PAGE進一步規(guī)范完善談話制度一、總則（一）目的為進一步加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范溝通交流機制，確保信息傳遞準(zhǔn)確、高效，促進各項工作的順利開展，特制定本談話制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括公司本部及各分支機構(gòu)員工。（三）談話原則1.真實性原則：談話內(nèi)容應(yīng)基于事實，客觀準(zhǔn)確，不得夸大、歪曲或隱瞞事實。2.及時性原則：根據(jù)工作需要，及時進行談話溝通，確保信息不延誤。3.保密性原則：涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的談話內(nèi)容，談話雙方應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。4.平等性原則：談話雙方應(yīng)保持平等的地位，尊重對方意見，以理性、客觀的態(tài)度交流。二、談話類型及要求（一）工作安排談話1.適用場景：上級對下級布置工作任務(wù)、傳達工作要求時進行。2.談話要求：明確工作任務(wù)的目標(biāo)、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和完成期限。說明工作的重要性及對整體工作的影響。傾聽下級的疑問和建議，給予必要的指導(dǎo)和支持。記錄談話要點，形成工作任務(wù)分配記錄，雙方簽字確認(rèn)。（二）工作進展匯報談話1.適用場景：下級向上級匯報工作進展情況時進行。2.談話要求：下級應(yīng)全面、準(zhǔn)確地匯報工作完成情況，包括已取得的成果、遇到的問題及解決方案。分析工作進展與計劃的差異及原因。提出下一步工作計劃和需要上級協(xié)調(diào)解決的事項。上級應(yīng)認(rèn)真聽取匯報，給予評價和指導(dǎo)，對下級提出的問題及時給予反饋和支持。（三）績效反饋談話1.適用場景：定期對員工績效進行評估后進行。2.談話要求：上級應(yīng)客觀、公正地反饋員工的績效評估結(jié)果，包括工作表現(xiàn)、優(yōu)點和不足。針對員工的不足之處，提出具體的改進建議和措施。傾聽員工的想法和意見，共同探討績效提升的方法和途徑。鼓勵員工發(fā)揮優(yōu)勢，持續(xù)改進工作，設(shè)定下階段績效目標(biāo)。形成績效反饋談話記錄，雙方簽字確認(rèn)。（四）問題溝通談話1.適用場景：針對工作中出現(xiàn)的問題、矛盾或糾紛進行溝通協(xié)調(diào)時進行。2.談話要求：雙方應(yīng)冷靜、理智地闡述問題的現(xiàn)狀、產(chǎn)生的原因及對工作的影響。以解決問題為出發(fā)點，共同分析問題，尋求解決方案。尊重對方觀點，避免情緒化爭吵，通過協(xié)商達成共識。對于涉及多個部門或人員的問題，應(yīng)組織相關(guān)人員共同參與談話，明確各自責(zé)任，協(xié)同解決問題。記錄談話結(jié)果，形成問題處理意見，相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。（五）培訓(xùn)需求談話1.適用場景：為了解員工培訓(xùn)需求，制定培訓(xùn)計劃時進行。2.談話要求：談話人應(yīng)了解員工的工作崗位、職責(zé)及技能水平。詢問員工對自身職業(yè)發(fā)展的期望和培訓(xùn)需求。收集員工在工作中遇到的困難及希望通過培訓(xùn)提升的能力。綜合分析員工培訓(xùn)需求，結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，制定合理的培訓(xùn)計劃。向員工反饋培訓(xùn)計劃的內(nèi)容和安排，征求員工意見。（六）離職談話1.適用場景：員工提出離職申請后進行。2.談話要求：了解員工離職的原因和想法，對公司的意見和建議。向員工介紹離職手續(xù)辦理流程和相關(guān)規(guī)定。對員工在公司的工作表現(xiàn)給予肯定和感謝。提醒員工離職后應(yīng)遵守的保密協(xié)議和競業(yè)限制規(guī)定（如有）。形成離職談話記錄，作為員工離職管理的重要資料。三、談話流程（一）談話準(zhǔn)備1.確定談話主題和目的：根據(jù)工作需要或員工情況確定談話的主題和要達到的目的。2.選擇談話時間和地點：選擇雙方都合適的時間和安靜、無干擾的地點進行談話。3.收集相關(guān)資料：談話人應(yīng)提前收集與談話主題相關(guān)的資料，如工作數(shù)據(jù)、績效評估結(jié)果等。4.通知談話對象：提前將談話的時間、地點和主題通知談話對象，讓其有足夠的時間準(zhǔn)備。（二）談話實施1.開場：談話人簡要介紹談話的目的和議程，營造輕松、和諧的談話氛圍。2.溝通交流：按照談話類型的要求，雙方進行充分的溝通交流，談話人應(yīng)注意引導(dǎo)談話方向，鼓勵對方表達真實想法。3.記錄要點：談話過程中，談話人應(yīng)認(rèn)真記錄談話要點，重要內(nèi)容可進行錄音（需提前征得對方同意）。4.總結(jié)確認(rèn)：談話結(jié)束時，談話人對談話內(nèi)容進行總結(jié)，與對方確認(rèn)談話要點和達成的共識，如有需要，可當(dāng)場形成書面記錄，雙方簽字。（三）談話后續(xù)1.整理談話記錄：談話人及時對談話記錄進行整理，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.落實談話結(jié)果：根據(jù)談話達成的共識和決定，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時落實各項工作，跟蹤執(zhí)行情況。3.反饋與跟進：對談話中涉及的問題和事項，應(yīng)及時進行反饋和跟進，確保問題得到妥善解決。四、談話記錄與存檔（一）記錄要求1.內(nèi)容完整：記錄談話的時間、地點、談話人、談話對象、談話主題及詳細內(nèi)容。2.表述準(zhǔn)確：如實記錄談話雙方的發(fā)言，不得添加個人主觀意見。3.簽字確認(rèn)：談話記錄應(yīng)由談話雙方簽字確認(rèn)，如有需要，可加蓋部門印章。（二）存檔管理1.分類存檔：按照談話類型、時間順序等進行分類，建立電子和紙質(zhì)檔案。2.保管期限：重要談話記錄應(yīng)長期保存，一般談話記錄保存期限為[X]年。3.查閱權(quán)限：未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱談話記錄。因工作需要查閱的，應(yīng)履行審批手續(xù)，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司人力資源部門負(fù)責(zé)對談話制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期抽查談話記錄，確保談話制度得到有效落實。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門談話工作的管理，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核措施1.將談話制度的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對認(rèn)真執(zhí)行談話制度、溝通效果良好的員工給予適當(dāng)加分。2.對違反談話制度，如談話內(nèi)容不真實、未按要求進行談話記錄等