PAGE規(guī)范執(zhí)行外出報備等制度一、總則1.目的為加強公司/組織的管理，確保各項工作的正常運轉(zhuǎn)，保障員工的人身安全和公司/組織的利益，特制定本制度，規(guī)范員工外出報備等相關(guān)事宜。2.適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工。3.基本原則外出報備等制度的執(zhí)行應(yīng)遵循合法合規(guī)、真實準(zhǔn)確、及時有效的原則，確保信息的暢通和工作的有序進行。二、外出報備的定義及范圍1.定義外出報備是指員工因工作、學(xué)習(xí)、會議、培訓(xùn)、出差、請假等原因離開公司/組織辦公區(qū)域或指定工作地點，并按照規(guī)定向相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人報告的行為。2.范圍包括但不限于以下情況：因公出差到外地，包括國內(nèi)其他城市及境外地區(qū)。參加外部會議、培訓(xùn)、講座等活動。因私請假離開工作崗位，如病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。臨時性外出辦理與工作相關(guān)的事務(wù)，如到客戶處、供應(yīng)商處、政府部門等。三、外出報備的流程及要求（一）因公出差1.出差申請員工如需因公出差，應(yīng)提前填寫《出差申請表》，詳細(xì)注明出差事由、目的地、預(yù)計出發(fā)日期、預(yù)計返回日期、同行人員等信息。如有特殊情況需要變更出差行程，應(yīng)及時提交《出差行程變更申請表》。2.審批流程一般員工出差，由部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人出差，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重要項目、大額資金、對外合作等重大事項的出差，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報備方式審批通過后，員工應(yīng)將《出差申請表》或《出差行程變更申請表》提交至行政部門備案。行政部門應(yīng)建立出差人員信息臺賬，記錄出差人員的相關(guān)信息。（二）參加外部會議、培訓(xùn)、講座等活動1.活動申請員工接到參加外部會議、培訓(xùn)、講座等活動的通知后，應(yīng)填寫《參加外部活動申請表》，注明活動名稱、活動時間、活動地點、活動內(nèi)容、主辦方等信息。2.審批流程一般員工參加外部活動，由部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人參加外部活動，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。參加重要活動或涉及公司/組織重大利益的活動，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報備方式審批通過后，員工應(yīng)將《參加外部活動申請表》提交至行政部門備案。行政部門應(yīng)根據(jù)活動情況，合理安排工作，確保員工參加活動期間不影響公司/組織的正常運轉(zhuǎn)。（三）因私請假1.請假申請員工因私請假，應(yīng)提前填寫《請假申請表》，注明請假類型（病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等）、請假天數(shù)、請假起止日期、請假事由等信息。2.審批流程病假：需提供醫(yī)院出具的診斷證明或病歷，按照公司/組織的病假規(guī)定進行審批。一般員工病假，由部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人病假，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。事假：根據(jù)工作安排和實際情況進行審批。一般員工事假，由部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人事假，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；請假天數(shù)較長或涉及重要崗位的事假，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等：按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定進行審批。一般員工此類請假，由部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人此類請假,由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報備方式審批通過后，員工應(yīng)將《請假申請表》提交至行政部門備案。行政部門應(yīng)根據(jù)請假情況，調(diào)整員工的工作安排，并及時通知相關(guān)部門。（四）臨時性外出辦理與工作相關(guān)的事務(wù)1.外出申請員工臨時性外出辦理與工作相關(guān)的事務(wù)，應(yīng)提前填寫《臨時性外出申請表》，注明外出事由、外出地點、預(yù)計外出時間等信息。2.審批流程一般員工臨時性外出，由部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人臨時性外出，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報備方式審批通過后，員工應(yīng)將《臨時性外出申請表》提交至行政部門備案。行政部門應(yīng)掌握員工臨時性外出的情況，確保工作的銜接和溝通。四、外出期間的管理要求1.保持通訊暢通外出員工應(yīng)確保手機、電子郵箱等通訊工具暢通，以便及時接收公司/組織的通知和工作安排。如有特殊情況無法保持通訊暢通，應(yīng)提前告知相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人，并指定緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式。2.遵守工作紀(jì)律外出員工應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的各項規(guī)章制度，不得從事與工作無關(guān)的活動。在參加外部會議、培訓(xùn)、講座等活動時，應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極交流，不得遲到、早退、無故缺席。3.及時匯報工作進展因公出差員工應(yīng)定期向部門負(fù)責(zé)人匯報工作進展情況，重要事項應(yīng)及時請示匯報。因私請假員工在請假期間，如遇工作需要，應(yīng)根據(jù)公司/組織的要求及時返回工作崗位處理工作。4.妥善保管公司/組織財物外出員工應(yīng)妥善保管公司/組織財物，不得遺失、損壞或擅自轉(zhuǎn)借他人。如需借用公司/組織財物，應(yīng)按照規(guī)定辦理借用手續(xù)，并在使用完畢后及時歸還。五、監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部門應(yīng)定期對員工外出報備情況進行檢查，核實報備信息的真實性和準(zhǔn)確性。對于未按規(guī)定進行報備的員工，應(yīng)及時提醒并要求其補辦報備手續(xù)。2.不定期抽查公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要，不定期對員工外出情況進行抽查。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時進行糾正，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進行處理。3.信息反饋行政部門應(yīng)及時將檢查和抽查情況反饋給相關(guān)部門和員工，并對發(fā)現(xiàn)的問題進行分析總結(jié)，提出改進措施和建議，不斷完善外出報備等制度。六、違規(guī)處理1.警告對于首次未按規(guī)定進行外出報備的員工，給予警告處分，并責(zé)令其補辦報備手續(xù)。2.罰款對于多次未按規(guī)定進行外出報備或因未報備導(dǎo)致工作延誤、失誤等情況的員工，視情節(jié)輕重給予一定金額的罰款。3.紀(jì)律處分對于嚴(yán)重違反外出報備等制度，給公司/組織造成重大損失或不良影響的員工，給予紀(jì)律處分，如降職、撤職、解除勞動合同等。4.法律責(zé)任對于違反法律法規(guī)，給公司/組