PAGE印章資料錄入制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章資料錄入工作，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類印章的資料錄入管理，包括但不限于公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章使用合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強(qiáng)印章資料錄入的安全管理，防止信息泄露。3.規(guī)范操作原則：明確印章資料錄入流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保操作規(guī)范統(tǒng)一。4.責(zé)任追究原則：對印章資料錄入過程中的違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任追究。二、印章資料錄入管理職責(zé)（一）印章管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善印章資料錄入制度及流程。2.負(fù)責(zé)印章資料的審核、錄入和維護(hù)。3.定期對印章資料進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。4.對印章資料錄入工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)提交印章使用申請，并提供準(zhǔn)確、完整的印章使用資料。2.配合印章管理部門做好印章資料錄入工作，確保資料真實(shí)有效。3.對印章使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（三）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)提供印章資料錄入系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)。2.確保印章資料錄入系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.根據(jù)印章管理部門的需求，對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)。三、印章資料錄入流程（一）申請1.使用部門如需使用印章，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息。2.《印章使用申請表》應(yīng)由使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。（二）審核1.印章管理部門收到《印章使用申請表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、用印文件是否合法合規(guī)、用印時(shí)間是否合理等。2.對于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的用印申請，印章管理部門應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）錄入1.經(jīng)審核通過的印章使用申請，印章管理部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料錄入印章管理系統(tǒng)。錄入內(nèi)容應(yīng)包括用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間、用印人等信息。2.錄入完成后，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)生成唯一的印章使用記錄，并加蓋電子印章。（四）用印1.使用部門憑經(jīng)審批的《印章使用申請表》和電子印章使用記錄到印章管理部門辦理用印手續(xù)。2..印章管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和錄入信息進(jìn)行用印，確保用印準(zhǔn)確無誤。（五）登記1.用印完成后，印章管理部門應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。2.《印章使用登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、印章資料錄入內(nèi)容規(guī)范（一）基本信息1.印章名稱：準(zhǔn)確填寫印章全稱，如“XX公司公章”、“XX公司合同章”等。2.印章編號(hào)：按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則為印章分配唯一編號(hào)。3.啟用時(shí)間：記錄印章正式啟用的日期。4.廢止時(shí)間：如印章廢止，應(yīng)記錄廢止日期。（二）使用記錄1.用印日期：詳細(xì)記錄每次用印的具體日期。2.用印事項(xiàng)：清晰描述用印的具體事項(xiàng)，如合同簽訂、文件發(fā)布、報(bào)表蓋章等。3.用印文件名稱：填寫與用印相關(guān)的文件名稱。4.用印份數(shù)：記錄用印文件的份數(shù)。5.用印人：填寫使用印章的人員姓名。6.審批人：記錄對用印申請進(jìn)行審批的人員姓名。（三）變更記錄1.變更日期：記錄印章信息變更的具體日期。2.變更內(nèi)容：詳細(xì)說明印章信息變更的具體內(nèi)容，如印章名稱變更、印章保管人變更等。3.變更原因：說明印章信息變更的原因。（四）備注信息1.特殊說明：對印章使用過程中的特殊情況進(jìn)行說明，如緊急用印、異地用印等。2.其他事項(xiàng)：記錄與印章資料錄入相關(guān)的其他重要事項(xiàng)。五、印章資料錄入系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)功能1.印章資料錄入：提供便捷的錄入界面，方便用戶準(zhǔn)確錄入印章基本信息、使用記錄、變更記錄等。2.審核審批：實(shí)現(xiàn)用印申請的在線審核審批流程，提高工作效率。3.查詢統(tǒng)計(jì)：支持按不同條件查詢印章資料，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的操作權(quán)限，確保印章資料的安全性和保密性。（二）系統(tǒng)安全1.數(shù)據(jù)加密：對印章資料錄入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露。2.訪問控制：采用身份認(rèn)證、授權(quán)等技術(shù)手段，限制用戶對系統(tǒng)的訪問權(quán)限。3.備份恢復(fù)：定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠，在出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.安全審計(jì)：對系統(tǒng)操作進(jìn)行審計(jì)，記錄用戶操作行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期檢查：信息技術(shù)部門應(yīng)定期對印章資料錄入系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.故障處理：及時(shí)處理系統(tǒng)故障，確保印章資料錄入工作不受影響。3.系統(tǒng)升級(jí)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)。六、印章資料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：印章資料錄入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行電子存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，如服務(wù)器硬盤、磁帶等。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對于重要的印章資料，如《印章使用申請表》、《印章使用登記簿》等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存儲(chǔ)，并妥善保管。（二）保管要求1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)印章資料的存儲(chǔ)與保管，確保責(zé)任落實(shí)到人。2.安全環(huán)境：存儲(chǔ)印章資料的場所應(yīng)具備安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等。3.分類存放：按照印章類別、時(shí)間順序等對印章資料進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.定期盤點(diǎn)：定期對印章資料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（三）借閱與歸還1.借閱申請：如需借閱印章資料，應(yīng)填寫《印章資料借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息。2.審批流程：《印章資料借閱申請表》應(yīng)由印章管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.借閱登記：借閱人應(yīng)在《印章資料借閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄借閱時(shí)間、借閱人姓名、借閱資料名稱等信息。4.歸還驗(yàn)收：借閱人歸還印章資料時(shí)，印章管理部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保資料完好無損。七、印章資料保密管理（一）保密措施1.人員培訓(xùn)：對涉及印章資料錄入工作的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。2.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)工作需要，合理設(shè)置用戶對印章資料的訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.物理隔離：對存儲(chǔ)印章資料的設(shè)備和場所進(jìn)行物理隔離，防止無關(guān)人員接觸。4.加密傳輸：在傳輸印章資料時(shí)，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸安全。（二）保密責(zé)任1.所有涉及印章資料錄入工作的人員均應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.印章管理部門應(yīng)定期對印章資料錄入工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對印章資料錄入情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）責(zé)任追究1.對于違反印章資料錄入制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的