PAGE制度編寫用詞規(guī)范要求一、總則（一）目的本規(guī)范旨在確保公司/組織各項(xiàng)制度編寫用詞準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，避免因用詞不當(dāng)導(dǎo)致制度理解偏差、執(zhí)行混亂，從而保障公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序，維護(hù)各方合法權(quán)益，促進(jìn)公司/組織的健康發(fā)展。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司/組織內(nèi)所有制度的編寫工作，包括但不限于管理制度、業(yè)務(wù)流程制度、崗位職責(zé)制度等各類規(guī)范性文件。（三）基本原則1.合法性原則制度編寫用詞必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得與之相抵觸。確保制度在法律框架內(nèi)有效運(yùn)行，保障公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益。2.準(zhǔn)確性原則用詞應(yīng)準(zhǔn)確反映制度的內(nèi)容和意圖，避免模糊、歧義、多義的表述。使制度執(zhí)行者能夠清晰理解制度要求，準(zhǔn)確執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。3.嚴(yán)謹(jǐn)性原則語言表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯清晰，避免出現(xiàn)漏洞或矛盾之處。對(duì)于關(guān)鍵條款和重要事項(xiàng)，要用詞精準(zhǔn)，確保制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。4.通俗易懂原則在保證嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確的前提下，要考慮使用人員的理解能力，盡量采用通俗易懂的語言。避免使用過于生僻、專業(yè)或晦澀難懂的詞匯，以便廣大員工能夠輕松理解制度內(nèi)容，確保制度的有效執(zhí)行。二、用詞規(guī)范細(xì)則（一）詞匯選擇1.避免使用模糊詞匯如“大概”“可能”“差不多”等詞匯，在制度中應(yīng)盡量避免使用。例如，“員工應(yīng)在大概規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)”，這種表述模糊不清，容易引發(fā)爭(zhēng)議。應(yīng)明確規(guī)定具體的時(shí)間范圍，如“員工應(yīng)在[具體時(shí)間區(qū)間]內(nèi)完成任務(wù)”?！耙恍薄澳承钡仍~匯也應(yīng)謹(jǐn)慎使用。例如，“一些部門需要提交報(bào)告”，應(yīng)明確指出是哪些部門，如“市場(chǎng)部、銷售部等部門需要提交報(bào)告”。2.使用準(zhǔn)確規(guī)范的專業(yè)術(shù)語對(duì)于特定行業(yè)或業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語，應(yīng)使用準(zhǔn)確、規(guī)范的表述。例如，在財(cái)務(wù)制度中，“應(yīng)收賬款”“固定資產(chǎn)折舊”等術(shù)語，要嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行書寫，不得隨意簡(jiǎn)化或自創(chuàng)術(shù)語。對(duì)于新出現(xiàn)的專業(yè)詞匯或概念，在首次使用時(shí)應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確的定義和解釋，以便員工理解。如“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”，可在制度開頭說明“本制度中所指的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指利用數(shù)字技術(shù)對(duì)公司業(yè)務(wù)流程、管理模式等進(jìn)行全面升級(jí)和創(chuàng)新的過程”。3.優(yōu)先使用常用詞匯盡量使用大家熟悉的常用詞匯，避免使用過于生僻或罕見的詞匯。例如，“知悉”可替換為“知道”，“蒞臨”可替換為“來到”等。但在正式制度中，對(duì)于一些特定的法律、商務(wù)等術(shù)語，如“合同”“協(xié)議”等，應(yīng)保持其專業(yè)性和規(guī)范性。（二）語法規(guī)范1.句子結(jié)構(gòu)完整制度中的句子應(yīng)結(jié)構(gòu)完整，主謂賓等成分齊全。例如“通過培訓(xùn)，使員工提高了業(yè)務(wù)能力”，此句缺少主語，應(yīng)改為“通過培訓(xùn)，員工提高了業(yè)務(wù)能力”或“培訓(xùn)使員工提高了業(yè)務(wù)能力”。2.避免句式雜糅如“原因是……造成的”“借口……為名”等句式雜糅的情況應(yīng)避免。