PAGE培訓(xùn)機構(gòu)保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強培訓(xùn)機構(gòu)各類資產(chǎn)及資料的保管，確保資產(chǎn)安全完整、資料妥善保存，保障培訓(xùn)教學(xué)活動的正常開展，特制定本保管制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)所有涉及的教學(xué)設(shè)備、教材教具、學(xué)員檔案、財務(wù)資料等各類資產(chǎn)及資料的保管管理。（三）保管原則1.安全第一原則：確保保管物品不受損壞、丟失，保障人員和環(huán)境安全。2.分類管理原則：根據(jù)物品的性質(zhì)、用途等進行分類，便于保管和查找。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在保管工作中的職責(zé)。4.規(guī)范操作原則：遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范保管流程。二、教學(xué)設(shè)備保管（一）設(shè)備采購與驗收1.教學(xué)設(shè)備采購應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)課程需求，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)審批后進行采購。2.設(shè)備到貨后，采購部門應(yīng)及時通知驗收人員進行驗收。驗收人員應(yīng)依據(jù)采購合同及相關(guān)標準，對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行全面檢查，確保設(shè)備符合要求。驗收合格后填寫驗收報告，辦理入庫手續(xù)。（二）設(shè)備入庫與存儲1.設(shè)立專門的教學(xué)設(shè)備倉庫，倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，具備必要的消防、防盜設(shè)施。2.設(shè)備入庫時，應(yīng)按照類別、型號、規(guī)格等進行分類存放，并建立設(shè)備臺賬，詳細記錄設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、購置日期、存放位置等信息。3.對于精密、貴重設(shè)備，應(yīng)單獨存放，并采取必要的防護措施，如防震、防潮、防塵等。（三）設(shè)備使用與借用1.各部門使用教學(xué)設(shè)備時，應(yīng)提前填寫設(shè)備使用申請表，經(jīng)批準后到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員應(yīng)按照申請表發(fā)放設(shè)備，并做好發(fā)放記錄。2.使用人員應(yīng)嚴格按照設(shè)備操作規(guī)程進行操作，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報告維修部門進行維修，并做好維修記錄。3.因教學(xué)需要借用設(shè)備時，借用部門應(yīng)填寫設(shè)備借用申請表，注明借用時間、用途、歸還日期等，經(jīng)批準后辦理借用手續(xù)。借用人員應(yīng)妥善保管設(shè)備，按時歸還。歸還時，倉庫管理人員應(yīng)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或丟失，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）設(shè)備盤點與清查1.定期對教學(xué)設(shè)備進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點時，倉庫管理人員應(yīng)與設(shè)備臺賬進行核對，確保賬實相符。2.對于盤盈、盤虧的設(shè)備，應(yīng)及時查明原因，填寫盤點報告，報相關(guān)部門審批后進行處理。3.根據(jù)盤點結(jié)果，對設(shè)備保管情況進行分析總結(jié)，針對存在的問題及時采取改進措施，不斷完善設(shè)備保管制度。三、教材教具保管（一）教材教具采購1.教材教具采購應(yīng)依據(jù)培訓(xùn)課程大綱和教學(xué)計劃進行，確保教材教具的適用性和準確性。2.采購部門應(yīng)選擇具有良好信譽的供應(yīng)商，簽訂采購合同，明確教材教具的質(zhì)量標準、交貨時間、售后服務(wù)等條款。（二）教材教具驗收與入庫1.教材教具到貨后，采購部門應(yīng)通知驗收人員進行驗收。驗收人員應(yīng)檢查教材教具的數(shù)量、版本、質(zhì)量等是否符合要求，同時核對與采購合同的一致性。2.驗收合格的教材教具應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，按照類別、科目、年級等進行分類存放，并建立教材教具臺賬，記錄教材教具的名稱、版本、數(shù)量、入庫日期、存放位置等信息。（三）教材教具發(fā)放與使用1.教師根據(jù)教學(xué)計劃需要領(lǐng)取教材教具時，應(yīng)填寫教材教具領(lǐng)用申請表，經(jīng)批準后到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員應(yīng)按照申請表發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。2.教師應(yīng)合理使用教材教具，避免浪費和損壞。使用過程中如發(fā)現(xiàn)教材教具存在質(zhì)量問題或短缺，應(yīng)及時報告相關(guān)部門進行處理。3.對于已使用過的教材教具，應(yīng)按照規(guī)定進行回收和保管，以便重復(fù)使用或作為教學(xué)資料留存。（四）教材教具盤點與清查1.定期對教材教具進行盤點，每學(xué)期至少進行一次。盤點內(nèi)容包括教材教具的數(shù)量、版本、使用情況等。2.盤點時，倉庫管理人員應(yīng)與教材教具臺賬進行核對，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的教材教具，應(yīng)查明原因，填寫盤點報告，報相關(guān)部門審批后進行處理。