PAGE規(guī)范電子化采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子化采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有通過(guò)電子化采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，保證所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，不偏袒任何一方。3.效益原則：追求采購(gòu)效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效率。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求提出1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，定期或不定期提出采購(gòu)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)需求應(yīng)經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保需求的合理性和必要性。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，需提交公司管理層審批。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)需求申請(qǐng)表，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃需報(bào)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，對(duì)于涉及金額較大或特殊的采購(gòu)項(xiàng)目，還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門(mén)通過(guò)電子化采購(gòu)平臺(tái)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)、行業(yè)推薦等渠道收集潛在供應(yīng)商信息。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查，確保其具備良好的合作條件。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入符合條件的供應(yīng)商填寫(xiě)《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，提交相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等。采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，將供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并賦予相應(yīng)的供應(yīng)商編碼。3.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估與考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（四）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，在電子化采購(gòu)平臺(tái)上選擇合適的供應(yīng)商，下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容。供應(yīng)商確認(rèn)無(wú)誤后，雙方簽訂電子采購(gòu)合同，合同生效。（五）采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同副本及時(shí)歸檔，并在電子化采購(gòu)平臺(tái)上進(jìn)行備案。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。3.如因特殊原因需要變更采購(gòu)合同條款，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)與原合同具有同等法律效力，并在電子化采購(gòu)平臺(tái)上進(jìn)行備案。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單一式多聯(lián)，分別交采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、供應(yīng)商等相關(guān)部門(mén)。3.如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)更換或處理不合格物資，直至驗(yàn)收合格為止。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。付款申請(qǐng)單應(yīng)注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)金額、付款方式、付款期限等信息。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購(gòu)合同約定的付款方式進(jìn)行付款。付款憑證應(yīng)及時(shí)歸檔，并在電子化采購(gòu)平臺(tái)上進(jìn)行記錄。三、電子化采購(gòu)平臺(tái)管理（一）平臺(tái)建設(shè)與維護(hù)1.公司應(yīng)建立安全、穩(wěn)定、高效的電子化采購(gòu)平臺(tái)，滿(mǎn)足采購(gòu)業(yè)務(wù)的需求。平臺(tái)應(yīng)具備采購(gòu)需求發(fā)布、供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂單下達(dá)、合同管理、驗(yàn)收管理、付款管理等功能模塊。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)電子化采購(gòu)平臺(tái)的日常維護(hù)和管理，確保平臺(tái)的正常運(yùn)行。定期對(duì)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)電子化采購(gòu)平臺(tái)的技術(shù)支持和升級(jí)優(yōu)化，及時(shí)處理平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題，保障平臺(tái)的安全性和穩(wěn)定性。（二）用戶(hù)管理1.電子化采購(gòu)平臺(tái)用戶(hù)分為采購(gòu)部門(mén)用戶(hù)、供應(yīng)商用戶(hù)、審批部門(mén)用戶(hù)等不同角色。各角色用戶(hù)應(yīng)根據(jù)其職責(zé)權(quán)限，在平臺(tái)上進(jìn)行相應(yīng)的操作。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)為新用戶(hù)注冊(cè)賬號(hào)，并分配相應(yīng)的權(quán)限。用戶(hù)賬號(hào)應(yīng)設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。3.用戶(hù)應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或異常情況，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行處理。（三）數(shù)據(jù)管理1.電子化采購(gòu)平臺(tái)應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)管理制度，確保采購(gòu)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性。采購(gòu)數(shù)據(jù)包括采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購(gòu)訂單、合同、驗(yàn)收單、付款記錄等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求，對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。3.嚴(yán)格控制采購(gòu)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密和敏感信息的數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密等安全措施進(jìn)行保護(hù)。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子化采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)制定審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)內(nèi)容、審計(jì)方法和審計(jì)時(shí)間。審計(jì)結(jié)束后，應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于審計(jì)部門(mén)提出的整改意見(jiàn)，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)主動(dòng)接受政府相關(guān)部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實(shí)提供有關(guān)采購(gòu)活動(dòng)的資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告給相關(guān)部門(mén)。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.在電子化采購(gòu)活動(dòng)中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：違反國(guó)家法律法規(guī)和公司采購(gòu)制度進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的。采購(gòu)過(guò)程中存在弄虛作假、徇私舞弊、貪污受賄等行為的。擅自變更采購(gòu)合同條款，損害公司利益的。未按照采購(gòu)合同約定履行義務(wù)，給公司造成損失的。泄露采購(gòu)商業(yè)機(jī)密和敏感信息的。其他違反電子化采購(gòu)管理制度的行為。（二）違規(guī)處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處理措施，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同、追