PAGE規(guī)范公文簽收制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文管理，確保公文傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間及公司與外部單位之間的公文往來(lái)簽收管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公文處理合法合規(guī)。2.堅(jiān)持準(zhǔn)確、及時(shí)、安全的原則，保證公文內(nèi)容完整、傳遞迅速，防止公文丟失、延誤或泄密。3.實(shí)行專人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，確保公文簽收工作有序進(jìn)行。二、公文定義與分類（一）公文定義本制度所指公文是公司在管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。（二）公文分類1.上行文：下級(jí)向上級(jí)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。2.下行文：上級(jí)向下級(jí)發(fā)送的公文，如通知、批復(fù)等。3.平行文：同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來(lái)的公文，如函等。三、公文簽收流程（一）外部來(lái)文簽收1.收發(fā)人員接收公司設(shè)立專門的公文收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)接收外部來(lái)文。收發(fā)人員收到公文后，應(yīng)及時(shí)在《公文簽收登記表》上記錄公文的來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、份數(shù)、日期等信息。2.初步審核對(duì)收到的公文進(jìn)行初步審核，檢查公文的完整性，包括是否有破損、缺頁(yè)等情況。同時(shí)，核對(duì)公文的密級(jí)標(biāo)識(shí)，對(duì)于涉密公文，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理。3.分類登記根據(jù)公文的性質(zhì)和內(nèi)容，將其分類登記。對(duì)于緊急公文，應(yīng)在《公文簽收登記表》上標(biāo)注“緊急”字樣，并立即送呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。4.呈送傳閱收發(fā)人員將經(jīng)過(guò)初步審核和分類登記的公文，按照規(guī)定的傳閱范圍和程序進(jìn)行呈送傳閱。傳閱過(guò)程中，應(yīng)確保公文的傳遞順序和時(shí)間記錄清晰，防止公文丟失或延誤。（二）內(nèi)部發(fā)文簽收1.發(fā)文部門擬稿內(nèi)部發(fā)文由相關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿人應(yīng)按照公文格式要求和內(nèi)容規(guī)范撰寫公文，確保公文表述準(zhǔn)確、邏輯清晰。2.部門負(fù)責(zé)人審核擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文的必要性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。審核通過(guò)后，在公文稿紙上簽字確認(rèn)。3.辦公室核稿辦公室對(duì)各部門報(bào)送的公文進(jìn)行核稿，主要審核公文的格式、文字表述、發(fā)文范圍等是否符合公司規(guī)定。核稿無(wú)誤后，在公文稿紙上簽字。4.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)經(jīng)辦公室核稿后的公文，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，公文即進(jìn)入發(fā)文程序。5.編號(hào)登記辦公室對(duì)已簽發(fā)的公文進(jìn)行編號(hào)登記，填寫《發(fā)文登記表》，記錄公文的文號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文部門、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位等信息。6.印發(fā)分發(fā)根據(jù)公文的印發(fā)范圍和份數(shù)要求，辦公室進(jìn)行公文的印發(fā)和分發(fā)工作。印發(fā)過(guò)程中，應(yīng)確保公文的印刷質(zhì)量和格式規(guī)范。分發(fā)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的簽收程序，將公文送達(dá)各部門或個(gè)人，并要求收件人在《發(fā)文簽收登記表》上簽字確認(rèn)。四、簽收人員職責(zé)（一）收發(fā)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司公文的接收、登記、分類、傳閱、保管等工作，確保公文流轉(zhuǎn)順暢。2.嚴(yán)格遵守公文處理的各項(xiàng)規(guī)定，保守公文機(jī)密，不得擅自擴(kuò)大公文傳閱范圍或泄露公文內(nèi)容。3.及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行催辦、查辦，跟蹤公文的辦理情況，確保公文按時(shí)處理完畢。4.定期對(duì)公文進(jìn)行整理、歸檔，妥善保管公文檔案，以備查閱。（二）部門簽收人員職責(zé)1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門公文的簽收工作，確保及時(shí)、準(zhǔn)確接收公司內(nèi)部發(fā)文和外部來(lái)文。2.簽收人員收到公文后，應(yīng)立即在本部門的《公文簽收登記表》上簽字，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行傳閱、辦理或存檔。3.對(duì)涉及本部門工作的公文，應(yīng)認(rèn)真閱讀，及時(shí)提出辦理意見(jiàn)，并按照要求完成公文的處理工作。4.協(xié)助收發(fā)人員做好公文的催辦、查辦工作，及時(shí)反饋公文辦理進(jìn)展情況。