PAGE部門規(guī)范出訪制度一、總則（一）目的為規(guī)范本部門出訪行為，加強出訪管理，確保出訪活動的順利進行，提高工作效率，樹立良好形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門全體員工因公出訪的相關活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和外事紀律，維護國家尊嚴和利益。2.出訪活動應圍繞工作任務，注重實效，避免形式主義。3.厲行節(jié)約，合理安排經(jīng)費，杜絕鋪張浪費。4.加強安全意識，確保出訪人員的人身安全和財產(chǎn)安全。二、出訪審批（一）審批流程1.出訪人員應提前填寫《出訪申請表》，詳細說明出訪目的、行程安排、出訪時間、出訪國家或地區(qū)等信息，并提交相關證明材料。2.《出訪申請表》由所在科室負責人審核簽字后，報部門分管領導審批。3.部門分管領導審批通過后，報公司/組織主要領導審批。4.經(jīng)公司/組織主要領導批準后，方可辦理出訪相關手續(xù)。（二）審批依據(jù)1.出訪必要性：出訪活動應與本部門工作職責緊密相關，有助于推動業(yè)務發(fā)展或解決重要問題。2.出訪可行性：出訪行程安排合理，時間、經(jīng)費等資源能夠得到有效保障，出訪人員具備相應的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。3.外事政策：符合國家外事政策和相關規(guī)定，不存在違反外事紀律的風險。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要臨時出訪，出訪人員應在第一時間向所在科室負責人報告，并說明情況?？剖邑撠熑藨皶r向部門分管領導匯報，經(jīng)部門分管領導同意后，可先安排出訪，但事后應盡快補辦審批手續(xù)。2.對于多次出訪的人員，可根據(jù)實際情況簡化審批流程，但仍需確保審批程序的完整性和嚴肅性。三、出訪準備（一）資料準備1.護照：根據(jù)出訪國家或地區(qū)的要求，提前辦理護照，并確保護照有效期在出訪結(jié)束后仍有足夠的時間。2.簽證：按照出訪國家或地區(qū)的簽證要求，準備齊全相關簽證申請材料，及時辦理簽證手續(xù)。3.邀請函：如有需要，提前與出訪國家或地區(qū)的相關單位或個人聯(lián)系，獲取邀請函，并確保邀請函內(nèi)容符合要求。4.其他資料：根據(jù)出訪任務的需要，準備好相關業(yè)務資料、宣傳資料、禮品等。（二）行程安排1.出訪人員應根據(jù)出訪目的和任務，合理安排出訪行程，明確每個階段的工作任務和時間節(jié)點。2.行程安排應提前與出訪國家或地區(qū)的相關單位或個人溝通協(xié)調(diào)，確保行程的順利進行。3.避免行程過于緊湊或松散，合理安排休息和交流時間，提高出訪效率。（三）安全培訓1.出訪前，組織出訪人員參加安全培訓，提高安全意識和應對突發(fā)事件的能力。2.安全培訓內(nèi)容包括外事紀律、國家安全、人身安全、財產(chǎn)安全、交通安全、食品安全等方面的知識和技能。3.通過案例分析、模擬演練等方式，讓出訪人員熟悉安全風險和應對措施，確保出訪期間的安全。（四）經(jīng)費預算1.出訪人員應根據(jù)出訪行程和任務，合理編制經(jīng)費預算，包括國際旅費、住宿費、伙食費、公雜費等。2.經(jīng)費預算應嚴格按照國家和公司/組織的相關規(guī)定執(zhí)行，不得超標準列支。3.出訪人員應在《出訪申請表》中詳細填寫經(jīng)費預算，并提交相關證明材料，經(jīng)審批后作為報銷依據(jù)。四、出訪執(zhí)行（一）遵守外事紀律1.出訪人員應嚴格遵守國家外事紀律，尊重出訪國家或地區(qū)的風俗習慣和宗教信仰，不得從事有損國家尊嚴和利益的活動。2.不得擅自改變出訪行程和任務安排，如有特殊情況需要調(diào)整，應提前向部門分管領導報告，并經(jīng)批準后方可進行。3.不得接受出訪國家或地區(qū)相關單位或個人的不正當饋贈，不得參與賭博、色情等違法活動。