PAGE面料采購制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司面料采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證所采購面料的質(zhì)量符合公司生產(chǎn)及產(chǎn)品要求，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及面料采購的部門及人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、設(shè)計部門、銷售部門等與面料采購相關(guān)的業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合公司產(chǎn)品質(zhì)量要求的面料供應(yīng)商，以保障公司產(chǎn)品質(zhì)量。3.成本效益原則：在保證面料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。5.誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)計劃、銷售訂單及市場需求預(yù)測，提前制定面料需求計劃。需求計劃應(yīng)明確面料的種類、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等詳細(xì)信息。2.設(shè)計部門應(yīng)根據(jù)新產(chǎn)品開發(fā)計劃，及時向生產(chǎn)部門提供所需面料的設(shè)計要求和樣品，以便生產(chǎn)部門準(zhǔn)確制定采購計劃。3.銷售部門應(yīng)及時反饋市場需求動態(tài)和客戶對產(chǎn)品面料的特殊要求，為采購計劃的制定提供參考依據(jù)。（二）采購計劃編制1.生產(chǎn)部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。采購計劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給采購部門。2.采購部門收到生產(chǎn)部門提交的采購計劃后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合市場供應(yīng)情況和采購周期，制定詳細(xì)的采購執(zhí)行計劃。采購執(zhí)行計劃應(yīng)明確采購訂單的下達(dá)時間、交貨時間、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容。3.采購計劃如有調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門根據(jù)調(diào)整后的計劃重新安排采購工作。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選與評估1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集潛在供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息。2.采購部門會同相關(guān)部門（如質(zhì)量控制部門、技術(shù)部門等）對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，評估內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等方面。3.根據(jù)評估結(jié)果，對符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，建立合格供應(yīng)商名錄。合格供應(yīng)商應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)審，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購計劃和面料需求，從合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素。2.對于重要面料的采購，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程公開、公平、公正。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將擬簽訂的合同文本提交給相關(guān)部門（如法務(wù)部門、財務(wù)部門等）進(jìn)行審核，審核通過后方可簽訂合同。（三）供應(yīng)商考核與激勵1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評價?？己嗽u價結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中。2.根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改，直至取消合格供應(yīng)商資格。3.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，及時反饋公司的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，不斷提高供應(yīng)商的服務(wù)水平和合作質(zhì)量。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)詳細(xì)注明采購面料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計交貨時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購申請表提交給采購部門后，采購部門對申請表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的準(zhǔn)確性等。對于不符合要求的采購申請，采購部門應(yīng)及時與申請部門溝通并說明原因，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充。（二）采購審批1.采購申請經(jīng)采購部門審核通過后，根據(jù)采購金額大小按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，需提交公司管理層審批。3.審批通過后的采購申請，采購部門方可進(jìn)行采購操作。（三）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商，向其下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購面料的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價格（單價及總價）、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容，確保雙方對訂單條款理解一致。如供應(yīng)商對訂單條款有異議，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時對訂單進(jìn)行修改。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)采購訂單的內(nèi)容，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，審核通過后方可簽訂合同。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門（如財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等），以便各部門按照合同要求履行職責(zé)。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)在面料到貨前做好檢驗(yàn)準(zhǔn)備工作，并在面料到貨時按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)面料質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購發(fā)票，按照合同約定的付款方式及時付款。采購部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好付款相關(guān)工作，提供必要的采購憑證和資料。（六）驗(yàn)收與入庫1.面料到貨后，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括面料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格的面料，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。2.驗(yàn)收不合格的面料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。倉庫管理人員應(yīng)對不合格面料進(jìn)行單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識，防止誤用。（七）采購結(jié)算1.采購部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時核對發(fā)票內(nèi)容與采購合同及訂單是否一致。核對無誤后，將發(fā)票提交給財務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。2.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，對采購發(fā)票進(jìn)行審核并安排付款。付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，并將相關(guān)憑證歸檔保存。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、交貨延遲風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險因素，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險：選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任條款；加強(qiáng)對供應(yīng)商的跟蹤與管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決供應(yīng)商可能出現(xiàn)的問題。2.質(zhì)量風(fēng)險：嚴(yán)格篩選供應(yīng)商，加強(qiáng)對采購面料的質(zhì)量檢驗(yàn)；與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任；建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的面料及時進(jìn)行處理。3.價格波動風(fēng)險：關(guān)注市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，或采用套期保值等方式規(guī)避價格波動風(fēng)險。4.交貨延遲風(fēng)險：在采購合同中明確交貨時間和違約責(zé)任；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時掌握生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況；對于可能影響交貨期的因素，提前采取應(yīng)對措施，確保按時交貨。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）采購部門自查1.采購部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進(jìn)行自查，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購流程的操作規(guī)范等。2.對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情況報告給公司管理層。（三）投訴與舉報處理1.公司設(shè)立采購?fù)对V舉報渠道（如電話、郵箱等），接受員工及相