PAGE公司返款規(guī)范制度范本一、總則（一）目的為規(guī)范公司返款行為，確保返款流程的透明、公正、合規(guī)，維護公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及返款業(yè)務(wù)的所有部門、崗位及相關(guān)人員，包括但不限于銷售部門、采購部門、財務(wù)部門等，同時適用于與公司發(fā)生返款往來的外部合作單位、客戶等。（三）基本原則1.合法性原則：返款行為必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保所有操作均在法律框架內(nèi)進行。2.準(zhǔn)確性原則：返款金額、對象、時間等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致的返款糾紛。3.及時性原則：按照合同約定或相關(guān)規(guī)定，及時辦理返款手續(xù)，不得拖延。4.透明性原則：返款流程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督及相關(guān)方的查詢。二、返款的定義與分類（一）定義返款是指公司因各種原因向合作單位、客戶或其他相關(guān)方支付款項的行為，包括但不限于退款、返利、補償款等。（二）分類1.銷售返款因產(chǎn)品質(zhì)量問題、客戶退貨等原因?qū)е碌耐丝?。根?jù)銷售業(yè)績、合同約定等給予客戶的返利。2.采購返款因供應(yīng)商提供的貨物或服務(wù)不符合要求，經(jīng)協(xié)商后給予的退款。采購過程中因各種優(yōu)惠政策、返利協(xié)議等獲得的返款。3.其他返款因業(yè)務(wù)合作終止、合同變更等原因產(chǎn)生的補償款、違約金返還等。政府部門或其他機構(gòu)給予公司的專項補貼、獎勵返還等。三、返款的發(fā)起與申請（一）發(fā)起主體1.銷售返款一般由銷售部門或相關(guān)業(yè)務(wù)人員發(fā)起，根據(jù)實際情況填寫返款申請單，并附上相關(guān)證明材料，如退貨單、質(zhì)量檢驗報告、銷售合同等。2.采購返款由采購部門負(fù)責(zé)發(fā)起，同樣填寫返款申請單，并提供采購合同、驗收報告、供應(yīng)商同意返款的證明等資料。3.其他返款根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況，由相關(guān)責(zé)任部門或人員發(fā)起申請，并提交相應(yīng)的依據(jù)文件。（二）申請流程1.申請人應(yīng)詳細(xì)填寫返款申請單，包括返款原因、對象、金額、相關(guān)合同編號等信息。2.將填寫完整的申請單及證明材料提交至本部門負(fù)責(zé)人進行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容的真實性、合理性及完整性，對不符合要求的申請予以退回，并說明原因。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，申請單及相關(guān)材料流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門對申請金額進行核對，并審查相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)及資金狀況，確保返款具備資金支付條件。4.財務(wù)部門審核通過后，申請單提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司政策及實際情況進行最終審批，審批通過后申請單返回至發(fā)起部門或財務(wù)部門進行后續(xù)操作。四、返款的審核與審批（一）審核要點1.合規(guī)性審核：審查返款行為是否符合法律法規(guī)、公司制度及相關(guān)合同約定，確保返款操作合法合規(guī)。2.真實性審核：核實返款原因及相關(guān)證明材料的真實性，防止虛假申請。3.準(zhǔn)確性審核：核對返款金額、對象、時間等信息的準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)錯誤。4.資金狀況審核：評估公司當(dāng)前資金狀況，確保有足夠的資金用于返款支付，避免因資金問題影響返款進度。（二）審批權(quán)限1.返款金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.返款金額在[X]元至[X]元之間的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，由公司總經(jīng)理審批。3.返款金額超過[X]元的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后，由公司董事長審批。（三）審批流程1.審核部門及人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，對于審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與申請人溝通并要求補充或修正相關(guān)材料。2.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱申請材料，根據(jù)審核意見及公司實際情況做出審批決定。同意返款的，簽署審批意見并注明返款支付方式、時間等；不同意返款的，應(yīng)明確說明理由。