PAGE企業(yè)禮品制度管理規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品管理，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性與有效性，充分發(fā)揮禮品在公司業(yè)務(wù)拓展、客戶關(guān)系維護(hù)、員工激勵等方面的積極作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涉及禮品的采購、贈送、接收、保管、處置等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，杜絕任何違法違規(guī)行為。2.合理性原則：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)場景和對象，合理確定禮品的種類、價(jià)值和贈送方式，確保禮品使用得當(dāng)。3.必要性原則：禮品的使用應(yīng)基于業(yè)務(wù)需要，避免不必要的禮品支出，提高資源利用效率。4.透明性原則：禮品管理過程應(yīng)保持公開、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。二、禮品采購管理（一）采購預(yù)算1.各部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和實(shí)際需求，提前編制禮品采購預(yù)算，報(bào)公司財(cái)務(wù)管理部門審核。2.財(cái)務(wù)管理部門結(jié)合公司整體財(cái)務(wù)狀況，對各部門預(yù)算進(jìn)行匯總平衡，確定年度禮品采購總預(yù)算。（二）采購流程1.需求申報(bào)：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要，填寫禮品采購申請表，詳細(xì)說明禮品的用途、種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對禮品采購申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查采購必要性、預(yù)算合理性等，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購部門按照公司采購管理相關(guān)規(guī)定，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。4.驗(yàn)收：禮品到貨后，采購部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等進(jìn)行驗(yàn)收，檢查禮品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收報(bào)告。（三）采購合同管理1.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交給財(cái)務(wù)管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門備案。3.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司合同管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、禮品贈送管理（一）贈送對象1.客戶：為維護(hù)良好的客戶關(guān)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作，向與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶贈送禮品。2.合作伙伴：針對與公司在技術(shù)、市場、資源等方面開展合作的合作伙伴，適時贈送禮品，加強(qiáng)合作紐帶。3.員工：在員工生日、節(jié)日、取得突出業(yè)績等情況下，給予員工適當(dāng)?shù)亩Y品激勵，增強(qiáng)員工歸屬感和忠誠度。4.其他：根據(jù)公司特定活動或業(yè)務(wù)需要，向政府部門、行業(yè)協(xié)會、媒體等相關(guān)機(jī)構(gòu)或個人贈送禮品。（二）贈送標(biāo)準(zhǔn)1.客戶和合作伙伴：根據(jù)客戶和合作伙伴的重要程度、合作規(guī)模、合作潛力等因素，合理確定禮品價(jià)值和種類。一般情況下，禮品價(jià)值應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，避免過度贈送。2.員工：員工生日禮品價(jià)值一般不超過[X]元/人；節(jié)日禮品根據(jù)公司實(shí)際情況確定標(biāo)準(zhǔn)；對取得突出業(yè)績的員工，可給予價(jià)值不超過[X]元的獎勵禮品。3.其他：向政府部門、行業(yè)協(xié)會、媒體等贈送禮品，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，禮品價(jià)值和種類應(yīng)符合公司形象和業(yè)務(wù)需求。（三）贈送流程1.申請：相關(guān)業(yè)務(wù)部門或人員填寫禮品贈送申請表，詳細(xì)說明贈送對象、原因、禮品種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對禮品贈送申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查贈送必要性、標(biāo)準(zhǔn)合規(guī)性等，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.執(zhí)行：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由指定人員負(fù)責(zé)禮品的包裝、標(biāo)識，并按照規(guī)定的方式和時間將禮品送達(dá)贈送對象。4.記錄：禮品贈送后，負(fù)責(zé)贈送的人員應(yīng)及時填寫禮品贈送記錄，包括贈送時間、對象、禮品內(nèi)容等信息，并提交給公司禮品管理部門備案。四、禮品接收管理（一）接收原則1.公司應(yīng)建立健全禮品接收管理制度，明確禮品接收的條件和程序。2.禮品接收應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得違反國家法律法規(guī)和公司規(guī)定。（二）接收范圍1.因業(yè)務(wù)合作、商務(wù)往來等原因，客戶、合作伙伴主動贈送的禮品。2.