PAGE四室一廳制度規(guī)范要求一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)四室一廳的使用與管理，確保其功能的正常發(fā)揮，為員工提供安全、舒適、有序的工作環(huán)境，同時(shí)保障公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序，符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有四室一廳區(qū)域，包括但不限于辦公室、會(huì)議室、接待室、資料室以及公共活動(dòng)廳等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保四室一廳的建設(shè)、使用和管理合法合規(guī)。2.安全第一原則把保障人員生命財(cái)產(chǎn)安全放在首位，加強(qiáng)安全管理措施，預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。3.合理利用原則充分發(fā)揮四室一廳的功能，提高空間利用率，避免資源浪費(fèi)。4.文明使用原則倡導(dǎo)員工文明使用四室一廳，愛(ài)護(hù)公共設(shè)施，保持環(huán)境整潔。二、辦公室管理規(guī)范（一）人員安排1.根據(jù)部門職能和工作需求，合理分配辦公室空間，明確各辦公室的使用人員。2.如需調(diào)整辦公室人員，應(yīng)提前向行政部門提交申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。（二）辦公秩序1.保持辦公室整潔衛(wèi)生，每天下班前應(yīng)清理桌面，將文件資料整理歸檔，垃圾放入指定垃圾桶。2.辦公時(shí)間內(nèi)，員工應(yīng)保持安靜，避免大聲喧嘩、爭(zhēng)吵等影響他人工作的行為。3.禁止在辦公室內(nèi)吸煙、吃零食，保持空氣清新和環(huán)境整潔。（三）設(shè)備使用1.配備的辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用，如有故障及時(shí)向行政部門報(bào)修。2.愛(ài)護(hù)辦公設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝或損壞設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)備損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。（四）文件管理1.重要文件應(yīng)妥善保管，可根據(jù)文件性質(zhì)和保密級(jí)別進(jìn)行分類存放。2.涉及公司機(jī)密的文件應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度管理，未經(jīng)授權(quán)不得外傳。三、會(huì)議室管理規(guī)范（一）會(huì)議安排1.各部門如需使用會(huì)議室，應(yīng)提前填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表，注明會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，優(yōu)先保障重要會(huì)議和緊急會(huì)議的使用需求。（二）會(huì)議準(zhǔn)備1.使用部門應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如準(zhǔn)備會(huì)議資料、調(diào)試會(huì)議設(shè)備等。2.行政部門在會(huì)議開(kāi)始前應(yīng)檢查會(huì)議室的衛(wèi)生情況，并確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。（三）會(huì)議期間1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)議室，遵守會(huì)議紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、接聽(tīng)電話或從事與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。2.會(huì)議組織者應(yīng)合理控制會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。（四）會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議資料整理帶走，保持會(huì)議室整潔。2.使用部門應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，關(guān)閉會(huì)議設(shè)備電源，將會(huì)議室鑰匙交回行政部門。四、接待室管理規(guī)范（一）接待安排1.負(fù)責(zé)接待工作的部門應(yīng)提前了解來(lái)訪人員的基本信息、來(lái)訪目的等情況，制定接待方案。2.根據(jù)接待規(guī)格和要求，合理安排接待室的使用，并提前通知行政部門做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。（二）接待準(zhǔn)備1.行政部門應(yīng)提前對(duì)接待室進(jìn)行清潔整理，擺放好桌椅、茶具等物品，確保接待室環(huán)境整潔、舒適。2.根據(jù)來(lái)訪人員的人數(shù)和需求，準(zhǔn)備好相應(yīng)的飲品、水果等。（三）接待過(guò)程1.接待人員應(yīng)熱情、禮貌地迎接來(lái)訪人員，引導(dǎo)其進(jìn)入接待室就座，并及時(shí)送上飲品。2.在接待過(guò)程中應(yīng)注意言行舉止，尊重來(lái)訪人員，認(rèn)真傾聽(tīng)其意見(jiàn)和需求，做好記錄。3.如需安排會(huì)議或洽談，應(yīng)按照會(huì)議室管理規(guī)范做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。（四）接待結(jié)束1.接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)禮貌地送別來(lái)訪人員，并清理接待室。2.對(duì)來(lái)訪人員提出的意見(jiàn)和建議進(jìn)行整理總結(jié)，及時(shí)反饋給相關(guān)部門。五、資料室管理規(guī)范（一）資料分類與存放1.按照資料的類別、年份、來(lái)源等進(jìn)行分類整理，建立清晰的資料索引體系，便于查找和管理。2.設(shè)立專門的資料架、文件柜等存放設(shè)備，對(duì)不同類別的資料進(jìn)行分區(qū)存放，并標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)。