PAGE規(guī)范用書管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織用書管理，確保各類書籍資源的合理配置、有效利用和妥善保管，滿足員工學(xué)習(xí)、工作及業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工使用的各類書籍，包括但不限于專業(yè)書籍、培訓(xùn)教材、參考資料、工具書、文化讀物等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的用書管理部門或崗位，對各類書籍進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、采購、登記、調(diào)配和保管。2.按需配置原則：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求、員工崗位要求及培訓(xùn)計劃，合理配置書籍資源，確保員工能夠獲取所需的學(xué)習(xí)資料。3.規(guī)范使用原則：明確書籍的借閱、歸還、使用、維護(hù)等流程和要求，引導(dǎo)員工規(guī)范使用書籍，提高書籍的使用效率和壽命。4.安全保密原則：對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密及敏感信息的書籍，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。二、用書管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)1.制定用書管理制度：根據(jù)公司/組織的實際情況和發(fā)展需求，制定完善的用書管理制度，并負(fù)責(zé)制度的解釋和修訂。2.規(guī)劃用書需求：定期收集各部門及員工的用書需求信息，結(jié)合公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和培訓(xùn)計劃，進(jìn)行用書需求分析和預(yù)測，制定年度用書采購計劃。3.采購書籍資源：按照年度用書采購計劃，負(fù)責(zé)書籍的采購工作。選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，確保所采購書籍的內(nèi)容準(zhǔn)確、版本適用、質(zhì)量優(yōu)良。4.登記與分類管理：對采購的書籍進(jìn)行詳細(xì)登記，建立書籍臺賬，記錄書籍的名稱、作者、出版社、出版日期、購買時間、價格、存放地點等信息。按照書籍的類別、學(xué)科、用途等進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。5.調(diào)配與分發(fā)：根據(jù)員工的用書申請和實際需求，及時調(diào)配書籍資源，確保員工能夠及時獲取所需書籍。對于新入職員工、晉升員工及參加培訓(xùn)的員工，按照規(guī)定發(fā)放相應(yīng)的書籍。6.借閱管理：建立書籍借閱制度，明確借閱流程、借閱期限、借閱數(shù)量等要求。負(fù)責(zé)辦理書籍借閱手續(xù)，記錄借閱人員、借閱書籍、借閱時間、歸還時間等信息。督促借閱人員按時歸還書籍，對逾期未還的情況進(jìn)行催還和處理。（二）使用部門職責(zé)1.提出用書需求：根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)工作需要、員工培訓(xùn)計劃及個人學(xué)習(xí)需求，及時向管理部門提出用書申請，明確所需書籍的名稱、數(shù)量、用途等信息。2.協(xié)助管理部門進(jìn)行書籍盤點：定期配合管理部門進(jìn)行書籍盤點工作，提供本部門使用書籍的相關(guān)信息，確保盤點結(jié)果準(zhǔn)確無誤。3.教育員工規(guī)范使用書籍：負(fù)責(zé)對本部門員工進(jìn)行用書管理制度的宣傳和教育，引導(dǎo)員工愛護(hù)書籍，規(guī)范使用書籍，遵守借閱、歸還等規(guī)定。4.監(jiān)督員工用書情況：對本部門員工的用書情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向管理部門反饋，協(xié)助管理部門做好書籍的管理工作。（三）員工個人職責(zé)1.遵守用書管理制度：自覺遵守公司/組織的用書管理制度，按照規(guī)定借閱、使用和歸還書籍。2.愛護(hù)書籍：妥善保管所借閱的書籍，保持書籍的整潔、完好，不得隨意涂改、損壞、丟失書籍。3.按時歸還書籍：按照規(guī)定的借閱期限及時歸還書籍，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向管理部門說明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。4.不得擅自轉(zhuǎn)借書籍：未經(jīng)管理部門同意，不得將所借閱的書籍轉(zhuǎn)借他人。三、用書采購管理（一）采購計劃制定1.管理部門每年[具體時間]前，向各部門及員工發(fā)放用書需求調(diào)查問卷，收集下一年度的用書需求信息。2.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、員工培訓(xùn)計劃及個人學(xué)習(xí)需求，認(rèn)真填寫調(diào)查問卷，并于[規(guī)定時間]前反饋給管理部門。3.管理部門對收集到的用書需求信息進(jìn)行匯總、分析和整理，結(jié)合公司/組織的實際情況和發(fā)展需求，制定年度用書采購計劃。