PAGE規(guī)范檔案雙套制管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，適應信息化時代發(fā)展需求，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本規(guī)范檔案雙套制管理制度。本制度旨在明確檔案雙套制管理的各項要求，保障公司檔案在不同載體形式下的有效管理與利用，為公司的決策、運營、發(fā)展提供堅實的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中涉及的雙套制檔案管理活動。包括但不限于各類紙質文件、電子文件及其相關的輔助材料等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項活動的實際情況，確保檔案信息的原始性和可靠性。2.完整性原則：全面收集公司在經營管理過程中產生的各類文件資料，保證檔案的門類齊全、內容完整，不遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案的整理、編目、存儲等環(huán)節(jié)要準確無誤，確保檔案信息的一致性和可識別性，便于查詢和利用。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案實體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生，確保檔案的保密性和完整性。5.便利性原則：檔案管理應遵循方便利用的原則，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，滿足公司各部門及員工對檔案利用的需求。二、檔案雙套制管理的定義與要求（一）定義檔案雙套制管理是指將公司形成的檔案同時以紙質和電子兩種載體形式進行保存和管理的方式。紙質檔案與電子檔案應保持內容一致，相互對應，共同構成完整的檔案體系。（二）要求1.同步形成：在檔案形成過程中，無論是紙質文件還是電子文件，都應同步進行記錄和整理，確保兩種載體形式的檔案內容一致，形成時間相符。2.內容匹配：紙質檔案與電子檔案的內容應完全匹配，包括文件的正文、附件、簽字蓋章、日期等所有信息。電子檔案應準確反映紙質檔案的原貌，不得出現內容缺失、篡改等情況。3.格式規(guī)范：電子檔案應采用規(guī)范的文件格式進行存儲，確保文件的可讀性和兼容性。對于不同類型的文件，應按照相應的行業(yè)標準或公司規(guī)定選擇合適的格式，如辦公文檔采用.doc、.docx、.xls、.xlsx等格式，圖像文件采用.jpg、.png等格式，電子表格采用.xls、.xlsx等格式，確保電子檔案在不同設備和軟件環(huán)境下都能正常打開和查閱。4.元數據完整：電子檔案應具備完整的元數據，元數據應準確反映文件的形成背景、來源、內容結構、版本歷史等信息，以便于對電子檔案進行有效的管理、檢索和利用。元數據的著錄應遵循相關標準和規(guī)范，確保元數據的準確性和一致性。三、檔案雙套制管理流程（一）檔案形成與收集1.紙質檔案形成：各部門在業(yè)務活動中產生的紙質文件，應按照公司文件管理規(guī)定進行起草（打?。徍?、簽發(fā)、蓋章等流程，確保文件格式規(guī)范、內容準確、簽字蓋章齊全。文件形成后，由文件承辦人及時將紙質文件收集整理，按照分類方案進行初步分類。2.電子檔案形成：對于通過辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等電子方式產生的文件，系統(tǒng)操作人員應按照系統(tǒng)設定的流程進行文件的起草、審核、簽發(fā)等操作，并確保文件在系統(tǒng)中存儲的格式規(guī)范、元數據完整。電子文件形成后，系統(tǒng)應自動生成相應的電子檔案，并按照規(guī)定的存儲路徑進行保存。3.收集要求：各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保在規(guī)定時間內將本部門產生的各類檔案收集齊全。收集過程中，要對紙質文件和電子文件進行核對，確保兩種載體形式的檔案內容一致。對于外來文件，如上級文件、合作單位文件等，應及時登記并按照要求進行分類整理，同時收集相應的電子文件或掃描件。（二）檔案整理1.紙質檔案整理：紙質檔案整理應按照公司檔案分類方案進行，采用年度保管期限機構（問題）分類法或其他適合公司實際情況的分類方法。整理過程中，要對文件進行編號、編目、裝訂等操作，確保紙質檔案的整齊有序、便于查找。編號應遵循唯一性原則，編目應準確反映文件的內容和特征，裝訂應牢固整齊，不影響文件的查閱和利用。2.電子檔案整理：電子檔案整理應與紙質檔案整理相對應，按照相同的分類方案進行分類存儲。對電子檔案進行命名時，應遵循規(guī)范的命名規(guī)則，確保文件名能夠準確反映文件的內容和特征，便于識別和檢索。同時，可以利用電子檔案管理系統(tǒng)的元數據管理功能，對電子檔案的元數據進行完善和補充，提高電子檔案的管理水平。3.整理要求：檔案整理人員應嚴格按照檔案整理規(guī)范進行操作，確保紙質檔案和電子檔案的整理質量。在整理過程中，要對檔案進行認真核對，發(fā)現問題及時與檔案形成部門溝通解決，確保檔案的準確性和完整性。（三）檔案保管1.紙質檔案保管：公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的數據設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保紙質檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。對紙質檔案應按照分類方案進行上架存放，定期進行清點和檢查，發(fā)現問題及時處理。同時，要建立紙質檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。2.電子檔案保管：電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。備份數據應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。電子檔案存儲設備應設置訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作電子檔案。