PAGE律所文件命名規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范律所文件的命名，提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性，確保律所文件的系統(tǒng)性、完整性和可追溯性，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本規(guī)范制度適用于律所全體員工在工作過程中所產(chǎn)生的各類文件，包括但不限于法律文書、合同協(xié)議、案件卷宗、工作報告、內(nèi)部管理文件等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：文件命名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的核心內(nèi)容，使使用者能夠快速理解文件的主題和性質(zhì)。2.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的命名規(guī)則和格式，確保文件命名的一致性和規(guī)范性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯順序和分類方法進行命名，便于文件的分類存儲和檢索。4.可追溯性原則：通過文件名能夠清晰地追溯文件的產(chǎn)生時間、來源、涉及的案件或事項等信息。二、命名規(guī)則（一）文件類型標(biāo)識在文件名開頭使用特定的字符或縮寫來標(biāo)識文件類型，具體如下：1.法律文書：以“LS”開頭，如“LS起訴狀張三訴李四合同糾紛”。2.合同協(xié)議：以“HT”開頭，如“HT租賃合同甲公司與乙公司”。3.案件卷宗：以“AJ”開頭，如“AJ刑事案件王五涉嫌盜竊案”。4.工作報告：以“GB”開頭，如“GB季度工作總結(jié)業(yè)務(wù)一部”。5.內(nèi)部管理文件：以“GL”開頭，如“GL律所規(guī)章制度修訂版”。（二）核心內(nèi)容描述緊跟文件類型標(biāo)識之后，使用簡潔明了的語言概括文件的核心內(nèi)容，包括涉及的當(dāng)事人、案件名稱、事項主題等關(guān)鍵信息。例如：1.法律文書：應(yīng)明確文書的具體名稱和涉及的當(dāng)事人及案由，如“LS答辯狀李四針對張三訴其合同糾紛的答辯”。2.合同協(xié)議：寫明合同的主要內(nèi)容和雙方當(dāng)事人，如“HT股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議甲公司與乙公司關(guān)于丙公司股權(quán)的轉(zhuǎn)讓”。3.案件卷宗：注明案件性質(zhì)、當(dāng)事人姓名及案件名稱，如“AJ民事侵權(quán)案件趙六訴孫七人身損害賠償案”。4.工作報告：闡述報告的主要內(nèi)容和所屬部門或項目，如“GB年度業(yè)務(wù)拓展工作報告業(yè)務(wù)二部”。5.內(nèi)部管理文件：概括文件的主要管理事項，如“GL律所財務(wù)報銷流程規(guī)定”。（三）時間標(biāo)識在文件名中適當(dāng)位置添加文件形成時間，格式為“年/月/日”。時間標(biāo)識有助于明確文件的時效性和版本順序，方便查閱和管理。例如：1.法律文書：“LS起訴狀張三訴李四合同糾紛2023/05/10”。2.合同協(xié)議：“HT租賃合同甲公司與乙公司2022/12/15”。3.案件卷宗：“AJ刑事案件王五涉嫌盜竊案2023/03/20”。4.工作報告：“GB季度工作總結(jié)業(yè)務(wù)一部2023/06/30”。5.內(nèi)部管理文件：“GL律所規(guī)章制度修訂版2023/07/01”。（四）版本標(biāo)識對于有多個版本的文件，在文件名末尾添加版本號，以“Vx”表示，其中“x”為版本序號。例如：1.法律文書：“LS起訴狀張三訴李四合同糾紛2023/05/10V2”。2.合同協(xié)議：“HT租賃合同甲公司與乙公司2022/12/15V3”。3.案件卷宗：“AJ刑事案件王五涉嫌盜竊案2023/03/20V1”。4.工作報告：“GB季度工作總結(jié)業(yè)務(wù)一部2023/06/30V2”。5.內(nèi)部管理文件：“GL律所規(guī)章制度修訂版2023/07/01V3”。三、分類方法（一）按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類1.訴訟業(yè)務(wù)民事案件：包括各類合同糾紛、侵權(quán)糾紛、婚姻家庭糾紛等，文件名以“LS民事”開頭，如“LS民事買賣合同糾紛甲公司與乙公司2023/04/15”。刑事案件：涵蓋各類犯罪案件，文件名以“LS刑事”開頭，如“LS刑事?lián)尳僮锿跷?023/05/20”。行政案件：涉及行政爭議的案件，文件名以“LS行政”開頭，如“LS行政行政處罰不服案張三2023/06/10”。2.非訴訟業(yè)務(wù)法律顧問服務(wù)：為客戶提供常年法律顧問服務(wù)的相關(guān)文件，文件名以“FL法律顧問”開頭，如“FL法律顧問甲企業(yè)年度法律服務(wù)報告2023/01/01”。并購重組：關(guān)于企業(yè)并購、重組等業(yè)務(wù)的文件，文件名以“FL并購重組”開頭，如“FL并購重組甲公司收購乙公司方案2023/03/15”。