PAGE商超物料管理規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范商超物料的管理流程，確保物料的合理采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用和處置，提高物料使用效率，降低成本，保障商超運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有商超門店及相關(guān)物料管理部門。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物料管理活動(dòng)合法合規(guī)。合理性原則：根據(jù)商超運(yùn)營(yíng)實(shí)際需求，合理規(guī)劃物料采購(gòu)、存儲(chǔ)和使用，避免浪費(fèi)。高效性原則：優(yōu)化物料管理流程，提高工作效率，降低管理成本。責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在物料管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門根據(jù)商超運(yùn)營(yíng)需求，制定物料采購(gòu)計(jì)劃。選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)物料的采購(gòu)談判、合同簽訂及采購(gòu)訂單下達(dá)。跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)物料的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)和保管。建立物料庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保賬實(shí)相符。對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行分類存放，做好防潮、防蟲(chóng)、防火等工作。按照規(guī)定辦理物料的出入庫(kù)手續(xù)，確保物料收發(fā)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.使用部門根據(jù)實(shí)際需求，合理領(lǐng)用物料。對(duì)領(lǐng)用的物料進(jìn)行妥善保管和使用，避免浪費(fèi)和損壞。定期反饋物料使用情況，提出優(yōu)化建議。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)物料采購(gòu)資金的審核和支付。對(duì)物料采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。監(jiān)督物料管理過(guò)程中的財(cái)務(wù)合規(guī)性。5.管理部門制定和完善物料管理制度及流程。對(duì)物料管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決物料管理中的問(wèn)題。三、物料采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃制定各使用部門應(yīng)根據(jù)商超的銷售情況、庫(kù)存狀況及促銷活動(dòng)安排，提前向采購(gòu)部門提交物料需求計(jì)劃。采購(gòu)部門結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、市場(chǎng)趨勢(shì)等因素，綜合平衡各部門需求，制定年度、季度和月度物料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等詳細(xì)信息，并報(bào)管理部門審核備案。2.供應(yīng)商選擇與管理采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找合格的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等，確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資格和良好的信譽(yù)。建立供應(yīng)商評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單。與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購(gòu)流程采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)要求和交貨時(shí)間。供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，按照約定時(shí)間組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購(gòu)人員跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)到貨。物料到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知倉(cāng)儲(chǔ)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。四、物料驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備倉(cāng)儲(chǔ)部門接到采購(gòu)部門的驗(yàn)收通知后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和場(chǎng)地。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物料的規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性。2.驗(yàn)收流程物料到貨后，驗(yàn)收人員首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。對(duì)物料的外觀、包裝進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形、受潮等情況。按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行抽檢或全檢，檢查物料的質(zhì)量是否符合要求。驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物料，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收過(guò)程和結(jié)果，包括驗(yàn)收時(shí)間、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收情況等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和追溯。五、物料存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃根據(jù)物料的特性和用途，對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如干貨區(qū)、生鮮區(qū)、冷凍區(qū)、耗材區(qū)等。對(duì)每個(gè)存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確存放物料的類別和范圍。2.庫(kù)存管理倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)建立物料庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、庫(kù)存余額等信息。定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定為每月、每季度或每年。對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行分類存放，遵循先進(jìn)先出的原則，避免物料積壓過(guò)期。加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存物料的保管，做好防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作，確保物料質(zhì)量安全。3.庫(kù)存預(yù)警設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)，包括最高庫(kù)存、最低庫(kù)存和安全庫(kù)存。當(dāng)庫(kù)存物料達(dá)到預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門和使用部門，以便采取相應(yīng)措施。采購(gòu)部門根據(jù)庫(kù)存預(yù)警情況，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，確保物料供應(yīng)的連續(xù)性。六、物料領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫物料領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)用申請(qǐng)表，確認(rèn)領(lǐng)用需求合理后簽字批準(zhǔn)。使用人員持經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請(qǐng)表到倉(cāng)儲(chǔ)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放物料，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄物料的出庫(kù)情況。2.領(lǐng)用限額管理為控制物料使用成本，對(duì)部分常用物料設(shè)定領(lǐng)用限額。使用部門領(lǐng)用物料時(shí)，不得超過(guò)規(guī)定的限額。如需超額領(lǐng)用，應(yīng)說(shuō)明原因并報(bào)管理部門審批。3.退料管理對(duì)于領(lǐng)用后未使用或剩余的物料，使用部門應(yīng)及時(shí)辦理退料手續(xù)。退料時(shí)，使用人員應(yīng)填寫退料申請(qǐng)表，注明退料原因、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。倉(cāng)儲(chǔ)部門對(duì)退料進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)物料質(zhì)量完好后辦理入庫(kù)手續(xù)。七、物料使用管理1.使用培訓(xùn)管理部門應(yīng)組織對(duì)使用人員進(jìn)行物料使用培訓(xùn)，使其熟悉物料的性能、操作方法和注意事項(xiàng)。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照培訓(xùn)要求正確使用物料，避免因操作不當(dāng)造成物料浪費(fèi)或損壞。2.使用監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門物料使用情況的監(jiān)督檢查，確保物料使用合理、合規(guī)。管理部門定期對(duì)物料使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.成本控制使用部門應(yīng)樹(shù)立成本意識(shí)，在保證商超運(yùn)營(yíng)質(zhì)量的前提下，盡量降低物料使用成本。通過(guò)優(yōu)化物料使用流程、提高物料利用率等方式，減少物料浪費(fèi)。八、物料盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定管理部門應(yīng)制定年度物料盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員安排等事項(xiàng)。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準(zhǔn)備工作。2.盤點(diǎn)實(shí)施倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)組織物料盤點(diǎn)工作，可采用實(shí)地盤點(diǎn)或賬實(shí)核對(duì)的方式進(jìn)行。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，同時(shí)檢查物料的質(zhì)量狀況。對(duì)盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)詳細(xì)記錄并查明原因。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤點(diǎn)情況、盤盈盤虧原因及處理建議。對(duì)于盤盈的物料，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于盤虧的物料，應(yīng)查明責(zé)任，按照規(guī)定進(jìn)行處理。管理部門對(duì)盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行審核，根據(jù)審核結(jié)果調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行獎(jiǎng)懲。九、物料報(bào)廢管理1.報(bào)廢鑒定對(duì)于損壞、過(guò)期、變質(zhì)等無(wú)法繼續(xù)使用的物料，使用部門或倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)填寫物料報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。管理部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)物料確實(shí)無(wú)法使用后批準(zhǔn)報(bào)廢。2.報(bào)廢處理根據(jù)物料的性質(zhì)和環(huán)保要求，選擇合適的報(bào)廢處理方式，如銷毀、回收、捐贈(zèng)等。對(duì)于有價(jià)值的可回收物料，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行處理，確?；厥者^(guò)程合法合規(guī)，并做好記錄。對(duì)報(bào)廢物料的處理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保處理徹底，避免造成環(huán)境污染或資源浪費(fèi)。3