（二）加強溝通協(xié)調(diào)1.出訪人員應積極與出訪國家或地區(qū)的相關單位或個人溝通協(xié)調(diào)，及時了解工作進展情況，解決存在的問題。2.加強與國內(nèi)相關部門和單位的溝通協(xié)調(diào)，及時匯報出訪工作情況，確保國內(nèi)工作的順利銜接。3.注重與其他出訪人員的協(xié)作配合，形成工作合力，共同完成出訪任務。（三）做好記錄和總結(jié)1.出訪人員應做好出訪期間的工作記錄，包括會議紀要、工作成果、經(jīng)驗教訓等，為后續(xù)工作提供參考。2.出訪結(jié)束后，應及時撰寫出訪總結(jié)報告，總結(jié)出訪工作的成效和不足，提出改進建議和措施。3.出訪總結(jié)報告應報部門分管領導審核，并在部門內(nèi)部進行交流分享。五、出訪費用管理（一）費用標準1.國際旅費：按照國家和公司/組織的相關規(guī)定執(zhí)行，根據(jù)出訪國家或地區(qū)的距離、交通方式等因素確定具體標準。2.住宿費：根據(jù)出訪國家或地區(qū)的實際情況，按照相應的標準執(zhí)行，一般不超過規(guī)定的上限。3.伙食費：根據(jù)出訪國家或地區(qū)的飲食習慣和實際情況，合理安排伙食費標準，確保飲食安全和營養(yǎng)均衡。4.公雜費：包括市內(nèi)交通費、通訊費、辦公用品費等，按照規(guī)定的標準執(zhí)行。（二）報銷流程1.出訪人員應在出訪結(jié)束后及時整理相關費用報銷憑證，并填寫《出訪費用報銷申請表》。2.《出訪費用報銷申請表》應經(jīng)所在科室負責人審核簽字后，報部門分管領導審批。3.部門分管領導審批通過后，報財務部門審核報銷。4.財務部門應嚴格按照國家和公司/組織的相關規(guī)定進行審核，對不符合規(guī)定的費用不予報銷。（三）費用控制1.加強對出訪費用的預算控制，嚴格按照審批后的經(jīng)費預算執(zhí)行，不得超支。2.對于超標準支出的費用，出訪人員應說明原因，并經(jīng)部門分管領導批準后方可報銷。3.定期對出訪費用進行統(tǒng)計分析，總結(jié)費用支出情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以改進。六、外事接待（一）接待原則1.熱情友好：以熱情、友好的態(tài)度接待來訪的外國客人，展示良好的形象和風貌。2.平等相待：尊重來訪客人的風俗習慣和宗教信仰，平等對待每一位客人。3.務實高效：注重接待工作的實際效果，提高工作效率，避免形式主義。（二）接待安排1.根據(jù)來訪客人的身份、目的和行程安排，制定詳細的接待方案，明確接待規(guī)格、接待人員、接待內(nèi)容等。2.提前與來訪客人溝通協(xié)調(diào)，確定接待時間、地點、交通方式等具體細節(jié)，確保接待工作的順利進行。3.安排專人負責接待工作，做好迎送、陪同、翻譯、餐飲、住宿等各項服務保障工作。（三）禮品贈送1.禮品贈送應遵循適度、得體的原則，體現(xiàn)中國文化特色和公司/組織的良好形象。2.禮品的選擇應根據(jù)來訪客人的身份、興趣和文化背景等因素進行，避免贈送貴重禮品或違反外事紀律的禮品。3.禮品贈送應提前報部門分管領導審批，并按照相關規(guī)定辦理手續(xù)。七、外事保密（一）保密意識1.出訪人員應增強保密意識，嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，保守國家秘密和公司/組織的商業(yè)秘密。2.不得在非保密場所談論國家秘密和公司/組織的敏感信息，不得擅自攜帶涉密文件、資料和物品出國（境）。（二）保密措施1.對涉及國家秘密和公司/組織商業(yè)秘密的文件、資料和物品，應按照保密規(guī)定進行保管和傳遞，確保安全。2.在出訪期間，如需使用涉密設備和網(wǎng)絡，應嚴格遵守相關保密規(guī)定，采取必要的安全防護措施。3.出訪結(jié)束后，應及時清理和歸還涉密文件、資料和物品，不得私自留存或轉(zhuǎn)讓。（三）保密責任1.出訪人員對在出訪期間知悉的國家秘密和公司/組織的商業(yè)秘密負有保密責任，如因