PAGE規(guī)范采購項(xiàng)目管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購項(xiàng)目管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購項(xiàng)目，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不得偏袒或歧視任何一方。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)公開透明，采購流程應(yīng)接受內(nèi)部監(jiān)督，確保采購活動的公正性和可追溯性。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本，提高資金使用效率。5.誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得欺詐、隱瞞或提供虛假信息。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批重大采購項(xiàng)目的采購計劃、預(yù)算和采購方案。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。4.對采購項(xiàng)目的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督和評估。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購項(xiàng)目的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購項(xiàng)目的組織實(shí)施。采購部門的職責(zé)包括：1.制定采購計劃和采購方案，報采購決策委員會審批。2.組織采購項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價、談判等采購活動。3.對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估和選擇，建立供應(yīng)商檔案。4.簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購物資或服務(wù)符合要求。6.整理、歸檔采購項(xiàng)目相關(guān)文件和資料。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，提供采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、規(guī)格參數(shù)等詳細(xì)信息，并參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，提出質(zhì)量方面的意見和建議。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計交貨時間等內(nèi)容，并提交給采購部門。2.《采購需求申請表》需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。（二）采購計劃制定采購部門收到《采購需求申請表》后，對采購需求進(jìn)行匯總、分析和評估，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購方式、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報采購決策委員會審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商調(diào)查：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等情況。2.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)部門對調(diào)查合格的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、售后服務(wù)等方面。評估可采用實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、業(yè)績評價、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》?！豆?yīng)商合作協(xié)議》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.供應(yīng)商管理：采購部門建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等進(jìn)行記錄和管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行獎懲，對不合格供應(yīng)商及時進(jìn)行淘汰。（四）采購方式確定采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小、市場情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括：1.招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的采購項(xiàng)目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)，按照規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，選擇中標(biāo)供應(yīng)商。2.詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項(xiàng)目。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其報價，根據(jù)報價情況選擇供應(yīng)商。3.談判采購：適用于采購項(xiàng)目具有特殊性、供應(yīng)商數(shù)量有限或需要與供應(yīng)商進(jìn)行深入溝通的采購項(xiàng)目。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，協(xié)商確定采購價格和其他條款。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求等特殊情況的采購項(xiàng)目。（五）采購文件編制采購部門根據(jù)采購方式和采購項(xiàng)目的要求，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標(biāo)文件、詢價函、談判文件、采購合同等。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、規(guī)格參數(shù)、數(shù)量、價格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保采購文件的完整性和準(zhǔn)確性。（六）采購活動實(shí)施1.招標(biāo)采購：采購部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)活動，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。2.詢價采購：采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其報價。對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，選擇報價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。3.談判采購：采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，協(xié)商確定采購價格和其他條款。談判過程中，應(yīng)保持公平、公正、公開的原則，確保談判結(jié)果符合公司利益。談判達(dá)成一致后，簽訂采購合同。4.單一來源采購：采購部門向唯一供應(yīng)商發(fā)出采購邀請，與其協(xié)商確定采購價格和其他條款。采購過程應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保采購的合法性和合規(guī)性。（七）采購合同簽訂采購部門根據(jù)采購活動的結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商或選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨期、售后服務(wù)、付款方式等內(nèi)容。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。（八）采購項(xiàng)目驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購項(xiàng)目到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員熟悉采購項(xiàng)目的技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量部門應(yīng)制定驗(yàn)收方案和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收實(shí)施：采購項(xiàng)目到貨后，采購部門組織需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門按照驗(yàn)收方案和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能、售后服務(wù)等方面。驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的采購項(xiàng)目，由需求部門辦理入庫手續(xù)或投入使用；驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨物。若供應(yīng)商拒絕承擔(dān)責(zé)任，采購部門可根據(jù)采購合同的約定，通過法律途徑解決。（九）采購款項(xiàng)支付1.支付申請：采購項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)采購合同的約定，填寫《采購款項(xiàng)支付申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、合同編號、金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容，并提交給財務(wù)部門。2.支付審核：財務(wù)部門收到《采購款項(xiàng)支付申請表》后，對采購合同、驗(yàn)收報告、發(fā)票等相關(guān)資料進(jìn)行審核。審核無誤后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.款項(xiàng)支付：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照采購合同的約定，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險識別和評估活動，識別采購過程中可能存在的風(fēng)險，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等，并對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險：選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，與其簽訂詳細(xì)、明確的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償方式。加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。2.質(zhì)量風(fēng)險：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。加強(qiáng)對采購物資或服務(wù)的檢驗(yàn)和監(jiān)督，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對質(zhì)量不合格的采購項(xiàng)目，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨物。3.價格風(fēng)險：加強(qiáng)市場調(diào)研，了解市場價格動態(tài)，合理確定采購預(yù)算和采購價格。與供應(yīng)商進(jìn)行談判時，爭取有利的價格條款。采用招標(biāo)采購或詢價采購等方式，引入競爭機(jī)制，降低采購價格。4.合同風(fēng)險：采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。加強(qiáng)對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。5.法律風(fēng)險：采購活動應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識和風(fēng)險防范能力。在采購過程中，遇到法律問題及時咨詢公司法律部門或法律顧問，確保采購行為合法合規(guī)。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對采購項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督檢查。采購監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成，其職責(zé)包括：1.監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況，檢查采購流程是否合規(guī)。2.對采購項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價、談判等采購活動進(jìn)行監(jiān)督，確保采購過程的公平、公正、公開。3.檢查采購合同的簽訂、履行情況，確保合同的合法性和有效性。4.對采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作進(jìn)行監(jiān)督，確保驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確。5.