PAGE送貨單單據(jù)書寫規(guī)范制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司送貨單單據(jù)的書寫，確保送貨信息的準確、完整、清晰，便于貨物交接、財務(wù)管理以及物流跟蹤，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物配送業(yè)務(wù)的部門及人員，包括銷售部門、倉庫管理部門、物流配送部門等。3.基本原則準確性原則：送貨單上填寫的各項信息必須與實際貨物情況完全相符，不得虛假填報。完整性原則：涵蓋貨物的基本信息、送貨信息、客戶信息等所有必要內(nèi)容，不得遺漏重要信息。清晰性原則：書寫應(yīng)工整、字跡清晰，易于辨認，避免模糊不清或歧義性表述。二、送貨單基本信息填寫規(guī)范（一）送貨單編號1.送貨單編號應(yīng)具有唯一性，由公司統(tǒng)一制定編號規(guī)則。編號格式可采用年份+月份+流水號的形式，例如：202308001，表示2023年8月的第1份送貨單。2.編號應(yīng)連續(xù)編排，不得跳號、重號。每本送貨單在啟用前，倉庫管理人員應(yīng)檢查編號的連續(xù)性，如有問題及時報告并處理。（二）送貨日期1.填寫實際送貨的日期，精確到年、月、日、時、分。日期格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，例如：2023年8月15日10:30。2.確保填寫的日期與實際送貨時間一致，不得提前或延后填寫。（三）客戶信息1.客戶名稱填寫全稱，與公司業(yè)務(wù)往來中所使用的客戶名稱一致，不得使用簡稱、別稱或錯誤名稱。2.客戶地址詳細填寫客戶的收貨地址，包括省、市、區(qū)、街道、門牌號等信息，確保準確無誤，以便貨物能夠順利送達。3.客戶聯(lián)系方式填寫客戶的有效聯(lián)系電話或手機號碼，以便在送貨過程中出現(xiàn)問題時能夠及時溝通聯(lián)系。（四）送貨部門填寫負責本次貨物配送的具體部門名稱，如銷售一部、倉庫管理二組等。（五）送貨人填寫實際負責送貨的人員姓名，確保責任明確。三、貨物信息填寫規(guī)范（一）貨物名稱1.填寫貨物的具體名稱，應(yīng)準確、詳細，避免使用模糊或易混淆的名稱。例如，不能將“筆記本電腦”寫成“電腦”，應(yīng)明確品牌、型號等具體信息。2.如果貨物有多種規(guī)格、型號或款式，應(yīng)分別列出詳細信息，不得簡略填寫。（二）規(guī)格型號1.按照貨物實際的規(guī)格型號填寫，確保與產(chǎn)品標識一致。對于復(fù)雜的規(guī)格型號，可附上簡要說明或圖紙。2.如果同一貨物有不同的規(guī)格型號，應(yīng)分別填寫在不同的行次上，不得合并填寫。（三）單位填寫貨物的計量單元，如件、箱、個、千克、米等，應(yīng)使用標準的計量單位，不得隨意自創(chuàng)或使用不規(guī)范的單位。（四）數(shù)量1.填寫實際送貨的貨物數(shù)量，應(yīng)與貨物實際情況相符。數(shù)量的填寫應(yīng)清晰、準確，不得涂改、模糊不清。2.如果貨物有不同的包裝形式或組合，應(yīng)分別注明每種包裝形式下的數(shù)量以及總數(shù)量。例如：每箱裝10個，共5箱，總計50個。（五）單價填寫貨物的銷售單價，應(yīng)與公司定價政策一致。單價的填寫應(yīng)精確到小數(shù)點后兩位，確保金額計算的準確性。（六）金額1.由數(shù)量乘以單價得出，計算公式為：金額=數(shù)量×單價。金額的填寫應(yīng)精確到小數(shù)點后兩位，采用人民幣符號“￥”開頭。2.如果有多行貨物信息，應(yīng)分別計算每行貨物的金額，并匯總填寫“合計金額”。四、送貨單備注信息填寫規(guī)范（一）特殊要求說明1.如果客戶對貨物有特殊的要求，如包裝方式、運輸條件、交貨時間等，應(yīng)在備注欄中詳細說明。2.例如：“貨物需使用防潮包裝”、“務(wù)必于2023年8月20日前送達指定地點”等。（二）貨物質(zhì)量問題說明1.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，應(yīng)在備注欄中注明問題的具體情況，如破損、瑕疵、規(guī)格不符等。2.