PAGE關(guān)于規(guī)范對(duì)外業(yè)務(wù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)外業(yè)務(wù)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，確保公司對(duì)外業(yè)務(wù)合法、合規(guī)、有序開(kāi)展，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂、業(yè)務(wù)執(zhí)行、款項(xiàng)收付等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)政策規(guī)定。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程辦理各項(xiàng)對(duì)外業(yè)務(wù)，確保業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：充分識(shí)別、評(píng)估和控制對(duì)外業(yè)務(wù)過(guò)程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：在對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)中秉持誠(chéng)實(shí)守信的態(tài)度，維護(hù)公司良好形象。二、業(yè)務(wù)洽談（一）洽談準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門在接到對(duì)外業(yè)務(wù)洽談任務(wù)后，應(yīng)組建專業(yè)的洽談團(tuán)隊(duì)，明確團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)分工。2.洽談團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的市場(chǎng)信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況等資料，為洽談提供充分的依據(jù)。3.對(duì)合作方的基本情況進(jìn)行調(diào)查了解，包括注冊(cè)信息、經(jīng)營(yíng)狀況、信用記錄等，評(píng)估合作方的實(shí)力和信譽(yù)。（二）洽談過(guò)程1.洽談團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)制定詳細(xì)的洽談?dòng)?jì)劃，明確洽談目標(biāo)、策略和重點(diǎn)內(nèi)容。2.在洽談過(guò)程中，應(yīng)保持禮貌、專業(yè)和誠(chéng)信，充分展示公司的優(yōu)勢(shì)和合作誠(chéng)意。3.準(zhǔn)確記錄洽談內(nèi)容，包括雙方提出的觀點(diǎn)、意見(jiàn)、要求等，形成洽談紀(jì)要。洽談紀(jì)要應(yīng)由雙方代表簽字確認(rèn)，作為后續(xù)業(yè)務(wù)開(kāi)展的參考依據(jù)。（三）保密要求1.在業(yè)務(wù)洽談過(guò)程中，涉及到公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的，洽談團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.與合作方簽訂保密協(xié)議，明確保密范圍、期限、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保公司信息安全。三、合同簽訂（一）合同起草1.根據(jù)洽談結(jié)果，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、價(jià)格條款、付款方式、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免歧義。（二）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交至公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等，各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審查。2.法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門審查合同的付款方式、結(jié)算條款等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，保障公司資金安全；技術(shù)部門審查合同涉及的技術(shù)條款，確保技術(shù)要求明確、可行。3.審核部門應(yīng)出具書面審核意見(jiàn)，對(duì)合同條款提出修改建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。（三）合同簽訂1.合同審核通過(guò)后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與合作方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)再次確認(rèn)合同條款已達(dá)成一致，雙方代表對(duì)合同內(nèi)容無(wú)異議。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行蓋章操作。蓋章后的合同文本應(yīng)妥善保管，留存一份原件作為合同執(zhí)行的依據(jù)。四、業(yè)務(wù)執(zhí)行（一）任務(wù)分配1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容制定詳細(xì)的業(yè)務(wù)執(zhí)行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.將業(yè)務(wù)執(zhí)行任務(wù)分配至具體的業(yè)務(wù)人員或團(tuán)隊(duì)，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。（二）過(guò)程監(jiān)控1.業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)工作進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施解決。2.建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與合作方的溝通，及時(shí)了解對(duì)方的需求和意見(jiàn)，確保業(yè)務(wù)執(zhí)行順利進(jìn)行。3.對(duì)于業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或變更事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。（三）質(zhì)量控制1.嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行對(duì)外業(yè)務(wù)，確保業(yè)務(wù)成果符合要求。2.建立質(zhì)量檢驗(yàn)制度，對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和最終成果進(jìn)行檢驗(yàn)，確保質(zhì)量達(dá)標(biāo)。3.如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取整改措施，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、款項(xiàng)收付（一）收款管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同款項(xiàng)的收付情況，按照合同約定向合作方催收款項(xiàng)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)款項(xiàng)的收取工作，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度辦理收款手續(xù)。收款時(shí)應(yīng)核對(duì)收款金額、付款方信息等，確?？铐?xiàng)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.收到款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)開(kāi)具發(fā)票，并做好收款記錄。收款記錄應(yīng)包括收款日期、金額、付款方名稱、款項(xiàng)來(lái)源等信息。（二）付款管理1.付款前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交付款申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明付款事由、金額、付款對(duì)象等信息，并附上相關(guān)合同、發(fā)票等證明材料。2.付款申請(qǐng)應(yīng)按照公司審批流程進(jìn)行審核，經(jīng)財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等審批通過(guò)后，方可辦理付款手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批結(jié)果辦理付款，確保付款金額準(zhǔn)確、付款對(duì)象正確、付款方式合規(guī)。付款后應(yīng)做好付款記錄，包括付款日期、金額、收款方名稱、款項(xiàng)用途等信息。（三）資金安全1.加強(qiáng)對(duì)款項(xiàng)收付過(guò)程的安全管理，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。嚴(yán)格遵守銀行賬戶管理規(guī)定，確保資金收付渠道安全可靠。2.定期對(duì)公司資金狀況進(jìn)行盤點(diǎn)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決資金管理中存在的問(wèn)題。3.加強(qiáng)與銀行等金融機(jī)構(gòu)的溝通合作，及時(shí)了解金融政策變化，合理安排資金，確保公司資金安全。六、檔案管理（一）檔案收集1.對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的各類文件、資料、合同等均應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集整理。檔案收集工作應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，明確專人負(fù)責(zé)檔案的歸集和保管。2.檔案收集應(yīng)確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)將相關(guān)材料移交至公司檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.建立檔案目錄，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，便于查詢和管理。檔案目錄應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（三）檔案保管1.根據(jù)檔案的重要性和保管期限，確定檔案的保管方式和存放地點(diǎn)。重要檔案應(yīng)采取紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，并備份存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上。2.建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。對(duì)損壞、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。2.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、銷毀檔案。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，定期對(duì)對(duì)外業(yè)務(wù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂、業(yè)務(wù)執(zhí)行、款項(xiàng)收付、檔案管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查部門應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查范圍、方法、頻率等。通過(guò)查閱文件資料、實(shí)地走訪、問(wèn)卷調(diào)查等方式，對(duì)對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全面檢查。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)提供對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注外部監(jiān)管要求的變化，及時(shí)調(diào)整公司對(duì)外業(yè)務(wù)制度和操作流程，確保公司業(yè)務(wù)活動(dòng)符合外部監(jiān)管規(guī)定。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任認(rèn)定1.在對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)中，如果因違反本制度或相關(guān)法律法規(guī)、公司規(guī)定，導(dǎo)致公司遭受損失或產(chǎn)生不良影響的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任認(rèn)定應(yīng)根據(jù)事實(shí)和證據(jù)，明確責(zé)任主體、責(zé)任范圍和責(zé)任程度。責(zé)任認(rèn)定過(guò)程應(yīng)客觀、公正、透明。（二）追究方式1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，給予責(zé)任人批評(píng)教育、警告等處理。2.對(duì)于較嚴(yán)重違規(guī)行為，給予責(zé)任人罰款、降職、撤職等處理，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。（三）申訴與復(fù)查1.責(zé)任人對(duì)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果有異議的，可以在規(guī)定