政府部門、行業(yè)協(xié)會、媒體等機(jī)構(gòu)或個人因工作關(guān)系贈送的禮品。3.其他符合公司規(guī)定的禮品接收情況。（三）接收流程1.登記：禮品接收人員在收到禮品后，應(yīng)及時填寫禮品接收登記表，詳細(xì)記錄禮品的來源、種類、數(shù)量、價(jià)值等信息。2.審批：禮品接收登記表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司禮品管理部門審批。公司禮品管理部門根據(jù)禮品的性質(zhì)、價(jià)值等因素，確定是否接收以及如何處置。3.處置：經(jīng)審批同意接收的禮品，按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管、使用或處置；不同意接收的禮品，應(yīng)及時與贈送方溝通，妥善處理。五、禮品保管管理（一）保管責(zé)任1.公司設(shè)立專門的禮品保管區(qū)域或指定專人負(fù)責(zé)禮品保管工作。2.禮品保管人員應(yīng)嚴(yán)格履行保管職責(zé)，確保禮品的安全、完整。（二）保管要求1.禮品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。2.對貴重禮品、易損禮品等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、防潮防曬、防震等。3.定期對禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在案，并提交給公司禮品管理部門。六、禮品處置管理（一）處置方式1.使用：根據(jù)禮品的性質(zhì)和用途，將其用于公司內(nèi)部活動、員工福利、業(yè)務(wù)招待等。2.捐贈：對于閑置、過期或不再需要的禮品，在符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，可考慮進(jìn)行捐贈。捐贈對象應(yīng)選擇具有公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)或組織，并辦理相關(guān)捐贈手續(xù)。3.變賣：對于部分具有一定價(jià)值的禮品，經(jīng)公司審批同意后，可進(jìn)行變賣處理。變賣收入應(yīng)及時上繳公司財(cái)務(wù)管理部門。4.報(bào)廢：對于損壞、變質(zhì)、過期等無法使用或保管的禮品，應(yīng)及時進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理應(yīng)填寫報(bào)廢申請表，經(jīng)公司相關(guān)部門審批后執(zhí)行。（二）處置流程1.申請：禮品管理部門或相關(guān)使用部門根據(jù)禮品處置需求，填寫禮品處置申請表，詳細(xì)說明處置原因、方式、禮品清單等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對禮品處置申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查處置必要性、方式合理性等，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.執(zhí)行：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照確定的處置方式進(jìn)行處置。處置過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，如捐贈協(xié)議、變賣合同、報(bào)廢清單等。4.監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)對禮品處置情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保處置過程合法合規(guī)、處置結(jié)果真實(shí)有效。七、禮品登記與檔案管理（一）登記管理1.建立禮品登記臺賬，對禮品的采購、贈送、接收、保管、處置等全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.禮品登記臺賬應(yīng)包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)值、來源、去向、時間等信息，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（二）檔案管理1.收集整理與禮品管理相關(guān)的文件、合同、申請表、審批表、記錄等資料，建立禮品管理檔案。2.禮品管理檔案應(yīng)分類存放，便于查閱和保管。檔案保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對禮品管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查,重點(diǎn)審查禮品采購、贈送、接收、保管、處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合理性和有效性。2.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對禮品管理過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督查處，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，及時提供禮品管理相關(guān)資料，確保公司禮品管理活動符合法律法規(guī)要求。2.接受社會公眾的監(jiān)督，對涉及公司禮品管理的投訴舉報(bào)，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，依法依規(guī)處理，并及時反饋處理結(jié)果。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自采購、贈送、接收禮品。2.違反禮品贈送標(biāo)準(zhǔn)，過度贈送禮品或贈送禮品不當(dāng)影響公司形象。3.禮品采購過程中存在違規(guī)操作，如收受回扣、以次充好等。4.禮品保管不善，導(dǎo)致禮品丟失、損壞、變質(zhì)等。5.禮品處置過程中存在違規(guī)行為，如私自變賣、捐贈禮品謀取私利等。6.禮品登記與檔案管理不規(guī)范，導(dǎo)致記錄缺失、檔案混亂等。（二）責(zé)任追究措施1.對于違反禮品制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分