同時，應(yīng)說明是否已與客戶溝通以及客戶的處理意見等。例如：“貨物中有2件外包裝破損，已告知客戶，客戶要求換貨”。（三）其他重要事項說明1.對于送貨過程中發(fā)生的其他重要事項，如運輸方式變更、貨物替代等，應(yīng)在備注欄中詳細記錄。2.例如：“原計劃采用汽車運輸，現(xiàn)因運輸車輛故障，改為火車運輸”、“因庫存不足，部分貨物使用同規(guī)格其他品牌產(chǎn)品替代”等。五、送貨單簽字蓋章規(guī)范（一）送貨方簽字蓋章1.送貨人應(yīng)在送貨單上簽字確認，表示對所送貨物的數(shù)量、質(zhì)量等情況負責。簽字應(yīng)清晰可辨，不得潦草或使用化名。2.送貨部門負責人應(yīng)審核送貨單信息無誤后簽字，并加蓋部門公章或業(yè)務(wù)專用章。蓋章應(yīng)清晰、完整，不得模糊不清或加蓋無效印章。（二）收貨方簽字蓋章1.客戶在收到貨物后，應(yīng)在送貨單上簽字確認收貨。簽字應(yīng)注明日期，確保收貨時間明確。2.如果客戶指定他人代收貨物，代收人應(yīng)在送貨單上簽字，并注明與客戶的關(guān)系以及代收原因。3.客戶簽字后，可加蓋客戶公章或收貨專用章，以進一步確認收貨行為。六、送貨單保存與存檔規(guī)范（一）保存期限送貨單作為公司貨物配送業(yè)務(wù)的重要憑證，應(yīng)妥善保存。保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)和公司財務(wù)制度規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（二）保存方式1.送貨單應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式保存。紙質(zhì)送貨單應(yīng)分類裝訂成冊，按照日期順序排列，便于查閱。2.電子送貨單應(yīng)存儲在公司指定的電子存儲設(shè)備中，如服務(wù)器、硬盤等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子文檔索引，便于快速查找和檢索。（三）存檔管理1.倉庫管理部門負責送貨單的日常整理和保管工作，確保送貨單的完整性和安全性。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對送貨單進行審核，作為財務(wù)核算和賬務(wù)處理的依據(jù)。審核后的送貨單應(yīng)按照財務(wù)檔案管理規(guī)定進行存檔。3.公司內(nèi)部審計部門有權(quán)對送貨單進行抽查和審計，以確保送貨單的真實性、準確性和合規(guī)性。七、送貨單傳遞與交接規(guī)范（一）傳遞流程1.送貨部門在貨物配送完成后，應(yīng)及時將送貨單的一聯(lián)交給倉庫管理部門，作為貨物出庫的依據(jù)。2.倉庫管理部門核對送貨單信息與實際貨物情況一致后，留存一聯(lián)存檔，并將另一聯(lián)交給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門根據(jù)送貨單進行賬務(wù)處理，并將送貨單作為財務(wù)憑證進行保存。同時，財務(wù)部門應(yīng)定期與銷售部門核對送貨單信息，確保銷售數(shù)據(jù)的準確性。（二）交接手續(xù)1.在送貨單傳遞過程中，交接雙方應(yīng)辦理簽字確認手續(xù)，明確交接時間、交接內(nèi)容等信息。例如：倉庫管理人員在接收送貨單時，應(yīng)在送貨單交接記錄上簽字，并注明接收日期；財務(wù)人員在接收送貨單時，也應(yīng)進行簽字確認。2.交接記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。如發(fā)現(xiàn)送貨單傳遞過程中出現(xiàn)問題或糾紛，交接記錄可作為重要的證據(jù)。八、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定填寫送貨單的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.如因填寫錯誤或不規(guī)范導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失或其