年度用書采購計劃應(yīng)明確采購書籍的名稱、類別、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。4.年度用書采購計劃經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他特殊原因，需調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時報領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.管理部門根據(jù)年度用書采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)具備以下條件：具有良好的商業(yè)信譽(yù)和經(jīng)營業(yè)績，無不良記錄。具備較強(qiáng)的供貨能力和服務(wù)水平，能夠按時、按質(zhì)、按量提供所需書籍。提供的書籍價格合理，具有市場競爭力。能夠提供完善的售后服務(wù)，如退換貨、質(zhì)量保證等。2.管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評估。3.對初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或詢價，了解其經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務(wù)能力等情況。根據(jù)考察和詢價結(jié)果，確定最終的供應(yīng)商名單。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括書籍的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（三）采購實施1.管理部門按照采購合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購書籍的具體要求和交貨時間。2.供應(yīng)商按照采購訂單的要求，組織生產(chǎn)或采購所需書籍，并按時將書籍送達(dá)公司/組織指定地點。3.管理部門對供應(yīng)商送達(dá)的書籍進(jìn)行驗收，檢查書籍的數(shù)量、質(zhì)量、版本等是否符合采購合同的要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期解決。4.驗收合格的書籍，管理部門辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定進(jìn)行登記和分類管理。驗收不合格的書籍，管理部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行退換貨處理。四、用書登記與分類管理（一）登記管理1.管理部門設(shè)立專門的書籍臺賬，對每一本采購的書籍進(jìn)行詳細(xì)登記。書籍臺賬應(yīng)包括以下內(nèi)容：書籍編號：為每一本書籍賦予唯一的編號，便于管理和查找。書籍名稱：填寫書籍的全稱。作者：填寫書籍的作者姓名。出版社：填寫書籍的出版社名稱。出版日期：填寫書籍的出版時間。購買時間：填寫購買書籍的時間。價格：填寫購買書籍的價格。存放地點：填寫書籍存放的具體位置。備注：記錄書籍的特殊情況或其他相關(guān)信息。2.書籍臺賬應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。每次采購、借閱、歸還、盤點等操作后，應(yīng)及時在臺賬中進(jìn)行記錄。（二）分類管理1.根據(jù)書籍的類別、學(xué)科、用途等，對書籍進(jìn)行分類管理。常見的分類方式包括：按學(xué)科分類：如管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、文學(xué)、工學(xué)、理學(xué)等。按用途分類：如專業(yè)書籍、培訓(xùn)教材、參考資料、工具書、文化讀物等。按部門分類：如人力資源部用書、財務(wù)部用書、市場部用書等。2.設(shè)立相應(yīng)的分類標(biāo)識和存放區(qū)域，將書籍按照分類進(jìn)行存放。在存放區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明該區(qū)域存放書籍的類別、范圍等信息，便于查找和管理。3.定期對書籍進(jìn)行整理和核對，確保書籍的分類準(zhǔn)確無誤，存放有序。如發(fā)現(xiàn)書籍分類錯誤或存放混亂，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。五、用書借閱管理（一）借閱申請1.員工因工作需要或個人學(xué)習(xí)需求借閱書籍，應(yīng)填寫《用書借閱申請表》，注明借閱書籍的名稱、編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。2.《用書借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給管理部門。3.管理部門根據(jù)員工的借閱申請和書籍的庫存情況，進(jìn)行審核和調(diào)配。如申請借閱的書籍可供借閱，管理部門辦理借閱手續(xù)，并將書籍發(fā)放給借閱人員。如申請借閱的書籍已被借出或庫存不足，管理部門應(yīng)及時通知借閱人員，并說明情況。（二）借閱期限1.一般書籍的借閱期限為[X]天。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向管理部門提出申請，經(jīng)管理部門同意后方可延長。延長后的借閱期限最長不得超過[X]天。2.