知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)：涉及專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)業(yè)務(wù)的文件，文件名以“FL知識產(chǎn)權(quán)”開頭，如“FL知識產(chǎn)權(quán)專利申請文件丙公司2023/04/20”。（二）按部門分類1.業(yè)務(wù)一部：負責(zé)的各類業(yè)務(wù)文件，文件名中添加“業(yè)務(wù)一部”字樣，如“LS民事租賃合同糾紛甲公司與乙公司業(yè)務(wù)一部2023/04/15”。2.業(yè)務(wù)二部：相關(guān)業(yè)務(wù)文件命名示例為“LS刑事詐騙罪李四業(yè)務(wù)二部2023/05/20”。3.行政部：內(nèi)部管理文件中與行政事務(wù)相關(guān)的，文件名以“GL行政”開頭，如“GL行政辦公區(qū)域管理規(guī)定2023/07/05”。4.財務(wù)部：涉及財務(wù)工作的文件，文件名以“GL財務(wù)”開頭，如“GL財務(wù)律所年度預(yù)算報告2023/04/01”。（三）按文件性質(zhì)分類1.原始文件：指文件最初形成時的版本，文件名不添加特殊標(biāo)識，如“LS起訴狀張三訴李四合同糾紛2023/05/10”。2.修訂文件：對原始文件進行修訂后的版本，文件名末尾添加“（修訂）”字樣，如“LS起訴狀張三訴李四合同糾紛2023/05/10（修訂）V2”。3.補充文件：在原始文件基礎(chǔ)上補充相關(guān)內(nèi)容的文件，文件名末尾添加“（補充）”字樣，如“LS起訴狀張三訴李四合同糾紛2023/05/10（補充）”。四、命名示例（一）法律文書1.起訴狀LS起訴狀張三訴李四民間借貸糾紛2023/06/15LS起訴狀王五訴趙六房屋租賃合同糾紛2023/07/202.答辯狀LS答辯狀李四針對張三訴其民間借貸糾紛的答辯2023/06/20LS答辯狀趙六針對王五訴其房屋租賃合同糾紛的答辯2023/07/253.上訴狀LS上訴狀張三不服一審判決民間借貸糾紛上訴2023/07/10LS上訴狀王五不服一審判決房屋租賃合同糾紛上訴2023/08/05（二）合同協(xié)議1.租賃合同HT租賃合同甲公司與乙公司寫字樓租賃2022/11/01HT租賃合同丙公司與丁公司商鋪租賃2023/03/102.買賣合同HT買賣合同戊公司與己公司設(shè)備采購2023/04/12HT買賣合同庚公司與辛公司原材料供應(yīng)2023/05/183.股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議HT股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議壬公司與癸公司關(guān)于子公司股權(quán)的轉(zhuǎn)讓2023/06/05（三）案件卷宗1.民事案件卷宗AJ民事侵權(quán)案件張三訴李四人身損害賠償案2023/03/15AJ民事合同糾紛案件甲公司與乙公司貨款糾紛案2023/04/202.刑事案件卷宗AJ刑事案件王五涉嫌貪污案2023/05/25AJ刑事案件趙六涉嫌搶劫案2023/06/103.行政案件卷宗AJ行政案件丙公司不服行政處罰案2023/07/15AJ行政案件丁公司行政復(fù)議案件2023/08/01（四）工作報告1.季度工作報告GB季度工作總結(jié)業(yè)務(wù)一部2023/06/30GB季度工作總結(jié)業(yè)務(wù)二部2023/06/302.年度工作報告GB年度工作總結(jié)律所整體2023/12/31GB年度業(yè)務(wù)拓展工作報告業(yè)務(wù)一部2023/12/31（五）內(nèi)部管理文件1.規(guī)章制度GL律所考勤制度2023/07/01GL律所財務(wù)報銷制度2023/07/102.工作流程GL案件受理流程規(guī)定2023/07/15GL文件審批流程規(guī)定2023/07/20五、使用與管理（一）使用要求1.律所員工在創(chuàng)建、編輯和保存文件時，必須嚴(yán)格按照本規(guī)范制度進行命名，確保文件名準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。2.在文件共享、傳輸、存儲等過程中，應(yīng)保持文件名的一致性，不得隨意更改文件名。3.對于多人協(xié)作完成的文件，牽頭人負責(zé)按照規(guī)范命名，并確保其他協(xié)作人員知曉和遵守命名規(guī)則。（二）管理職責(zé)1.行政部負責(zé)制定和完善律所文件命名規(guī)范制度，并組織全體員工進行培訓(xùn)。定期對律所文件的命名情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范的文件及時通知相關(guān)人員進行整改。負責(zé)建立文件命名規(guī)范的電子文檔和紙質(zhì)文檔檔案，以便員工查閱和參考。2.各業(yè)務(wù)部門部門負責(zé)人負責(zé)督促本部門員工按照文件命名規(guī)范進行文件管理，并對本部門文件命名的準(zhǔn)確性和規(guī)范性負責(zé)。定期對本部門的文件命名情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并將自查情況反饋給行政部。（三）培訓(xùn)與宣傳1.行