例如，“此次事故的原因是設(shè)備老化造成的”，應(yīng)改為“此次事故的原因是設(shè)備老化”或“此次事故是由設(shè)備老化造成的”。3.正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)可能會(huì)影響制度的理解。例如，“員工需遵守以下規(guī)定：按時(shí)上班、完成工作任務(wù)；遵守公司紀(jì)律”，這里分號(hào)使用不當(dāng)，應(yīng)改為逗號(hào)，即“員工需遵守以下規(guī)定：按時(shí)上班，完成工作任務(wù)，遵守公司紀(jì)律”。同時(shí)，要注意區(qū)分頓號(hào)、逗號(hào)、句號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在不同語境下的正確用法，確保句子的邏輯清晰。（三）數(shù)字與計(jì)量單位1.數(shù)字使用規(guī)范一般情況下，能用阿拉伯?dāng)?shù)字的盡量使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如日期“2023年10月1日”、金額“￥5000”等。整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計(jì)意義的一組數(shù)字中，可以用漢字，但要注意上下文統(tǒng)一。如“十個(gè)部門”“一項(xiàng)任務(wù)”等。但在一些比較正式的文件中，為保持一致性，也可統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字。數(shù)字作為詞素構(gòu)成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的語句時(shí)，要用漢字。如“三氧化二鐵”“第一書記”等。2.計(jì)量單位使用規(guī)范應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。如長(zhǎng)度用“米（m）”、質(zhì)量用“千克（kg）”、時(shí)間用“秒（s）”等。對(duì)于一些特定行業(yè)的專業(yè)計(jì)量單位，要按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范使用。如在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域，存儲(chǔ)容量單位用“字節(jié)（B）”“千字節(jié)（KB）”“兆字節(jié)（MB）”等，不得隨意混用或自創(chuàng)非法定計(jì)量單位。（四）稱謂與指代1.統(tǒng)一稱謂制度中對(duì)于公司/組織內(nèi)部的部門、崗位、人員等稱謂要統(tǒng)一。例如，不能在同一份制度中一會(huì)兒稱“銷售部”，一會(huì)兒又稱為“市場(chǎng)營(yíng)銷部”；對(duì)于員工，不能一會(huì)兒叫“職工”，一會(huì)兒叫“員工”，應(yīng)保持一致，避免造成混淆。2.明確指代在制度中涉及到指代關(guān)系時(shí)，要明確清晰。例如，“各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將報(bào)告提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)”，這里的“上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)”應(yīng)明確具體是指哪個(gè)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)，避免產(chǎn)生誤解。可以進(jìn)一步說明“各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將報(bào)告提交給本部門的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)”。（五）條款表述規(guī)范1.條款內(nèi)容清晰明確每個(gè)條款應(yīng)只表達(dá)一個(gè)核心內(nèi)容，避免條款內(nèi)容過于繁雜或包含多個(gè)主題。例如，不能在一個(gè)條款中既規(guī)定了員工的考勤制度，又規(guī)定了績(jī)效獎(jiǎng)金的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)將不同內(nèi)容分別列出，使條款清晰易懂。2.邏輯順序合理?xiàng)l款之間的邏輯順序要合理，符合事物發(fā)展的規(guī)律和內(nèi)在邏輯。例如，在制定業(yè)務(wù)流程制度時(shí)，應(yīng)按照業(yè)務(wù)開展的先后順序依次排列條款，如先規(guī)定業(yè)務(wù)啟動(dòng)的條件，再規(guī)定操作步驟，最后規(guī)定結(jié)束流程的要求等，便于員工按照流程順序執(zhí)行。3.避免重復(fù)與矛盾制度中各條款之間應(yīng)避免內(nèi)容重復(fù)或相互矛盾的情況。對(duì)于一些共性的規(guī)定，可以統(tǒng)一放在總則或其他相關(guān)章節(jié)中說明，避免在不同條款中反復(fù)贅述。