PAGE綜合檔案室上墻制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綜合檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過(guò)程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司綜合檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷高效的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)檔案的形成、積累和整理工作，按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合檔案室移交檔案。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作的日常事務(wù)，配合綜合檔案室做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的真實(shí)、完整、安全，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合檔案室提出檔案查閱、利用申請(qǐng)，配合綜合檔案室做好檔案利用服務(wù)工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，工作計(jì)劃、總結(jié)，行政公文，人事檔案，印章管理文件等。2.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷(xiāo)策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等方面的文件資料。4.基本建設(shè)類(lèi)：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。5.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成過(guò)程中的原始記錄完整、準(zhǔn)確。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，在文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓、拖延。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案的完整性。4.涉及多個(gè)部門(mén)的檔案，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理，相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)：保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類(lèi)科學(xué)合理：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，確保分類(lèi)清晰、層次分明。3.編號(hào)規(guī)范統(tǒng)一：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.裝訂整齊牢固：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，確保裝訂整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。（四）檔案整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行整理，將文件材料按年度分開(kāi)，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列，編目裝訂。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法進(jìn)行整理，將一個(gè)項(xiàng)目的檔案按專(zhuān)業(yè)分為不同類(lèi)別，如工程檔案可分為立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等，然后按順序排列，編目裝訂。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)年度保管期限分類(lèi)法進(jìn)行整理，將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等按年度分開(kāi)，再按保管期限分為永久、定期，然后分別進(jìn)行整理、編目裝訂。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，向綜合檔案室移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年度、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合檔案室應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門(mén)重新整理。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（三）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）檔案保管期限的鑒定與調(diào)整1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理要求的變化，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，確保檔案保管期限的合理性和科學(xué)性。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部查閱：外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專(zhuān)人陪同查閱。查閱涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，查閱人將申請(qǐng)表交至綜合檔案室。3.綜合檔案室根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、摘抄等。如需摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并使用統(tǒng)一的摘抄紙，摘抄后應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還綜合檔案室，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.綜合檔案室應(yīng)積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對(duì)于重要的檔案利用需求，綜合檔案室應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，提供必要的幫助和支持。3.鼓勵(lì)檔案管理人員開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司提供專(zhuān)題資料、數(shù)據(jù)分析等服務(wù)，為公司決策提供參考依據(jù)。六、檔案統(tǒng)計(jì)與保密（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.利用檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作中的問(wèn)題和趨勢(shì)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案保密管理，確保檔案信息安全。2.對(duì)涉及公司機(jī)密