同時，要定期對電子檔案進行病毒查殺和數據維護，確保電子檔案的安全性和完整性。3.保管要求：檔案保管人員應嚴格遵守檔案保管規(guī)定，認真履行保管職責。定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現問題及時報告并采取相應的措施進行處理。同時，要做好檔案保管環(huán)境的記錄工作，如溫度、濕度等，以便及時調整保管條件，確保檔案的質量。（四）檔案利用1.紙質檔案利用：公司內部人員因工作需要查閱紙質檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等信息，經部門負責人審批后，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)。檔案借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，不得擅自轉借他人或逾期不還。歸還檔案時，檔案保管人員要對檔案進行認真檢查，確保檔案完好無損。2.電子檔案利用：公司內部人員利用電子檔案時，應通過公司授權的電子檔案管理系統(tǒng)進行查詢和下載。查詢和下載電子檔案時，應按照系統(tǒng)設定的權限進行操作，不得擅自更改或刪除電子檔案的內容。如需對電子檔案進行復制或打印，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保復制或打印的電子檔案與原始檔案內容一致。3.利用要求：檔案利用人員應嚴格遵守檔案利用規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。在利用檔案過程中，要注意保護檔案的保密性，不得將檔案內容泄露給無關人員。同時，檔案利用部門應及時將檔案利用情況反饋給檔案管理部門，以便對檔案利用效果進行評估和分析。四、檔案雙套制管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司設立檔案管理監(jiān)督小組，由公司分管領導擔任組長，成員包括檔案管理部門負責人、各部門檔案工作聯系人等。監(jiān)督小組負責對公司檔案雙套制管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。（二）檢查內容1.檔案形成與收集：檢查各部門檔案形成過程是否規(guī)范，紙質文件和電子文件是否同步形成、內容是否匹配；檔案收集是否及時、齊全，是否存在漏收、錯收等情況。2.檔案整理：檢查紙質檔案和電子檔案的整理是否符合分類方案和整理規(guī)范，編號、編目、裝訂等是否準確無誤，元數據是否完整。3.檔案保管：檢查檔案庫房的環(huán)境條件是否符合要求，檔案存儲設備是否正常運行，紙質檔案和電子檔案的保管是否安全、有序，是否存在檔案損壞、丟失、泄露等情況。4.檔案利用：檢查檔案借閱登記制度是否執(zhí)行到位，檔案利用人員是否遵守利用規(guī)定，檔案利用效果是否良好，是否存在擅自涂改、損壞、丟失檔案或泄露檔案內容等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組每半年對公司檔案雙套制管理工作進行一次全面檢查，形成檢查報告，對發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.不定期抽查：監(jiān)督小組不定期對各部門檔案管理工作進行抽查，重點檢查檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)和存在問題較多的部門，及時發(fā)現和糾正檔案管理工作中存在的不規(guī)范行為。（四）問題整改對于檢查中發(fā)現的問題，檔案管理部門應及時向相關部門發(fā)出整改通知書，要求限期整改。相關部門應按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責任人，按時完成整改任務。整改完成后，應向檔案管理部門提交整改報告，由檔案管理部門進行復查，確保問題得到徹底解決。五、檔案雙套制管理的人員職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案雙套制管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和評估。3.負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性。4.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的應用和升級，提高檔案管理的效率和質量。6.負責與上級檔案管理部門及其他相關單位的溝通與協(xié)調，及時了解檔案管理的政策法規(guī)和行業(yè)動態(tài)，為公司檔案管理工作提供指導和支持。（二）各部門檔案工作聯系人職責1.負責本部門檔案管理工作的組織和協(xié)調，確保本部門檔案管理工作符合公司檔案雙套制管理制度的要求。2.指導本部門員工正確形成和收集檔案，督促員工及時將檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門對本部門檔案進行整理、分類和編目，確保檔案整理質量。4.負責本部門檔案的日常保管和利用工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和反饋。5.定期向檔案管理部門匯報本部門檔案管理工作情況，及時反饋檔案管理工作中存在的問題和建議。（三）檔案形成部門職責1.負責本部門各類檔案的形成和收集工作，確保檔案內容真實、完整、準確。2.按照公司檔案分類方案和整理規(guī)范，對本部門形成的檔案進行初步整理，確保紙質檔案和電子檔案的格式規(guī)范、內容匹配。3.在規(guī)定時間內將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的利用工作，按照要求提供檔案利用所需的相關信息和材料。（四）檔案利用人員職責1.嚴格遵守檔案利用規(guī)定，按照審批程序辦理檔案借閱手續(xù)，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案