（三）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)重要公文的審批和簽發(fā)，確保公文內(nèi)容符合公司政策和工作要求。2.領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)處理呈送的公文，對(duì)需要批示的公文，應(yīng)明確提出處理意見(jiàn)，并簽字確認(rèn)。3.督促下屬部門按時(shí)完成公文的辦理工作，對(duì)公文處理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。五、公文傳遞與保密要求（一）傳遞要求1.公文傳遞應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、專人送達(dá)或機(jī)要通信等方式進(jìn)行，確保公文傳遞的安全、快捷。2.對(duì)于緊急公文，應(yīng)采用加急方式傳遞，優(yōu)先處理。傳遞過(guò)程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)跟蹤，確保公文按時(shí)送達(dá)。3.在公文傳遞過(guò)程中，應(yīng)避免公文積壓、延誤或丟失。如發(fā)現(xiàn)公文傳遞出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）保密要求1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要公文，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.確定公文的密級(jí)，根據(jù)密級(jí)采取相應(yīng)的保密措施。絕密級(jí)公文應(yīng)專人專管，嚴(yán)格限制傳閱范圍；機(jī)密級(jí)公文應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)傳閱，并要求傳閱人員簽字確認(rèn)；秘密級(jí)公文應(yīng)妥善保管，防止泄露。3.對(duì)公文的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，均應(yīng)加強(qiáng)保密管理，防止公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中泄密。4.嚴(yán)禁通過(guò)非公司指定的渠道傳遞涉密公文，嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)上傳輸涉密公文。六、公文催辦與查辦（一）催辦1.收發(fā)人員對(duì)已簽收的公文，應(yīng)根據(jù)公文的緊急程度和辦理時(shí)限要求，及時(shí)進(jìn)行催辦。催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。2.對(duì)于重要公文或緊急公文，應(yīng)重點(diǎn)跟蹤催辦，確保公文按時(shí)處理完畢。催辦過(guò)程中，應(yīng)記錄催辦情況，包括催辦時(shí)間、催辦對(duì)象、催辦內(nèi)容等。3.各部門簽收人員應(yīng)積極配合收發(fā)人員的催辦工作，及時(shí)反饋公文辦理進(jìn)展情況。如因特殊原因無(wú)法按時(shí)辦理的，應(yīng)提前說(shuō)明情況，并提出延期辦理的申請(qǐng)。（二）查辦1.對(duì)涉及公司重大決策、重要工作部署的公文，以及領(lǐng)導(dǎo)批示要求查辦的公文，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)查辦。2.成立專門的查辦小組，負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)公文的辦理情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。查辦小組應(yīng)深入了解公文辦理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，檢查辦理結(jié)果是否符合要求。3.通過(guò)查閱文件、實(shí)地調(diào)研、聽(tīng)取匯報(bào)等方式，對(duì)公文辦理情況進(jìn)行全面評(píng)估。對(duì)辦理不力的部門或個(gè)人，應(yīng)提出批評(píng)意見(jiàn)，并督促其限期整改。4.將查辦結(jié)果及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為公司決策提供參考依據(jù)。七、公文歸檔與保管（一）歸檔要求1.公文辦理完畢后，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序。2.歸檔時(shí)，應(yīng)編制歸檔文件目錄，注明文件名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息，并將目錄與歸檔文件一同裝訂成冊(cè)。3.對(duì)于電子公文，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，確保電子公文的可讀性和完整性。（二）保管期限1.根據(jù)公文的性質(zhì)和重要程度，確定公文的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.具有重要查考利用價(jià)值的公文，如公司年度工作報(bào)告、重大決策文件等，應(yīng)永久保管；在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的公文，如一般性通知、報(bào)告等，可長(zhǎng)期保管；只在短期內(nèi)有參考價(jià)值的公文，如臨時(shí)性工作安排文件等，可短期保管。3.定期對(duì)保管期限已滿的公文進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存。銷毀公文時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保公文銷毀過(guò)程的安全、保密。（三）保管措施1.設(shè)立專門的公文檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施等，確保公文檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)公文檔案進(jìn)行檢查、整理和維