3.根據(jù)盤點結(jié)果，對教材教具保管情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化教材教具保管工作。四、學(xué)員檔案保管（一）檔案建立1.學(xué)員報名時，招生部門應(yīng)收集學(xué)員的基本信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號碼、學(xué)歷等，并建立學(xué)員檔案。2.培訓(xùn)過程中，教師應(yīng)及時記錄學(xué)員的學(xué)習(xí)情況、考核成績、獎懲情況等信息，補充到學(xué)員檔案中。（二）檔案分類與整理1.學(xué)員檔案應(yīng)按照類別進行分類，如個人基本信息檔案、學(xué)習(xí)記錄檔案、考核成績檔案、獎懲檔案等。2.對各類檔案進行整理，確保資料齊全、完整，按照時間順序或其他合理方式進行排序，便于查閱和管理。（三）檔案存儲與保管1.設(shè)立專門的學(xué)員檔案庫，檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.學(xué)員檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號進行存放，并建立檔案索引，方便快速查找。3.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（四）檔案查閱與借閱1.培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱學(xué)員檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)批準后到檔案庫查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案庫。2.因特殊原因需要借閱學(xué)員檔案時，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)嚴格審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。3.嚴禁非本培訓(xùn)機構(gòu)人員查閱或借閱學(xué)員檔案，如有特殊情況需要查閱或借閱，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，并由專人陪同。（五）檔案保密與安全1.學(xué)員檔案涉及學(xué)員個人隱私信息，保管人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露學(xué)員檔案內(nèi)容。2.加強檔案庫的安全管理，定期檢查檔案庫的安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。五、財務(wù)資料保管（一）財務(wù)資料范圍財務(wù)資料包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)資料、審計報告、合同協(xié)議等與財務(wù)相關(guān)的各類文件和資料。（二）財務(wù)資料整理與歸檔1.財務(wù)部門應(yīng)按照會計核算和財務(wù)管理的要求，及時對財務(wù)資料進行整理和分類。會計憑證應(yīng)按照編號順序裝訂成冊，會計賬簿應(yīng)定期打印并歸檔，財務(wù)報表應(yīng)加蓋公章并妥善保存。2.對于稅務(wù)資料，如納稅申報表、發(fā)票存根等，應(yīng)按照稅務(wù)法規(guī)的要求進行整理和保管，確保資料的完整性和準確性。3.審計報告、合同協(xié)議等重要財務(wù)資料應(yīng)單獨歸檔，注明日期、內(nèi)容、涉及金額等關(guān)鍵信息，便于查閱和追溯。（三）財務(wù)資料存儲與保管1.設(shè)立專門的財務(wù)資料檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保財務(wù)資料的安全保存。2.財務(wù)資料應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和年度進行存放，并建立詳細的檔案目錄，方便查找和管理。3.對于電子財務(wù)資料，應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。同時，應(yīng)設(shè)置必要的權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（四）財務(wù)資料查閱與借閱1.本培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)資料時，應(yīng)填寫財務(wù)資料查閱申請表，經(jīng)財務(wù)負責(zé)人批準后到檔案室查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還資料，并做好查閱記錄。2.因?qū)徲?、稅?wù)檢查等外部原因需要查閱財務(wù)資料時，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，由財務(wù)部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還資料，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。3.嚴禁非本培訓(xùn)機構(gòu)人員查閱或借閱財務(wù)資料，如有特殊情況需要查閱或借閱，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，并由財務(wù)部門專人負責(zé)陪同和監(jiān)督。（五）財務(wù)資料銷毀1.財務(wù)資料應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行保管，保管期限屆滿后，需要銷毀的財務(wù)資料應(yīng)按照相關(guān)程序進行審批。2.銷毀財務(wù)資料時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀記錄應(yīng)詳細記錄銷毀的資料名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員