PAGE付款資料管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司付款資料管理，規(guī)范付款流程，確保公司資金支付的準確性、安全性和合規(guī)性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的所有付款業(yè)務(wù)，包括但不限于采購付款、費用報銷、工程款支付、投資款支付等各類款項的支付。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：付款資料的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度。2.準確性原則：確保付款資料真實、準確、完整，避免因資料錯誤導(dǎo)致付款風險。3.完整性原則：涵蓋付款業(yè)務(wù)全過程所需的各類資料，不得遺漏關(guān)鍵信息。4.及時性原則：相關(guān)部門和人員應(yīng)及時提交、審核付款資料，保證付款流程順暢，不影響業(yè)務(wù)正常開展。5.保密性原則：對付款資料中的敏感信息予以嚴格保密，防止信息泄露。二、付款資料的內(nèi)容及要求（一）采購付款資料1.采購合同合同應(yīng)明確雙方當事人的基本信息、采購標的、數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨時間、地點、質(zhì)量標準、付款方式及期限等主要條款。合同需經(jīng)雙方簽字（蓋章）確認，確保合同的法律效力。2.采購訂單詳細記錄采購物品或服務(wù)的具體明細，包括名稱、型號、數(shù)量、單價等。與采購合同中的相關(guān)條款保持一致，并經(jīng)采購部門負責人審核簽字。3.驗收報告由驗收部門或人員出具，證明采購物品或服務(wù)已按照合同要求完成驗收，質(zhì)量符合標準。驗收報告應(yīng)包含驗收項目、驗收結(jié)果、驗收人員簽字等內(nèi)容。4.發(fā)票供應(yīng)商開具的合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同、采購訂單一致，包括貨物或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額、稅率等信息。發(fā)票需加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章。（二）費用報銷付款資料1.費用報銷單由報銷人填寫，注明報銷事項、金額、所屬部門、報銷日期等信息。報銷單需經(jīng)部門負責人審核簽字，確認費用的真實性和合理性。2.原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報銷審批單、出差審批單、費用明細清單等相關(guān)證明材料。原始憑證應(yīng)真實、合法、有效，內(nèi)容完整，與費用報銷單所填內(nèi)容相符。對于涉及實物采購的費用報銷，還需提供驗收證明。3.出差相關(guān)資料（如有）出差審批單，明確出差人員、目的地、出差時間、出差事由等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。差旅費報銷明細表，詳細列出交通、住宿、餐飲等各項費用明細。（三）工程款支付資料1.工程合同明確工程承包范圍、工程價款、付款方式、工程進度節(jié)點、質(zhì)量要求、違約責任等條款。合同需經(jīng)雙方簽字（蓋章），并報公司相關(guān)部門備案。2.工程進度報告由施工單位定期提交，反映工程實際進展情況，包括已完成的工程量、工程質(zhì)量狀況、遇到的問題及解決方案等。工程進度報告需經(jīng)監(jiān)理單位審核確認。（如有監(jiān)理）3.工程驗收資料包括分項工程驗收報告、分部工程驗收報告、單位工程竣工驗收報告等。驗收資料應(yīng)詳細記錄工程驗收的過程、結(jié)果及驗收人員簽字。4.發(fā)票施工單位開具的工程款發(fā)票，發(fā)票金額應(yīng)與工程進度和合同約定相符。（四）投資款支付資料1.投資協(xié)議明確投資金額、投資方式、投資期限、投資回報、雙方權(quán)利義務(wù)等核心條款。投資協(xié)議需經(jīng)雙方簽字（蓋章），并報公司董事會或相關(guān)決策機構(gòu)審批。2.投資項目可行性研究報告對投資項目的市場前景、技術(shù)可行性、經(jīng)濟效益等進行全面分析和評估。報告應(yīng)包含項目背景、投資規(guī)模、預(yù)期收益、風險評估及應(yīng)對措施等內(nèi)容。3.投資決策文件如董事會決議、股東會決議等，證明投資決策的合法性和合規(guī)性。（五）其他付款資料根據(jù)具體付款業(yè)務(wù)的性質(zhì)和要求，可能還需提供其他相關(guān)資料，如借款合同、還款計劃、擔保文件等。三、付款資料的收集與整理（一）責任部門1.采購業(yè)務(wù)：采購部門負責收集采購合同、采購訂單、驗收報告等資料，并在付款前提交給財務(wù)部門。2.費用報銷業(yè)務(wù)：報銷人所在部門負責收集費用報銷單及原始憑證，并進行初步審核，審核通過后提交給財務(wù)部門。3.工程款支付業(yè)務(wù)：工程管理部門負責收集工程合同、工程進度報告、工程驗收資料等，在達到付款節(jié)點時提交給財務(wù)部門。4.投資款支付業(yè)務(wù)：投資部門負責收集投資協(xié)議、投資項目可行性研究報告、投資決策文件等資料，經(jīng)審批后提交給財務(wù)部門。（二）收集要求1.各責任部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時收集付款資料，確保資料的完整性和準確性。2.對于涉及多個環(huán)節(jié)或部門的付款業(yè)務(wù)，相關(guān)部門應(yīng)密切配合，及時傳遞資料，避免因資料傳遞不暢導(dǎo)致付款延誤。（三）整理規(guī)范1.財務(wù)部門收到付款資料后，應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型和付款順序進行整理，確保資料有序存放。2.對每份付款資料進行編號登記，建立付款資料臺賬，詳細記錄資料名稱、編號、提交部門、提交時間、審核狀態(tài)等信息，以便查詢和跟蹤。四、付款資料的審核（一）初審1.財務(wù)部門收到付款資料后，首先進行初審。初審人員應(yīng)仔細核對資料的完整性、準確性和合規(guī)性，檢查資料是否齊全、內(nèi)容是否清晰、簽字蓋章是否完備等。2.對于不符合要求的付款資料，初審人員應(yīng)及時通知相關(guān)責任部門補充或更正，直至資料符合要求為止。（二）業(yè)務(wù)部門審核1.