PAGE財(cái)務(wù)資料規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)資料管理，確保財(cái)務(wù)資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高財(cái)務(wù)管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在財(cái)務(wù)資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、使用、銷毀等過程中的管理活動。（三）定義1.財(cái)務(wù)資料：指公司在財(cái)務(wù)活動中形成的各類憑證、賬簿、報(bào)表、文件、合同、協(xié)議等相關(guān)資料，包括但不限于會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、審計(jì)資料、資金管理資料、預(yù)算管理資料等。2.規(guī)范化管理：指按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、流程和方法，對財(cái)務(wù)資料進(jìn)行全面、系統(tǒng)、科學(xué)的管理，確保財(cái)務(wù)資料符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，便于查閱、使用和保管。（四）管理原則1.合法性原則：財(cái)務(wù)資料的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)活動合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)資料應(yīng)真實(shí)反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，不得虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或隱瞞重要事實(shí)。3.完整性原則：財(cái)務(wù)資料應(yīng)涵蓋公司財(cái)務(wù)活動的全過程，確保資料齊全、完整，無遺漏。4.準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)資料應(yīng)準(zhǔn)確記錄和反映財(cái)務(wù)信息，數(shù)據(jù)計(jì)算準(zhǔn)確，內(nèi)容表述清晰。5.及時(shí)性原則：財(cái)務(wù)資料應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，確保信息的時(shí)效性，以便為公司決策提供及時(shí)有效的支持。二、財(cái)務(wù)資料的分類與編號（一）分類1.會計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。4.稅務(wù)資料類：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.審計(jì)資料類：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。6.資金管理資料類：資金預(yù)算、資金收支記錄、銀行對賬單、資金審批文件等。7.預(yù)算管理資料類：預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行情況分析、預(yù)算調(diào)整文件等。8.其他財(cái)務(wù)資料類：財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)合同、財(cái)務(wù)檔案移交清單等。（二）編號1.財(cái)務(wù)資料應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：類別代碼年份流水號。例如：KJ2023001，表示會計(jì)憑證類2023年第1號資料。3.類別代碼采用大寫字母表示，具體如下：KJ：會計(jì)憑證類ZB：會計(jì)賬簿類BG：財(cái)務(wù)報(bào)告類SW：稅務(wù)資料類SJ：審計(jì)資料類ZJ：資金管理資料類YS：預(yù)算管理資料類QT：其他財(cái)務(wù)資料類三、財(cái)務(wù)資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度的要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期收集各類財(cái)務(wù)資料，確保資料的完整性和及時(shí)性。3.對于外部單位提供的財(cái)務(wù)資料，如銀行對賬單、稅務(wù)發(fā)票等，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)核對并妥善保管。（二）整理1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照財(cái)務(wù)資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.對于同類資料，應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.對資料中的錯(cuò)誤、遺漏等問題進(jìn)行核對和修正，確保資料的準(zhǔn)確性。4.對原始憑證應(yīng)進(jìn)行粘貼、折疊等整理，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。四、財(cái)務(wù)資料的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的財(cái)務(wù)資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)編制檔案目錄，注明資料名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案保存，一份單獨(dú)成冊，便于查閱。3.財(cái)務(wù)資料應(yīng)按照檔案管理的要求，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年份、編號等信息。（二）保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉財(cái)務(wù)資料的保管要求。3.財(cái)務(wù)資料的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。4.保管期限屆滿的財(cái)務(wù)資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保財(cái)務(wù)資料的安全性和保密性。五、財(cái)務(wù)資料的查閱與使用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)資料，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.外部單位查閱公司財(cái)務(wù)資料，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，公司應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。（二）使用1.因工作需要使用財(cái)務(wù)資料的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。使用后，應(yīng)及時(shí)歸還財(cái)務(wù)部門，并確保資料的完整性和保密性。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、外借、篡改財(cái)務(wù)資料。如需復(fù)制財(cái)務(wù)資料，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)資料復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.財(cái)務(wù)資料的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司保密制度的規(guī)定，不得將財(cái)務(wù)資料用于非法目的或泄露給無關(guān)人員。六、財(cái)務(wù)資料的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的財(cái)務(wù)資料，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е仑?cái)務(wù)資料損壞或丟失，無法繼續(xù)使用的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行清理，編制《財(cái)務(wù)資料銷毀清單》，注明資料名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《財(cái)務(wù)資料銷毀清單》應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀財(cái)務(wù)資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的財(cái)務(wù)資料應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式等信息，并將銷毀記錄存檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)資料的管理情況進(jìn)行自查，確保財(cái)務(wù)資料的管理符合本制度的要求。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)資料的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查財(cái)務(wù)資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）檢查1.公司應(yīng)接受財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)等外部部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供財(cái)務(wù)資料。2.對于外部部門檢查中發(fā)