同時(shí)，要對(duì)制度進(jìn)行全面審核，確保各條款之間相互協(xié)調(diào)，不存在沖突之處。三、特殊情況處理（一）法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)更新當(dāng)國(guó)家法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生更新時(shí)，制度編寫用詞應(yīng)及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。例如，新的勞動(dòng)法律法規(guī)對(duì)加班工資計(jì)算方式進(jìn)行了修改，制度中關(guān)于加班工資的用詞應(yīng)按照新規(guī)定進(jìn)行準(zhǔn)確表述，確保制度符合最新要求。（二）公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整隨著公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展和調(diào)整，制度編寫用詞可能需要進(jìn)行適應(yīng)性修改。如公司開拓了新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，在相關(guān)制度中會(huì)涉及到新的業(yè)務(wù)術(shù)語和操作流程，此時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范地使用相關(guān)詞匯，對(duì)新業(yè)務(wù)進(jìn)行清晰界定和說明，以便員工能夠正確理解和執(zhí)行制度。（三）制度修訂與完善在制度修訂過程中，對(duì)于用詞規(guī)范方面發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)糾正。如發(fā)現(xiàn)某個(gè)條款用詞不準(zhǔn)確或表述模糊，應(yīng)進(jìn)行修改，確保修訂后的制度用詞更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。同時(shí)，要對(duì)制度整體進(jìn)行審查，看是否存在因用詞問題導(dǎo)致的其他潛在風(fēng)險(xiǎn)或不規(guī)范之處，一并進(jìn)行完善。四、審核與監(jiān)督（一）審核流程1.初稿審核制度編寫完成后，首先由編寫人員進(jìn)行自我審核，對(duì)照用詞規(guī)范要求檢查初稿中的用詞是否準(zhǔn)確、規(guī)范。然后提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核制度內(nèi)容是否符合部門業(yè)務(wù)實(shí)際情況，用詞是否恰當(dāng)，邏輯是否清晰等。2.專業(yè)審核對(duì)于涉及專業(yè)性較強(qiáng)的制度，如財(cái)務(wù)制度、技術(shù)規(guī)范制度等，應(yīng)提交給公司/組織內(nèi)部的專業(yè)人員進(jìn)行審核。專業(yè)人員從專業(yè)角度審查用詞是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)規(guī)范，是否存在專業(yè)術(shù)語使用不當(dāng)或表述錯(cuò)誤等問題。3.綜合審核由公司/組織的綜合管理部門（如行政部、人力資源部等）對(duì)制度進(jìn)行綜合審核。綜合審核人員從制度整體框架、與其他制度的協(xié)調(diào)性、語言表達(dá)的規(guī)范性等方面進(jìn)行全面審查，確保制度用詞規(guī)范、內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、符合公司/組織整體要求。4.終審經(jīng)過上述審核環(huán)節(jié)后，制度提交給公司/組織的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。高層領(lǐng)導(dǎo)從戰(zhàn)略層面、合規(guī)性等角度對(duì)制度進(jìn)行最終審定，對(duì)制度用詞規(guī)范等方面提出最終意見和決策，確保制度正式發(fā)布后能夠有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查公司/組織應(yīng)定期對(duì)已發(fā)布的制度進(jìn)行檢查，查看制度在實(shí)際執(zhí)行過程中，用詞規(guī)范是否得到有效落實(shí)。例如，每半年或一年對(duì)制度進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查制度條款的理解和執(zhí)行情況，是否存在因用詞問題導(dǎo)致執(zhí)行偏差等情況。2.反饋與改進(jìn)建立制度執(zhí)行反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)制度用詞規(guī)范方面提出意見和建議。對(duì)于員工反饋的問題，及時(shí)進(jìn)行收集、整理和分析，根據(jù)反饋情況對(duì)制度用詞進(jìn)行必要的調(diào)整和完善，不