PAGE會(huì)計(jì)檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，根據(jù)總賬科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、費(fèi)用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細(xì)賬，根據(jù)明細(xì)科目設(shè)置的賬簿，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對(duì)單位一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法所形成的表格。2.銀行對(duì)賬單，銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄。3.納稅申報(bào)表，企業(yè)履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅期應(yīng)繳稅額時(shí)應(yīng)填報(bào)的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或崗位移交至另一個(gè)部門或崗位時(shí)相關(guān)信息的清單。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息的清單。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀過程中相關(guān)信息的清單，包括銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，如會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)檔案按照形成時(shí)間、類別進(jìn)行分類。先按年度劃分，再將每個(gè)年度的會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料四大類。（二）編號(hào)規(guī)則1.會(huì)計(jì)憑證：按照月份和憑證編號(hào)順序進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年X月第X號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別編號(hào)，如總賬編號(hào)為“1”，明細(xì)賬編號(hào)為“2”等，并在賬簿扉頁注明編號(hào)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：按照年度和報(bào)表種類編號(hào)，如“20XX年度資產(chǎn)負(fù)債表”編號(hào)為“20XX1”，“20XX年度利潤(rùn)表”編號(hào)為“20XX2”等。4.其他會(huì)計(jì)資料：根據(jù)資料類別和形成時(shí)間依次編號(hào)，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號(hào)為“20XX31”，表示20XX年度第3類其他會(huì)計(jì)資料中的第1份。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度一般以1.52厘米為宜。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人在封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿在年度終了后，應(yīng)整理立卷，活頁賬應(yīng)抽出空白頁，并撤掉賬夾，用牛皮紙統(tǒng)一裝訂成冊(cè)。裝訂后的賬簿應(yīng)在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、賬簿頁數(shù)、保管期限等，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員在封面上簽章。（四）裝盒要求1.會(huì)計(jì)憑證裝盒時(shí)，應(yīng)按照編號(hào)順序排列，每盒內(nèi)的憑證應(yīng)保持連續(xù)編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分別裝盒，并在盒面上注明檔案類別、年度、編號(hào)等信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿中，總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施。檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，存放有序，查找方便。2.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。3.對(duì)磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱和借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到財(cái)務(wù)部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有公司財(cái)務(wù)人員在場(chǎng)陪同。（二）借閱程序1.本公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，到財(cái)務(wù)部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容等，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱時(shí)，應(yīng)出具借條，并在借條上注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。（三）查閱和借閱限制1.查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。2.查閱或借閱涉及國(guó)家機(jī)密的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，不得泄露。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）移交時(shí)間1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。3.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。4.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（二）移交手續(xù)1.會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，移交單位應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列出移交會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.交接雙方應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照以下程序銷毀：（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（2）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。（3）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。（4）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.提出銷毀申請(qǐng)：由財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》。2.審批：《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批