（二）資料借閱1.公司/組織內(nèi)部人員如需借閱資料，應(yīng)填寫資料借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料名稱、借閱時(shí)間、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到資料室辦理借閱手續(xù)。2.資料室管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行資料借閱登記，并限定借閱期限。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還資料。3.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)借閱的資料，不得在資料上涂改、圈畫、污損或轉(zhuǎn)借他人。如因保管不善造成資料損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）資料保管1.資料室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保資料不受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.定期對(duì)資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)資料數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)重要資料和機(jī)密資料應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等。六、公共活動(dòng)廳管理規(guī)范（一）活動(dòng)申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)各部門如需在公共活動(dòng)廳舉辦活動(dòng)，應(yīng)提前向行政部門提交活動(dòng)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明活動(dòng)主題、時(shí)間、內(nèi)容、參與人數(shù)等信息。2.行政部門根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)、規(guī)模以及對(duì)正常工作的影響程度進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可使用公共活動(dòng)廳。（二）活動(dòng)準(zhǔn)備1.使用部門應(yīng)根據(jù)活動(dòng)需求，提前做好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試、物資準(zhǔn)備等工作。2.行政部門應(yīng)協(xié)助使用部門做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，如提供必要的場(chǎng)地設(shè)施、安全保障等。（三）活動(dòng)期間1.活動(dòng)組織者應(yīng)負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的組織和管理，確?；顒?dòng)有序進(jìn)行，遵守公共活動(dòng)廳的使用規(guī)定和安全要求。2.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)配備必要的安全人員，負(fù)責(zé)維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序，預(yù)防安全事故的發(fā)生。3.注意保護(hù)公共活動(dòng)廳的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或改變其原有狀態(tài)。（四）活動(dòng)結(jié)束1.活動(dòng)結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)清理活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，恢復(fù)公共活動(dòng)廳的原狀。2.行政部門對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知使用部門進(jìn)行整改。七、安全管理要求（一）消防安全1.四室一廳區(qū)域應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其完好有效。2.保持消防通道暢通無(wú)阻，嚴(yán)禁在消防通道內(nèi)堆放雜物。3.員工應(yīng)熟悉所在區(qū)域的消防設(shè)施位置和使用方法，掌握基本的消防安全知識(shí)和技能，定期參加消防安全培訓(xùn)和演練。（二）電氣安全1.合理使用電器設(shè)備，不得私拉亂接電線，嚴(yán)禁使用大功率電器設(shè)備（如電爐、熱得快等）。2.下班時(shí)應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備電源，避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)造成安全隱患。3.定期對(duì)電氣線路和設(shè)備進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)老化、破損等問(wèn)題及時(shí)維修或更換。（三）人員安全1.加強(qiáng)對(duì)四室一廳區(qū)域的安全巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.在公共活動(dòng)廳等人員密集區(qū)域，應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識(shí)，提醒人員注意安全。3.如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行救援和處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、環(huán)境衛(wèi)生管理要求（一）日常清潔各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本辦公室及使用區(qū)域的日常清潔工作，每天上班前和下班前進(jìn)行清掃，保持桌面、地面、門窗等干凈整潔。（二）定期大掃除行政部門應(yīng)定期組織對(duì)四室一廳區(qū)域進(jìn)行大掃除，包括全面清潔地面、擦拭門窗、清理垃圾等，確保環(huán)境衛(wèi)生達(dá)