五、返款的支付與結(jié)算（一）支付方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：對于金額較大、合作關(guān)系穩(wěn)定的返款，原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，確保資金安全、準(zhǔn)確到賬。2.支票支付：在符合財務(wù)管理制度及相關(guān)規(guī)定的情況下，可使用支票支付返款，但應(yīng)嚴(yán)格控制支票的開具、交付及使用流程，防止支票丟失、被盜用等風(fēng)險。3.現(xiàn)金支付：對于小額返款或特殊情況下經(jīng)審批同意的返款，可采用現(xiàn)金支付方式，但應(yīng)確?，F(xiàn)金支付的安全性及合規(guī)性，做好現(xiàn)金收付記錄。（二）支付流程1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的返款申請單，安排資金支付。對于銀行轉(zhuǎn)賬支付的，應(yīng)準(zhǔn)確填寫收款方賬戶信息，確保轉(zhuǎn)賬成功；對于支票支付的，應(yīng)按照規(guī)定開具支票，并做好支票領(lǐng)用登記手續(xù)；對于現(xiàn)金支付的，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)金收付，并要求收款人簽字確認(rèn)。2.在支付返款前，財務(wù)人員應(yīng)再次核對返款金額、對象等信息，確保支付信息準(zhǔn)確無誤。支付完成后，及時更新財務(wù)賬目，記錄返款支付情況。3.財務(wù)部門應(yīng)定期與收款方核對返款到賬情況，如發(fā)現(xiàn)收款異?；蛭醇皶r到賬等問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門及人員溝通協(xié)調(diào)，查明原因并采取相應(yīng)措施解決。（三）結(jié)算管理1.建立返款結(jié)算臺賬，詳細(xì)記錄每筆返款的申請時間、審核時間、審批時間、支付時間、金額、對象、支付方式等信息，確保返款業(yè)務(wù)全程可追溯。2.定期對返款結(jié)算情況進行統(tǒng)計分析，包括返款金額分布、支付方式占比、結(jié)算周期等，為公司財務(wù)管理及決策提供數(shù)據(jù)支持。3.與外部合作單位、客戶等建立良好的溝通機制，及時了解對方對返款結(jié)算的意見和需求，妥善處理返款結(jié)算過程中出現(xiàn)的問題和糾紛。六、返款的賬務(wù)處理（一）會計核算原則1.遵循國家統(tǒng)一的會計制度及相關(guān)會計準(zhǔn)則，對返款業(yè)務(wù)進行準(zhǔn)確的會計核算。2.根據(jù)返款的性質(zhì)及用途，合理確定會計科目，確保賬務(wù)處理符合財務(wù)規(guī)范。（二）賬務(wù)處理流程1.財務(wù)部門在返款支付完成后，按照會計核算原則及時進行賬務(wù)處理。對于銷售返款，如因退貨導(dǎo)致的退款，沖減相應(yīng)的銷售收入及應(yīng)收賬款；對于采購返款，沖減相應(yīng)的采購成本及應(yīng)付賬款；對于其他返款，根據(jù)具體情況計入相關(guān)費用或收入科目。2.在賬務(wù)處理過程中，應(yīng)附上返款申請單、審批文件、支付憑證等相關(guān)原始憑證，確保賬務(wù)記錄真實、完整、準(zhǔn)確。3.定期對返款賬務(wù)進行核對和清查，確保賬賬相符、賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬務(wù)處理有誤，應(yīng)及時進行調(diào)整，并按照規(guī)定的財務(wù)審批流程進行審批。七、返款的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對返款業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查返款流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、賬務(wù)處理是否準(zhǔn)確等。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對返款業(yè)務(wù)的日常監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正返款過程中存在的問題，確保返款業(yè)務(wù)規(guī)范有序進行。3.各部門應(yīng)配合內(nèi)部監(jiān)督工作，如實提供返款業(yè)務(wù)相關(guān)資料和信息，接受審計部門及財務(wù)部門的檢查和詢問。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、稅務(wù)機關(guān)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供返款業(yè)務(wù)相關(guān)資料，確保公司返款行為符合法律法規(guī)及政策要求。2.對于涉及重大返款業(yè)務(wù)或存在潛在風(fēng)險的情況，可聘請外部專業(yè)機構(gòu)進行專項審計或咨詢，以提高返款業(yè)務(wù)的合規(guī)性和風(fēng)險管理水平。（三）違規(guī)處理1.對于違反本返款規(guī)范制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.如因返款違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解