PAGE采購與應(yīng)付規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購與應(yīng)付賬款管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司資金安全，降低經(jīng)營成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動及應(yīng)付賬款的管理，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購流程，降低采購成本。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.職責(zé)分離原則：明確采購、審批、驗收、付款等各環(huán)節(jié)的職責(zé)，實行不相容崗位相互分離，防止舞弊行為。5.誠實守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實守信，履行合同約定。二、采購流程規(guī)范（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單：詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息，并說明采購的必要性和用途。2.采購申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保采購需求真實合理，符合部門業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和預(yù)算安排。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請單后，進(jìn)行匯總整理：結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)狀況等因素，對采購需求進(jìn)行綜合分析。2.制定采購計劃：明確采購物品或服務(wù)的采購時間、采購方式、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)具有前瞻性和合理性，避免盲目采購和重復(fù)采購。3.采購計劃報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對采購計劃的必要性、可行性、預(yù)算合理性等進(jìn)行審核，確保采購計劃符合公司整體利益和戰(zhàn)略目標(biāo)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商信息庫：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，并進(jìn)行整理和評估，建立供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商篩選與評估：根據(jù)采購物品或服務(wù)的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、財務(wù)狀況等。3.確定合格供應(yīng)商名單：采購部門根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估和調(diào)整。合格供應(yīng)商應(yīng)具備良好的信譽、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量和合理的價格水平，能夠滿足公司的采購需求。4.與供應(yīng)商簽訂采購合同：采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與其簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保公司權(quán)益得到有效保障。（四）采購實施1.采購部門根據(jù)采購計劃和采購合同，向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單：采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)要求，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購需求。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況：采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息，確保采購物品或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量交付。如遇問題或變更，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并調(diào)整采購計劃和采購訂單。3.驗收：采購物品或服務(wù)到貨后，由驗收部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號、外觀等方面。驗收合格后，驗收部門應(yīng)出具驗收報告。如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫付款申請單：付款申請單應(yīng)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購金額、已付金額、應(yīng)付金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)憑證。2.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核簽字后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批：采購部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核付款申請的真實性和合理性，財務(wù)部門應(yīng)審核付款金額的準(zhǔn)確性和資金安排的合理性，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對付款申請進(jìn)行最終審批。3.財務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請單，辦理付款手續(xù)：按照采購合同約定的付款方式和付款期限，及時支付貨款。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤；如采用支票付款，應(yīng)嚴(yán)格控制支票的開具、保管和使用。三、應(yīng)付賬款管理（一）應(yīng)付賬款核算1.財務(wù)部門應(yīng)按照會計準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度的要求，對應(yīng)付賬款進(jìn)行準(zhǔn)確核算：及時記錄應(yīng)付賬款的發(fā)生、增減變動情況，確保賬賬相符、賬實相符。2.定期對應(yīng)付賬款進(jìn)行清理和核對：與供應(yīng)商核對賬目，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬目差異問題。對于長期掛賬的應(yīng)付賬款，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）應(yīng)付賬款分析與預(yù)警1.財務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)付賬款進(jìn)行分析：分析應(yīng)付賬款的結(jié)構(gòu)、賬齡、周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)，評估公司的應(yīng)付賬款管理狀況和資金壓力。2.建立應(yīng)付賬款預(yù)警機(jī)制：設(shè)定應(yīng)付賬款的預(yù)警指標(biāo)，如應(yīng)付賬款余額占采購總額的比例、應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率等。當(dāng)指標(biāo)出現(xiàn)異常時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。（三）應(yīng)付賬款風(fēng)險防范1.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)：及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和財務(wù)狀況，保持良好的合作關(guān)系，避免因供應(yīng)商原因?qū)е碌母犊铒L(fēng)險。2.合理安排資金：根據(jù)公司的資金狀況和采購計劃，合理安排應(yīng)付賬款的付款期限，避免逾期付款產(chǎn)生的違約金和信用損失。3.建立風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案：針對可能出現(xiàn)的應(yīng)付賬款風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，如與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整付款方式、尋求第三方擔(dān)保等，確保公司能夠及時應(yīng)對風(fēng)險，保障資金安全。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購與應(yīng)付賬款管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督：檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、應(yīng)付賬款核算是否準(zhǔn)確、內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行等方面。2.審計部門應(yīng)出具審計報告：針對審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改建議和措施，督促相關(guān)部門及時整改，規(guī)范采購與應(yīng)付賬款管理行為。（二）其他監(jiān)督檢查1.公司其他相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，對采購與應(yīng)付賬款管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查：如財務(wù)部門負(fù)責(zé)對應(yīng)付賬款的核算和付款情況進(jìn)行監(jiān)督，采購部門負(fù)責(zé)對采購流程和供應(yīng)商管理情況進(jìn)行監(jiān)督等。2.建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制：明確監(jiān)督檢查的內(nèi)容、方式、頻率等要求，確保監(jiān)督檢查工作常態(tài)化、制度化。對于發(fā)