PAGE看守所規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范看守所檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，為看守所的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于看守所全體工作人員在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映看守所工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、個人隱私等檔案信息予以保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。（四）檔案定義本制度所稱檔案，是指看守所工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善看守所檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理看守所各類檔案，進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負責檔案的收集、接收、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行妥善處理。5.提供檔案查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，包括檔案的保管、借閱登記等。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關資料和意見。4.積極參加檔案管理部門組織的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.收押、釋放、轉押等法律文書及相關材料。2.犯罪嫌疑人、被告人的基本情況、供述、辯解、證據(jù)等材料。3.看守所內部管理文件、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。4.安全防范、教育改造、醫(yī)療衛(wèi)生等工作記錄。5.與外部單位的往來文件、函件、協(xié)議等。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、準確收集齊全。2.對于重要文件和緊急事件形成的檔案，應及時收集并優(yōu)先處理。3.收集的檔案材料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，可分為收押檔案、釋放檔案、教育改造檔案、行政管理檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進行裝訂，使其整齊、牢固，便于保存和查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、題名等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.庫房內不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴禁煙火。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器等。2.定期對檔案保管設備進行檢查、維護和更新，確保設備的正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案分類編號順序存放檔案，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，與紙質檔案分開存放。3.對重要檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（四）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責。2.加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設備，實行24小時值班制度。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。4.對發(fā)生的檔案安全事故，應及時報告并采取措施進行處理，減少損失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關規(guī)定和看守所工作實際，對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映看守所主要職能活動和歷史面貌的，對看守所工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映看守所一般工作活動，在較長時間內對看守所工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內對看守所工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）銷毀程序1.對已到保管期限且確無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核、看守所領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應及時進行登記注銷，將銷毀情況記錄在案。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.因工作需要，看守所工作人員可查閱本部門及相關部門的檔案。2.因案件偵查、起訴、審判等工作需要，司法機關工作人員可按照規(guī)定查閱看守所相關檔案。3.其他經(jīng)看守所領導批準的單位或個人，可查閱與工作相關的檔案。（二）查閱程序1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱范圍因特殊工作需要，經(jīng)看守所領導批準，可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。（四）借閱程序1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記薄》，注明借閱檔案的編號、題名、借閱時間、借閱人等信息。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自復制、摘抄檔案內容。如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿，借閱人員應及時歸還檔案。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應做到內容準確、數(shù)據(jù)真實，按時報送上級主管部門和相關部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為檔案管理工作決策和評估的重要依據(jù)。（二）移交工作1.看守所因機構變動、撤銷等原因，需要進行檔案移交的，應按照國家有關規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應編制《檔案移