PAGE規(guī)范退休談話制度一、總則（一）目的本退休談話制度旨在規(guī)范公司退休員工談話流程，確保退休談話工作的順利開展，加強公司與退休員工之間的溝通交流，維護退休員工的合法權(quán)益，同時傳承公司文化，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司所有達到法定退休年齡或因其他原因辦理退休手續(xù)的員工。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：退休談話工作應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保談話過程合法、合規(guī)、公正。2.尊重員工原則：充分尊重退休員工的人格尊嚴、個人意愿和合法權(quán)益，以平等、友善的態(tài)度進行談話。3.溝通交流原則：通過深入的溝通交流，全面了解退休員工的想法和需求，解答疑問，聽取意見和建議。4.保密原則：對退休員工在談話過程中提供的個人信息、工作情況等予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。二、談話主體與職責（一）談話主體退休談話工作由公司人力資源部門牽頭組織實施，相關(guān)部門負責人、工會代表等參與談話。（二）職責分工1.人力資源部門負責制定退休談話計劃，確定談話時間、地點、人員等。組織實施退休談話工作，準備談話資料，記錄談話內(nèi)容。對退休談話結(jié)果進行整理分析，反饋相關(guān)信息給公司管理層。協(xié)助退休員工辦理退休手續(xù)，解答退休政策相關(guān)問題。2.相關(guān)部門負責人參與退休談話，介紹退休員工在本部門的工作表現(xiàn)、業(yè)績貢獻等情況。聽取退休員工對本部門工作的意見和建議，對合理建議予以重視并反饋處理結(jié)果。協(xié)助人力資源部門做好退休員工的思想工作，引導(dǎo)其正確對待退休。3.工會代表代表工會參與退休談話，維護退休員工的合法權(quán)益。關(guān)心退休員工的生活狀況，了解其退休后的需求和困難，提供必要的幫助和支持。協(xié)助人力資源部門做好退休員工的情感關(guān)懷工作，營造溫馨和諧的退休氛圍。三、談話內(nèi)容（一）退休手續(xù)辦理告知1.向退休員工詳細介紹退休手續(xù)辦理的流程、所需材料及時間節(jié)點，確保其清楚了解各項手續(xù)的辦理要求。2.解答退休員工關(guān)于養(yǎng)老金待遇、醫(yī)保待遇、住房公積金等方面的疑問，提供相關(guān)政策文件或咨詢渠道。（二）工作回顧與評價1.回顧退休員工在公司的工作經(jīng)歷，肯定其工作成績和貢獻，表達公司對其辛勤付出的感謝。2.客觀評價退休員工在工作中的表現(xiàn)，包括工作態(tài)度、專業(yè)能力、團隊協(xié)作等方面，提出優(yōu)點和不足之處，為退休員工提供參考和借鑒。（三）退休生活指導(dǎo)1.關(guān)心退休員工的退休生活規(guī)劃，了解其興趣愛好和發(fā)展方向，給予適當?shù)慕ㄗh和指導(dǎo)。2.介紹一些適合退休人員的社交活動、健康養(yǎng)生知識等，幫助退休員工更好地適應(yīng)退休生活。（四）意見和建議收集1.鼓勵退休員工分享在公司工作期間的感受和體會，聽取其對公司管理、企業(yè)文化、工作環(huán)境等方面的意見和建議。2.對退休員工提出的問題和建議進行詳細記錄，認真對待，及時反饋處理結(jié)果，并將合理建議納入公司管理改進的參考范圍。（五）情感關(guān)懷與溝通1.關(guān)注退休員工的情緒變化，給予情感上的支持和安慰，幫助其緩解退休帶來的失落感和不適應(yīng)感。2.與退休員工進行深入的溝通交流，了解其內(nèi)心想法和需求，增進彼此之間的感情，讓退休員工感受到公司的關(guān)懷和溫暖。四、談話流程（一）談話準備1.人力資源部門提前與退休員工溝通確定談話時間、地點，并告知談話相關(guān)事宜。2.根據(jù)退休員工的工作崗位和經(jīng)歷，收集整理其工作業(yè)績、榮譽證書等相關(guān)資料，作為談話參考。3.準備好談話所需的表格、文具等物品，確保談話記錄準確、完整。（二）開場介紹1.談話開始時，由人力資源部門工作人員向退休員工介紹談話的目的、流程以及參與談話的人員。2.對退休員工為公司做出的貢獻表示感謝，營造輕松和諧的談話氛圍。（三）談話內(nèi)容交流1.按照談話內(nèi)容的順序，依次與退休員工進行交流。在交流過程中，注意傾聽退休員工的意見和想法，適時給予回應(yīng)和引導(dǎo)。2.對于退休員工提出的問題，能夠當場解答的及時給予解答；不能當場解答的，記錄下來并告知退休員工將盡快核實后給予回復(fù)。（四）記錄與總結(jié)1.談話過程中，安排專人負責記錄談話內(nèi)容，記錄要客觀、準確、完整，重點記錄退休員工的意見和建議。2.談話結(jié)束后，對談話內(nèi)容進行總結(jié)梳理，形成談話紀要。談話紀要應(yīng)包括談話基本情況、談話內(nèi)容摘要、退休員工提出的意見和建議以及處理措施等。（五）反饋與跟進1.將談話紀要及時反饋給相關(guān)部門和公司管理層，供決策參考。2.對退休員工提出的意見和建議進行分類整理，明確責任部門和責任人，跟蹤處理進度，確保各項問題得到妥善解決，并及時將處理結(jié)果反饋給退休員工。五、談話時間與地點（一）談話時間退休談話應(yīng)在退休員工辦理退休手續(xù)前[X]個工作日內(nèi)完成，確保退休員工在辦理手續(xù)前充分了解相關(guān)事宜。談話時間應(yīng)根據(jù)退休員工的工作安排和個人意愿合理確定，盡量選擇雙方都方便的時間。（二）談話地點談話地點應(yīng)選擇安靜、舒適、私密的空間，如公司會議室、人力資源部門辦公室等，避免外界干擾，確保談話能夠順利進行。六、談話記錄與存檔（一）談話記錄要求1.談話記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的格式，包括談話日期、談話人、被談話人、談話內(nèi)容等。2.記錄內(nèi)容要真實、準確、完整，不得隨意篡改或遺漏。對于退休員工的發(fā)言，要盡量記錄原話；對于談話人的提問和回應(yīng)，也要詳細記錄。3.談話記錄應(yīng)字跡清晰，頁面整潔，如有修改，應(yīng)在修改處加蓋記錄人印章或簽名確認。（二）存檔管理1.談話記錄完成后，由人力資源部門負責整理歸檔。將談話記錄按照退休員工的姓名和退休時間進行分類存放，建立電子和紙質(zhì)檔案。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，便于查閱和管理。3.退休談話記錄作為公司人力資源管理的重要資料，保存期限為[X]年。保存期滿后，按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司建立退休談話工作監(jiān)督機制，確保談話工作的規(guī)范執(zhí)行。人力資源部門負責對退休談話工作進行日常監(jiān)督，定期檢查談話記錄、反饋處理情況等。（二）檢查內(nèi)容1.檢查談話計劃的執(zhí)行情況，包括談話時間、地點、人員是否按照計劃安排進行。2.審查談話記錄的完整性、準確性和規(guī)范性，確保談話內(nèi)容真實反映退休員工的意見和建議。3.核實對退休員工提出的意見和建議的處理情況，檢查是否及時反饋處理結(jié)果，處理措施是否得當、有效。（三）問題處理1.對于在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求相關(guān)責任人限期整改。2.對整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保