(xié)議后方可提供相關(guān)信息；（四）使用歸檔資料進(jìn)行對(duì)外推廣時(shí)，需確保資料內(nèi)容未過(guò)時(shí)、未變更，符合當(dāng)前推廣要求及相關(guān)法律法規(guī)，必要時(shí)經(jīng)市場(chǎng)部審核確認(rèn)后方可使用。第十九條資料保密規(guī)范：（一）歸檔資料中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶隱私的，需標(biāo)注“保密”標(biāo)識(shí)，嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限；（二）所有接觸歸檔資料的人員需嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，嚴(yán)禁泄露、傳播歸檔資料中的保密信息；（三）行政部需定期開展資料保密檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正保密隱患。第六章資料鑒定與銷毀第二十條行政部每年度組織一次歸檔資料鑒定工作，對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的推廣資料進(jìn)行鑒定，形成《項(xiàng)目推廣資料鑒定報(bào)告》，報(bào)工作小組審批。第二十一條經(jīng)鑒定確需銷毀的資料，由行政部牽頭制定銷毀方案，明確銷毀資料清單、銷毀方式、銷毀時(shí)間、責(zé)任人員等信息，報(bào)工作小組及公司管理層審批同意后實(shí)施。第二十二條資料銷毀需遵守以下規(guī)范：（一）銷毀工作需由行政部組織實(shí)施，安排2名及以上人員全程監(jiān)督；（二）紙質(zhì)資料采用粉碎、焚燒等不可恢復(fù)的方式銷毀；電子資料需徹底刪除，同時(shí)銷毀所有備份載體，確保無(wú)法恢復(fù)；（三）銷毀完成后，監(jiān)督人員需在《項(xiàng)目推廣資料銷毀記錄表》上簽字確認(rèn)，詳細(xì)記錄銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式、銷毀時(shí)間等信息，該記錄表由行政部歸檔保存。第二十三條對(duì)仍有部分利用價(jià)值的資料，可提取有價(jià)值的部分后再進(jìn)行銷毀，提取的資料需重新整理歸檔。第七章監(jiān)督考核與獎(jiǎng)懲第二十四條監(jiān)督機(jī)制：（一）行政部建立項(xiàng)目推廣資料歸檔管理監(jiān)督臺(tái)賬，記錄資料收集、整理、移交、歸檔、保管、使用等全流程信息，每季度匯總上報(bào)工作小組；（二）工作小組每半年組織一次專項(xiàng)監(jiān)督檢查，通過(guò)檔案核查、部門走訪、資料使用抽查等方式，評(píng)估歸檔管理工作效果，發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題；（三）將項(xiàng)目推廣資料歸檔管理工作納入公司年度審計(jì)范圍，確保流程規(guī)范、責(zé)任落實(shí)。第二十五條考核評(píng)估：（一）考核指標(biāo)：包括推廣資料歸檔及時(shí)率、歸檔資料完整準(zhǔn)確率、資料整理規(guī)范性、資料借閱歸還及時(shí)率、資料安全保密情況、資料利用成效等；（二）考核方式：采用日?？己伺c年度考核相結(jié)合，日?？己擞尚姓繝款^，年度考核由行政人事部牽頭，行政部配合實(shí)施；（三）考核結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果納入各部門及相關(guān)人員的年度績(jī)效考核，與薪酬調(diào)整、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。第二十六條獎(jiǎng)勵(lì)措施：（一）歸檔管理工作表現(xiàn)優(yōu)異，資料歸檔及時(shí)率、完整準(zhǔn)確率高的部門，給予部門團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)勵(lì)1000-3000元；（二）積極推進(jìn)資料收集、整理、歸檔工作，表現(xiàn)突出的個(gè)人，給予通報(bào)表彰及500