PAGE公司行政部門規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政部門的管理，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部門全體員工，以及與行政工作相關(guān)的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保行政工作合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高行政工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。3.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司各部門和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)。4.規(guī)范性原則：建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范行政工作行為。二、行政管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司行政管理體系的建立、完善和監(jiān)督執(zhí)行。2.組織公司各類會(huì)議、活動(dòng)的策劃、籌備和實(shí)施。3.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理，確保文件資料的安全、完整。4.負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、管理和維護(hù)。5.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。6.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、管理和維護(hù)。7.負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)工作，制定安全制度，落實(shí)安全措施。8.負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)、接待工作，樹立公司良好形象。9.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政工作任務(wù)。（二）行政人員崗位職責(zé)1.行政經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部門的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。組織制定和完善公司行政管理規(guī)章制度，監(jiān)督執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負(fù)責(zé)公司行政費(fèi)用的預(yù)算、控制和審核。參與公司重大決策和重要活動(dòng)的策劃與組織。負(fù)責(zé)行政部門員工的績(jī)效考核和培訓(xùn)發(fā)展。2.行政專員協(xié)助行政經(jīng)理開展行政管理工作，落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)。負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、發(fā)放和管理工作。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生檢查和監(jiān)督工作。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用登記和維護(hù)安排。負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議、活動(dòng)的通知、組織和記錄工作。協(xié)助做好公司的安全保衛(wèi)工作，參與安全檢查和隱患排查。負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)、接待的具體工作安排。3.檔案管理員負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、分類、編目和歸檔工作。建立健全公司檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格遵守檔案保密制度。定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，做好檔案的銷毀工作。協(xié)助行政部門其他人員做好相關(guān)資料的整理和歸檔工作。三、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.公司例會(huì)：包括周例會(huì)、月例會(huì)等，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要匯報(bào)工作進(jìn)展、討論問(wèn)題和部署工作任務(wù)。2.專題會(huì)議：根據(jù)工作需要召開的專項(xiàng)會(huì)議，如項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、問(wèn)題研討會(huì)等，針對(duì)特定事項(xiàng)進(jìn)行討論和決策。3.部門會(huì)議：由各部門自行組織召開，傳達(dá)公司會(huì)議精神，安排本部門工作。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議發(fā)起：會(huì)議發(fā)起部門或個(gè)人提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，報(bào)行政部門審核。2.會(huì)議通知：行政部門根據(jù)審核后的《會(huì)議申請(qǐng)表》，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知方式可采用郵件、短信或內(nèi)部通訊工具等。3.會(huì)議準(zhǔn)備：行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作。會(huì)議資料包括會(huì)議議程、相關(guān)文件、匯報(bào)材料等，應(yīng)提前發(fā)放給參會(huì)人員。4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理歸檔。（三）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會(huì)場(chǎng)。如有緊急情況需要處理，應(yīng)向會(huì)議組織者請(qǐng)假并在會(huì)場(chǎng)外處理。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、打瞌睡或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。4.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議有序進(jìn)行，確保會(huì)議按議程完成，對(duì)討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和歸納，并明確下一步工作要求。（四）會(huì)議決議執(zhí)行1.會(huì)議結(jié)束后，行政部門負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。2.各部門應(yīng)按照會(huì)議決議，制定具體的工作計(jì)劃和措施，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并認(rèn)真組織實(shí)施。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查。3.對(duì)于會(huì)議決議執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋，行政部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行解決。如遇重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類別。行政文件包括公司制度、通知、報(bào)告等；業(yè)務(wù)文件包括項(xiàng)目文檔、合同協(xié)議等；財(cái)務(wù)文件包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。2.文件起草：文件起草部門或個(gè)人應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行起草，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。3.文件審核：文件起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、準(zhǔn)確性、完整性等。審核通過(guò)后的文件方可印發(fā)。4.文件印發(fā)：行政部門負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、排版、印刷和發(fā)放工作。文件印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照審核后的版本進(jìn)行，確保文件質(zhì)量。5.文件傳閱：對(duì)于需要傳閱的文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括文件名稱、傳閱人、傳閱時(shí)間等信息。6.文件保管：文件傳閱完畢后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件收回，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。（二）檔案管理1.檔案收集：各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等移交檔案管理員進(jìn)行歸檔。檔案管理員應(yīng)定期對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性。2.檔案整理：檔案管理員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，包括分類、編號(hào)、編目等工作。整理后的檔案應(yīng)便于查閱和保管。3.檔案保管：檔案管理員應(yīng)將整理好的檔案存放在專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案的安全和完整。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。4.檔案查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理員審核后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。5.