PAGE集團(tuán)辦公室規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)辦公室管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作規(guī)范、有序、高效運(yùn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)辦公室全體工作人員，以及與辦公室業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效協(xié)作原則：優(yōu)化工作流程，加強(qiáng)部門間協(xié)作，提高整體工作效率。3.服務(wù)至上原則：以服務(wù)集團(tuán)各部門和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.規(guī)范透明原則：各項(xiàng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)明確、透明，便于執(zhí)行和監(jiān)督。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)集團(tuán)辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政、文秘、檔案、后勤等崗位。（二）職責(zé)分工1.主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公室的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開展。審核重要文件和報(bào)告，對(duì)重大事項(xiàng)提出決策建議。負(fù)責(zé)辦公室人員的考核、培訓(xùn)和晉升等工作。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體工作安排和落實(shí)。審核分管工作的文件和報(bào)告，提出修改意見。組織協(xié)調(diào)分管工作的相關(guān)會(huì)議和活動(dòng)。及時(shí)向主任匯報(bào)分管工作進(jìn)展情況和存在的問題。3.行政崗位職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品的采購(gòu)、管理和發(fā)放。做好辦公設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。安排集團(tuán)會(huì)議、活動(dòng)的場(chǎng)地布置和后勤保障工作。負(fù)責(zé)集團(tuán)車輛的調(diào)度、管理和維護(hù)。4.文秘崗位職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)各類文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。做好集團(tuán)公文的收發(fā)、登記、傳閱和保管工作。組織撰寫集團(tuán)工作報(bào)告、總結(jié)等綜合性材料。負(fù)責(zé)集團(tuán)信息的收集、整理和報(bào)送工作。5.檔案崗位職責(zé)制定集團(tuán)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作流程。負(fù)責(zé)集團(tuán)各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。做好檔案的查閱、借閱和利用工作，確保檔案安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。6.后勤崗位職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和維護(hù)工作。做好集團(tuán)食堂的管理工作，確保飲食安全和質(zhì)量。負(fù)責(zé)集團(tuán)宿舍的管理和分配工作。協(xié)助做好集團(tuán)其他后勤保障工作。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和集團(tuán)相關(guān)規(guī)定。文件起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，送辦公室文秘崗位進(jìn)行格式和文字審核。2.文件審核文秘崗位對(duì)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性和邏輯性。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或多個(gè)部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。3.文件印發(fā)審核通過的文件，由文秘崗位進(jìn)行編號(hào)、排版，送辦公室主任簽發(fā)。辦公室主任簽發(fā)后的文件，交文印室印發(fā)，并做好文件發(fā)放登記工作。4.文件歸檔文件印發(fā)后，文秘崗位及時(shí)將文件原稿、印發(fā)件和相關(guān)附件整理歸檔，確保文件資料的完整性。定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理和清查，確保文件存放有序，便于查閱。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃集團(tuán)辦公室根據(jù)集團(tuán)工作安排，制定年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。各部門如需召開會(huì)議，應(yīng)提前向辦公室提交會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后納入會(huì)議計(jì)劃。2.會(huì)議籌備辦公室根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備工作，包括場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。提前通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議程，確保參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)。3.會(huì)議組織會(huì)議期間，辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和服務(wù)工作，包括簽到、記錄、茶水供應(yīng)等。做好會(huì)議記錄，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)辦公室主任審核后印發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門。4.會(huì)議跟進(jìn)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，及時(shí)向相關(guān)部門了解決議落實(shí)情況。對(duì)未按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，督促相關(guān)部門說明原因，并提出整改措施。（三）檔案管理1.檔案收集各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件、資料、報(bào)表等檔案材料移交辦公室檔案崗位。檔案崗位定期對(duì)各部門移交的檔案材料進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案材料的完整性。2.檔案整理檔案崗位按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案質(zhì)量。3.檔案歸檔整理好的檔案材料按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行歸檔，存入檔案庫(kù)房。建立檔案索引和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。4.