PAGE采購部工作規(guī)范制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購工作的管理，規(guī)范采購流程，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資的質(zhì)量，特制定本工作規(guī)范制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司采購部及與采購活動(dòng)相關(guān)的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性，不偏袒任何一方。3.效益原則：追求采購效益最大化，在保證物資質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效率。4.誠實(shí)守信原則：采購部及相關(guān)人員應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)公司利益和形象。二、采購流程規(guī)范（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對于緊急采購需求，應(yīng)在申請表中注明緊急原因，并盡量提供詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量要求。（二）采購申請審批1.《采購申請表》提交至采購部后，采購專員進(jìn)行初步審核，檢查信息是否完整、準(zhǔn)確，需求是否合理。2.審核通過后，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，依次提交部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)直至總經(jīng)理進(jìn)行審批。審批過程中如有疑問或需要補(bǔ)充信息，審批人可要求申請部門進(jìn)一步說明情況。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商篩選采購專員根據(jù)采購物資的類別和特點(diǎn)，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商，如無相關(guān)生產(chǎn)資質(zhì)、信譽(yù)不佳等。2.供應(yīng)商評(píng)估對于篩選后的供應(yīng)商，采購部組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購專員填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》，記錄評(píng)估結(jié)果，并根據(jù)評(píng)估得分對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)審批后的采購申請和選定的供應(yīng)商，采購專員起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門對合同條款的合法性、完整性進(jìn)行審查，提出修改意見。3.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，采購專員與供應(yīng)商協(xié)商修改合同條款，確保合同雙方權(quán)利義務(wù)明確、合法有效。修改后的合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。（五）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購專員及時(shí)下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購合同的主要內(nèi)容，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容。2.采購訂單下達(dá)后，采購專員跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如遇訂單變更或異常情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并做好記錄。（六）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購專員通知相關(guān)部門準(zhǔn)備驗(yàn)收工作。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收流程和方法。2.物資到貨時(shí)，驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等方面。對于需要進(jìn)行功能測試或質(zhì)量檢驗(yàn)的物資，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試和檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員填寫《驗(yàn)收報(bào)告》，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。（七）付款結(jié)算1.物資驗(yàn)收合格后，采購專員根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式、付款時(shí)間等信息，并附上相關(guān)憑證，如發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。2.《付款申請單》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，按照公司財(cái)務(wù)審批流程提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核付款。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況和合同約定，審核付款申請的合理性和準(zhǔn)確性，辦理付款手續(xù)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部會(huì)同各相關(guān)部門，根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各類物資的采購數(shù)量、采購價(jià)格、采購時(shí)間等信息，并進(jìn)行詳細(xì)的費(fèi)用估算。2.在編制采購預(yù)算過程中，應(yīng)充分考慮市場價(jià)格波動(dòng)因素，參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)和市場行情，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.采購預(yù)算編制完成后，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核，提交至公司預(yù)算管理部門進(jìn)行匯總和審核。預(yù)算管理部門根據(jù)公司整體預(yù)算安排，對采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和平衡，形成公司年度采購預(yù)算方案，報(bào)公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部嚴(yán)格按照經(jīng)審批后的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。在采購過程中，應(yīng)控制采購成本，確保采購支出不超出預(yù)算范圍。2.如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核、公司預(yù)算管理部門審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。（三）預(yù)算分析與考核1.采購部定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對比實(shí)際采購支出與預(yù)算的差異，分析差異產(chǎn)生的原因。2.根據(jù)預(yù)算分析結(jié)果，采購部總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，不斷提高采購預(yù)算管理水平。3.公司將采購預(yù)算執(zhí)行情況納入部門績效考核體系，對采購部及相關(guān)人員進(jìn)行考核。對于預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門和個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對于預(yù)算執(zhí)行不力的部門和個(gè)人，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部定期組織開展采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作，通過對采購流程各環(huán)節(jié)的分析，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)因素包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)、明確的合同條款，明確違約責(zé)任。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在的違約跡象，提前采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商違約應(yīng)急處理機(jī)制，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計(jì)劃等，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受重大影響。2.市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握價(jià)格波動(dòng)信息。采用靈活的采購策略，如簽訂長期合同、套期保值、分批采購等，降低價(jià)格波動(dòng)對采購成本的影響。與供應(yīng)商協(xié)商建立價(jià)格調(diào)整機(jī)制，根據(jù)市場價(jià)格變化情況合理調(diào)整采購價(jià)格。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和評(píng)估程序，確保供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量管理體系。加強(qiáng)物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，防止不合格物資進(jìn)入公司。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并要求供應(yīng)商采取改進(jìn)措施，避免類似問題再次發(fā)生。4.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)合同管理，確保采購合同條款合法、完整、明確，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂前進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，包括法律審核和業(yè)務(wù)審核，確保合同風(fēng)險(xiǎn)可控。定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中存在的問題，采取有效措施加以解決。5.法律風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購人員的法律意識(shí)培訓(xùn)，提高其法律素養(yǎng)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項(xiàng)目，及時(shí)咨詢公司法務(wù)部門或聘請法律顧問，確保采購活動(dòng)符合法律規(guī)定。五、采購檔案管理（一）檔案分類1.采購檔案分為采購申請檔案、供應(yīng)商檔案、采購合同檔案、采購訂單檔案、驗(yàn)收報(bào)告檔案、付款憑證檔案等類別。2.各類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案保管1.采購部指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的保管工作，建立檔案保管制度，明確檔案保管的職責(zé)和要求。2.檔案保管人員應(yīng)確保檔案存放安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，對過期或無用的檔案按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案保管人員根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、采購人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.采購人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實(shí)守信，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。2.保守公司商業(yè)秘密，不得泄露公司采購信息、供應(yīng)商信息等機(jī)密內(nèi)容。（二）工作紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退或曠工。2.工作時(shí)間內(nèi)認(rèn)真履行工作職責(zé)，不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、聊天等。3.遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，服從工作安排，積極配合其他部門完成工作