檔案借閱：因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理員審核后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理員出具借條，并保證檔案的安全和完整。借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。6.檔案鑒定與銷毀：檔案管理員定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。對(duì)于已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并做好銷毀記錄。五、辦公用品與設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購(gòu)：行政部門根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和價(jià)格合理。2.辦公用品發(fā)放：行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作。員工應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取辦公用品。行政部門應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用情況。3.辦公用品使用：?jiǎn)T工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。4.辦公用品盤點(diǎn)：行政部門定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與發(fā)放臺(tái)賬是否一致。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）設(shè)備管理1.設(shè)備采購(gòu)：行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)設(shè)備時(shí)，應(yīng)選擇符合公司要求的品牌和型號(hào)，確保設(shè)備的性能和質(zhì)量。2.設(shè)備驗(yàn)收：設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、性能等。驗(yàn)收合格后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)。3.設(shè)備登記：行政部門對(duì)驗(yàn)收合格的設(shè)備進(jìn)行登記，建立設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、使用部門等信息。4.設(shè)備使用與維護(hù)：使用部門負(fù)責(zé)設(shè)備的日常使用和維護(hù)工作，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維修。行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督設(shè)備的使用和維護(hù)情況，定期組織設(shè)備檢查和維護(hù)工作，并提供必要的技術(shù)支持。5.設(shè)備報(bào)廢：對(duì)于已損壞且無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的設(shè)備，使用部門應(yīng)填寫《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。設(shè)備報(bào)廢后，行政部門應(yīng)及時(shí)在設(shè)備臺(tái)賬中注銷。六、辦公區(qū)域管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.辦公區(qū)域衛(wèi)生實(shí)行分區(qū)負(fù)責(zé)制，各部門負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和保持工作。2.行政部門定期組織對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行環(huán)境衛(wèi)生檢查，檢查內(nèi)容包括地面、桌面、門窗、衛(wèi)生間等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.員工應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，不得在辦公區(qū)域內(nèi)亂扔垃圾、隨地吐痰等。辦公區(qū)域內(nèi)的垃圾應(yīng)及時(shí)清理，放入指定的垃圾桶內(nèi)。4.行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)清潔公司定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行全面清潔，包括地毯清洗、玻璃擦拭、衛(wèi)生間消毒等工作。（二）安全管理1.建立健全安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育和培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和防范能力。2.行政部門負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的安全檢查工作，定期對(duì)消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗等進(jìn)行檢查，確保安全設(shè)施完好有效。3.員工應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在辦公區(qū)域內(nèi)私拉亂接電線、使用明火等。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門或相關(guān)部門進(jìn)行處理。4.加強(qiáng)對(duì)公司重要區(qū)域的安全防范，如檔案室、財(cái)務(wù)室等，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保公司財(cái)產(chǎn)安全。5.制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。如發(fā)生火災(zāi)、盜竊等安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)警，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。（三）秩序管理1.保持辦公區(qū)域的安靜秩序，員工不得在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、播放高分貝音樂(lè)等。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公區(qū)域的人員出入進(jìn)行管理，外來(lái)人員進(jìn)入公司應(yīng)進(jìn)行登記，并經(jīng)相關(guān)部門或人員同意后方可進(jìn)入。3.加強(qiáng)對(duì)公司車輛的停放管理，確保車輛停放有序，不得占用消防通道和其他公共區(qū)域。七、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.行政部門負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和員工出行情況，合理安排車輛的使用。2.員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請(qǐng)表》，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，報(bào)行政部門審核。行政部門根據(jù)車輛使用情況進(jìn)行調(diào)度安排，并及時(shí)通知駕駛員。3.駕駛員應(yīng)按照行政部門的調(diào)度安排，準(zhǔn)時(shí)將車輛開到指定地點(diǎn)，做好出車前的檢查和準(zhǔn)備工作。（二）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，確保行車安全。在行車過(guò)程中，應(yīng)系好安全帶，不得超速、超載、酒后駕車等。2.車輛使用過(guò)程中，駕駛員應(yīng)愛(ài)護(hù)車輛，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，保持車輛整潔衛(wèi)生。如發(fā)現(xiàn)車輛故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門進(jìn)行維修。3.員工在使用車輛過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)車內(nèi)設(shè)施，不得隨意損壞。如因個(gè)人原因造成車輛損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。4.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛開回公司，停放在指定位置，并做好車輛的清潔和檢查工作。（三）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。車輛保養(yǎng)和維修應(yīng)選擇正規(guī)的汽車維修廠進(jìn)行，確保維修質(zhì)量。2.駕駛員應(yīng)按照車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，及時(shí)將車輛送到指定維修廠進(jìn)行保養(yǎng)和維修。在車輛維修過(guò)程中，駕駛員應(yīng)監(jiān)督維修質(zhì)量，確保維修費(fèi)用合理。3.行政部門建立車輛維修檔案，記錄車輛的維修情況，包括維修時(shí)間、維修項(xiàng)目、維修費(fèi)用等信息。八、對(duì)外聯(lián)絡(luò)與接待管理（一）對(duì)外聯(lián)絡(luò)1.行政部門負(fù)責(zé)公司與外部單位的聯(lián)絡(luò)工作，包括政府部門、合作伙伴、客戶等。2.對(duì)外聯(lián)絡(luò)應(yīng)遵循公司的相關(guān)規(guī)定和程序，確保聯(lián)絡(luò)工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對(duì)于重要的聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.行政部門應(yīng)建立對(duì)外聯(lián)絡(luò)信息檔案，記錄與外部單位的聯(lián)絡(luò)情況，包括聯(lián)絡(luò)時(shí)間、聯(lián)絡(luò)人、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等信息。（二）接待管理1.公司接待工作由行政部門統(tǒng)一安排，根據(jù)接待對(duì)象的級(jí)別和來(lái)訪目的，制定相應(yīng)的接待方案。2.