采購付款：采購部門對采購合同的執(zhí)行情況進行審核，確認貨物或服務(wù)已按合同約定交付，驗收合格，且發(fā)票信息與采購內(nèi)容一致。2.費用報銷：報銷人所在部門負責人對費用的真實性、合理性進行審核，確保費用支出符合公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際需要。3.工程款支付：工程管理部門對工程進度和質(zhì)量進行審核，確認工程已達到合同約定的付款節(jié)點，驗收合格，方可簽字同意支付。4.投資款支付：投資部門對投資項目的進展情況、投資協(xié)議執(zhí)行情況進行審核，確保投資款支付符合公司投資決策要求。（三）財務(wù)審核1.財務(wù)部門在收到業(yè)務(wù)部門審核通過的付款資料后，進行財務(wù)審核。審核內(nèi)容包括付款金額的準確性、付款方式的合規(guī)性、資金來源的合理性等。2.對于涉及資金預(yù)算的付款業(yè)務(wù)，財務(wù)部門還需審核是否在預(yù)算范圍內(nèi)，如有超預(yù)算情況，需按公司預(yù)算管理規(guī)定履行相關(guān)審批手續(xù)。（四）審批1.根據(jù)公司內(nèi)部審批權(quán)限規(guī)定，不同金額的付款業(yè)務(wù)需經(jīng)相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)審批。2.一般付款業(yè)務(wù)由部門負責人、財務(wù)負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大付款業(yè)務(wù)或涉及金額較大的業(yè)務(wù)，需經(jīng)總經(jīng)理、董事長等更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批。五、付款資料的存檔與保管（一）存檔要求1.付款資料審核通過并完成付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時將付款資料進行存檔。2.存檔資料應(yīng)按照年度、業(yè)務(wù)類型、付款順序等進行分類整理，確保資料便于查閱和檢索。3.每份付款資料應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.付款資料的保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。一般情況下，會計憑證類資料保管期限為30年，其他相關(guān)付款資料保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定，但不得少于5年。2.對于涉及重要經(jīng)濟事項或法律糾紛的付款資料，應(yīng)長期保管，以備查閱。（三）保管責任1.財務(wù)部門指定專人負責付款資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.保管人員應(yīng)定期對付款資料進行清查盤點，如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。六、付款資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱付款資料的，應(yīng)填寫《付款資料查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.查閱申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)審批意見，安排專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。3.一般情況下，查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的付款資料，不得查閱涉及公司商業(yè)秘密或其他敏感信息的資料。如需查閱此類資料，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)特批。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱付款資料的，借閱人應(yīng)填寫《付款資料借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責人、財務(wù)部門負責人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的付款資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露資料內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還資料，如有延期需要，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。七、付款資料的保密與安全（一）保密措施1.所有接觸付款資料的人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，對資料中的敏感信息予以保密，不得向無關(guān)人員透露。2.在付款資料的傳遞、存儲過程中，應(yīng)采取加密、限制訪問等安全措施，防止信息泄露。（二）安全保障1.財務(wù)部門應(yīng)確保付款資料存儲環(huán)境的安全，配備必要的防火、防潮、防盜等設(shè)施。2.定期對付款資料進行備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е沦Y料丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對付款資料管理情況進行審計檢查，核實付款資料的真實性、完整性、合規(guī)性以及審核審批程序的執(zhí)行情況。2.對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)加強對付款資料管理工作的日常監(jiān)督，定期對付款資料的收集、整理、審核、存檔等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好付款資料管理工作，接受財務(wù)部門的監(jiān)督檢查，確保本部門提交的付款資料符合要求。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定收集、整理付款資料，導(dǎo)致資料缺失或不完整的。2.提供虛假付款資料，騙取公司資金的。3.未經(jīng)審批擅自支付款項，或超越審批權(quán)限付款的。4.泄露付款資料中的敏感信息，給公司造成損失的。（二）處理措施1.對于違反付款資料管理制度