PAGE電商公司采購部制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強電商公司采購部的管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司利益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于電商公司采購部全體員工及與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保采購決策公正透明，避免不正當(dāng)競爭和利益輸送。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴格履行采購合同約定。二、采購流程規(guī)范（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，定期或不定期向采購部提交采購申請：采購申請應(yīng)詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.采購部對各部門提交的采購申請進行匯總整理：分析采購需求的合理性和必要性，對于不符合公司實際需求或預(yù)算的申請，及時與申請部門溝通調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商信息庫：采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等進行評估，篩選出合格的供應(yīng)商納入信息庫。2.供應(yīng)商評估與選擇：根據(jù)采購項目的具體要求，從信息庫中選擇若干潛在供應(yīng)商進行詢價。采購人員應(yīng)向供應(yīng)商提供詳細的采購需求清單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。對各供應(yīng)商的報價進行比較分析，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。重大采購項目應(yīng)組織相關(guān)部門進行供應(yīng)商實地考察，評估其生產(chǎn)能力、管理水平、質(zhì)量控制體系等，確保供應(yīng)商具備滿足公司需求的能力。3.供應(yīng)商合作與管理：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購部定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進行評估，建立供應(yīng)商評價檔案。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期改進；如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，應(yīng)考慮終止合作。（三）采購合同簽訂1.采購合同起草：采購部根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商確定的條款，起草采購合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確保合同的合法性、完整性和可操作性。2.合同審核與審批：采購合同初稿完成后，提交至法務(wù)部門進行法律審核，確保合同條款不存在法律風(fēng)險。同時，按照公司內(nèi)部審批流程，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的合同方可正式簽訂。3.合同簽訂與存檔：采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，并確保合同雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，采購部應(yīng)及時將合同副本存檔，以便后續(xù)查閱和跟蹤執(zhí)行情況。（四）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部根據(jù)合同條款下達采購訂單：采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細信息，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等，確保與合同內(nèi)容一致。2.采購訂單下達后，采購人員應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況：與供應(yīng)商保持密切溝通，了解訂單生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并及時向相關(guān)部門反饋。（五）貨物驗收1.貨物到達公司后，采購部應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行驗收：驗收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和訂單要求，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行仔細檢查。對于需要進行檢驗檢測的貨物，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和程序進行檢驗。2.驗收合格的貨物，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告：驗收報告應(yīng)詳細記錄貨物的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，并簽字確認。驗收不合格的貨物，驗收人員應(yīng)及時通知采購部，采購部負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（六）付款管理1.采購部根據(jù)采購合同和驗收報告，及時辦理付款手續(xù)：按照合同約定的付款方式和時間，填寫付款申請單，附上相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進行嚴格審核：審核內(nèi)容包括合同條款、驗收報告、發(fā)票等，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款依據(jù)充分。審核通過后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。三、采購人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.采購人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度：誠實守信，廉潔奉公，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.保守公司商業(yè)秘密：不得向供應(yīng)商或其他無關(guān)人員泄露公司采購計劃、采購價格、供應(yīng)商信息等商業(yè)機密。（二）工作紀(jì)律1.按時上下班，不得遲到早退：嚴格遵守公司考勤制度，如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前按照規(guī)定辦理請假手續(xù)。2.工作時間內(nèi)，應(yīng)專注于工作任務(wù)：不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)站等。認真履行工作職責(zé)，積極主動地完成采購任務(wù)，不得推諉扯皮。（三）業(yè)務(wù)能力1.采購人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和掌握采購業(yè)務(wù)知識：了解市場動態(tài)、產(chǎn)品信息、供應(yīng)商情況等，提高自身業(yè)務(wù)水平。2.積極參加公司組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動：不斷提升專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，適應(yīng)公司發(fā)展和業(yè)務(wù)變化的需求。（四）溝通協(xié)作1.與各部門保持良好的溝通協(xié)作關(guān)系：及時了解業(yè)務(wù)部門的采購需求，提供優(yōu)質(zhì)的采購服務(wù)，確保采購工作順利進行。2.與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系：加強溝通交流，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護公司利益。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部定期對采購業(yè)務(wù)進行風(fēng)險評估：識別可能存在的風(fēng)險，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.關(guān)注宏觀經(jīng)濟形勢、行業(yè)發(fā)展趨勢等外部因素：分析其對采購業(yè)務(wù)可能產(chǎn)生的影響，提前做好應(yīng)對準(zhǔn)備。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施：對于市場價格波動風(fēng)險，可以通過簽訂長期合同、套期保值等方式進行規(guī)避；對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，應(yīng)加強供應(yīng)商管理，增加備用供應(yīng)商，簽訂違約賠償條款等；對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強驗收環(huán)節(jié)管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾等；對于法律風(fēng)險，應(yīng)加強合同審核，咨詢專業(yè)法律意見等。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進行評估：根據(jù)評估結(jié)果及時調(diào)整應(yīng)對策略，確保風(fēng)險得到有效控制。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購部的采購業(yè)務(wù)進行審計：檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制：定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷完善采購管理工作。（二）考核評價1.制定采購人員考核評價標(biāo)準(zhǔn)：從工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、廉潔自律等方面對采購人員進行全面考核。2.考核評