對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密及敏感信息的書籍，借閱期限應(yīng)根據(jù)實際情況確定，一般不得超過[X]天。如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。（三）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限按時歸還書籍。歸還時，應(yīng)確保書籍的整潔、完好，無損壞、涂改、丟失等情況。2.借閱人員將書籍歸還至管理部門后，管理部門應(yīng)進(jìn)行驗收。如發(fā)現(xiàn)書籍有損壞、涂改、丟失等情況，借閱人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償標(biāo)準(zhǔn)如下：輕微損壞：能夠修復(fù)的，借閱人員應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)；無法修復(fù)的，按照書籍原價的[X%]進(jìn)行賠償。嚴(yán)重?fù)p壞：按照書籍原價的[X%]進(jìn)行賠償。丟失：按照書籍原價進(jìn)行賠償。3.管理部門在驗收合格后，辦理借閱歸還手續(xù)，并在書籍臺賬中記錄借閱歸還情況。（四）續(xù)借管理1.借閱人員如需續(xù)借書籍，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]天向管理部門提出續(xù)借申請。2.管理部門根據(jù)書籍的庫存情況和其他借閱人員的需求，對續(xù)借申請進(jìn)行審核。如同意續(xù)借，管理部門辦理續(xù)借手續(xù)，并在書籍臺賬中記錄續(xù)借信息。如不同意續(xù)借，管理部門應(yīng)及時通知借閱人員，并要求其按時歸還書籍。（五）轉(zhuǎn)借管理1.未經(jīng)管理部門同意，借閱人員不得將所借閱的書籍轉(zhuǎn)借他人。2.如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借他人，借閱人員應(yīng)提前向管理部門提出申請，經(jīng)管理部門同意后方可轉(zhuǎn)借。轉(zhuǎn)借時，借閱人員應(yīng)告知轉(zhuǎn)借人遵守用書管理制度，按時歸還書籍。3.轉(zhuǎn)借人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限按時歸還書籍。如轉(zhuǎn)借人逾期未還，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、用書使用與維護(hù)管理（一）使用要求1.員工應(yīng)在規(guī)定的場所使用書籍，不得在書籍上隨意涂寫、標(biāo)記、折疊、撕頁等。如需在書籍上做筆記或標(biāo)記，應(yīng)使用鉛筆或其他可擦除的工具，并盡量保持書籍的整潔。2.員工應(yīng)妥善保管所使用的書籍，避免書籍受到潮濕、暴曬、火災(zāi)、蟲害等損害。如發(fā)現(xiàn)書籍有損壞或質(zhì)量問題，應(yīng)及時向管理部門報告。3.員工在使用書籍過程中，應(yīng)注意保護(hù)書籍的版權(quán)，不得擅自復(fù)制、傳播、銷售書籍內(nèi)容。（二）維護(hù)管理1.管理部門定期對書籍進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保書籍的質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)書籍有損壞、老化、發(fā)霉等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或更換。2.對于一些常用的書籍，管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充和更新，以滿足員工的使用需求。3.鼓勵員工對書籍的使用和管理提出建議和意見，管理部門應(yīng)認(rèn)真聽取員工的反饋，不斷改進(jìn)用書管理工作。七、用書盤點管理（一）盤點計劃1.管理部門每年定期組織用書盤點工作，盤點時間一般為[具體時間]。2.在盤點前，管理部門制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點的范圍、方法、人員分工、時間安排等內(nèi)容。3.盤點計劃經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（二）盤點實施1.按照盤點計劃，組織相關(guān)人員對公司/組織內(nèi)的所有書籍進(jìn)行全面盤點。盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對書籍的數(shù)量、名稱、編號、存放地點等信息，確保盤點結(jié)果準(zhǔn)確無誤。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時記錄并查明原因。對于盤盈或盤虧的書籍，應(yīng)詳細(xì)記錄其名稱、數(shù)量、編號等信息，并注明盤盈或盤虧的原因。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)填寫《用書盤點表》，將盤點結(jié)果如實記錄在表中?！队脮P點表》應(yīng)包括書籍編號、名稱、實際數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈/盤虧數(shù)量、盤盈/盤虧原因等內(nèi)容。（三）盤點結(jié)果處理1.管理部門對《用書盤點表》進(jìn)行匯總和分析，編制用書盤點報告。用書盤點報告應(yīng)包括盤點基本