檔案查閱集團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室主任批準(zhǔn)后，到檔案崗位查閱。查閱檔案時(shí)，檔案崗位工作人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。5.檔案借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任和集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案鑒定與銷毀檔案崗位定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)辦公室主任和集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案銷毀過程的安全和保密。（四）辦公用品管理1.采購(gòu)計(jì)劃行政崗位根據(jù)集團(tuán)各部門辦公用品的使用情況，制定年度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等。2.采購(gòu)實(shí)施行政崗位按照采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)流程，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。3.入庫(kù)管理辦公用品采購(gòu)到貨后，行政崗位負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，登記入賬。4.發(fā)放管理各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政崗位領(lǐng)取。行政崗位按照申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。5.庫(kù)存盤點(diǎn)行政崗位定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)盤盈、盤虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整賬目。（五）辦公設(shè)備管理1.設(shè)備采購(gòu)各部門根據(jù)工作需要提出辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)辦公室主任審核后，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。辦公室按照審批意見進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)，選擇合適的供應(yīng)商和設(shè)備型號(hào)。2.設(shè)備驗(yàn)收設(shè)備到貨后，辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的外觀、性能、數(shù)量等。驗(yàn)收合格的設(shè)備辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，登記入賬。3.設(shè)備安裝與調(diào)試辦公室安排專業(yè)人員對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行安裝和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。設(shè)備安裝調(diào)試完成后，組織使用部門進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)。4.設(shè)備使用與維護(hù)使用部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常使用和維護(hù)，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。辦公室定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備故障。5.設(shè)備報(bào)廢對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的辦公設(shè)備，使用部門填寫設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)辦公室審核后，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。批準(zhǔn)報(bào)廢的設(shè)備由辦公室統(tǒng)一處理，做好報(bào)廢設(shè)備的登記和銷賬工作。（六）車輛管理1.車輛調(diào)度行政崗位負(fù)責(zé)集團(tuán)車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前向行政崗位提交用車申請(qǐng)，說明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等。2.車輛使用駕駛員接到派車任務(wù)后，應(yīng)按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)，確保車輛安全、準(zhǔn)時(shí)送達(dá)目的地。駕駛員在行車過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。3.車輛維護(hù)行政崗位負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。駕駛員應(yīng)做好車輛的日常檢查和維護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。4.車輛費(fèi)用管理行政崗位負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用的核算和報(bào)銷工作，嚴(yán)格控制車輛費(fèi)用支出。車輛費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照集團(tuán)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行審批和報(bào)銷。（七）后勤管理1.環(huán)境衛(wèi)生管理后勤崗位負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和維護(hù)工作，制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度。定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行清掃、消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。2.食堂管理后勤崗位負(fù)責(zé)集團(tuán)食堂的管理工作，制定食堂管理制度。加強(qiáng)食堂食品安全管理，確保飲食安全和質(zhì)量。合理安排食堂飯菜品種，滿足員工不同口味需求。3.宿舍管理后勤崗位負(fù)責(zé)集團(tuán)宿舍的管理和分配工作，制定宿舍管理制度。做好宿舍設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理工作，為員工提供良好的住宿條件。加強(qiáng)宿舍安全管理工作，確保員工人身和財(cái)產(chǎn)安全。四、工作紀(jì)律與考核（一）工作紀(jì)律1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺維護(hù)集團(tuán)形象。2.按時(shí)上下班，不遲到、不早退、不曠工。如需請(qǐng)假，應(yīng)按照集團(tuán)請(qǐng)假制度辦理手續(xù)。3.工作時(shí)間內(nèi)，應(yīng)專心工作，不得從事與工作無(wú)關(guān)的事情。4.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露集團(tuán)機(jī)密信息。5.團(tuán)結(jié)協(xié)作，積極配合其他部門和同事工作，不得推諉扯皮。（二）考核辦法1.辦公室定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作