PAGE公章使用規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司公章的管理，規(guī)范公章的使用流程，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在使用公司公章時的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：公章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。2.登記備案原則：對每次公章使用情況進行詳細登記備案，以便查詢和追溯。3.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，確保公章存放安全。4.規(guī)范使用原則：公章使用必須符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得擅自擴大使用范圍。二、公章的種類及用途（一）公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的法律文件或需要法定代表人簽字確認(rèn)的場合。（三）財務(wù)專用章財務(wù)專用章用于公司財務(wù)相關(guān)的票據(jù)、憑證、報表等的簽章。（四）合同專用章合同專用章用于公司對外簽訂合同、協(xié)議等法律文件。（五）部門章部門章用于本部門內(nèi)部工作文件、通知等的蓋章，不得用于對外簽訂合同或涉及公司重大權(quán)益的文件。三、公章的保管（一）保管人員1.公司公章由[具體保管部門或人員]負(fù)責(zé)保管。2.法定代表人章由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管。3.財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管。4.合同專用章由合同管理部門指定專人保管。5.部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。（二）保管要求1.公章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，妥善保管公章，確保公章存放安全。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或其他專用保管設(shè)備中，實行雙人保管、雙人鎖匙制度。3.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下攜帶公章外出。4.如因工作需要攜帶公章外出，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，確保公章在使用過程中的安全。四、公章的使用流程（一）申請1.凡需使用公司公章的部門或個人，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章時間等信息。2.申請部門或個人應(yīng)確保申請內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，并對申請事項的合法性和真實性負(fù)責(zé)。（二）審批1.《公章使用申請表》應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。2.一般事項由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及公司重大決策、合同簽訂、對外擔(dān)保等重要事項，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長審批。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請事項，確保用章事由合法合規(guī)，符合公司利益。如不同意用章，應(yīng)在申請表上注明理由。（三）用章登記1.公章保管人員在接到經(jīng)審批的《公章使用申請表》后，應(yīng)進行詳細的用章登記。2.登記內(nèi)容包括申請日期、申請部門或個人、用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章時間、批準(zhǔn)人等信息。3.用章登記應(yīng)使用專門的《公章使用登記簿》，確保登記信息完整、準(zhǔn)確、可追溯。（四）用章1.公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和登記內(nèi)容用章。2.用章時應(yīng)確保章面清晰、端正，用章位置準(zhǔn)確無誤。3.如因文件格式等原因需要在空白紙張上蓋章，必須在蓋章前填寫完整文件內(nèi)容，并由用章申請人簽字確認(rèn)。（五）蓋章后文件的處理1.用章完畢后，公章保管人員應(yīng)將蓋章后的文件原件及《公章使用申請表》妥善保存。2.對于需留存復(fù)印件的文件，應(yīng)在復(fù)印件上注明“與原件一致”字樣，并由用章申請人簽字確認(rèn)。3.蓋章后的文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔保存，以便日后查閱。五、特殊情況用章規(guī)定（一）緊急情況1.如遇緊急情況需立即使用公章，且無法按照正常審批流程進行審批時，申請部門或個人應(yīng)電話請示公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可先行用章，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.補辦審批手續(xù)時，申請部門或個人應(yīng)提交書面情況說明，詳細說明緊急情況的事由、用章時間、用章文件名稱及份數(shù)等信息，并由批準(zhǔn)人簽字確認(rèn)。（二）異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公司公章時，原則上應(yīng)將用章文件郵寄回公司，按照正常流程辦理用章手續(xù)。2.如因特殊原因無法郵寄回公司，且確需在異地用章的，申請部門或個人應(yīng)提前與公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通，并通過傳真、電子郵件等方式提交用章申請及相關(guān)文件資料。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可委托當(dāng)?shù)乜煽咳藛T攜帶公司介紹信及相關(guān)文件資料前往指定地點辦理用章事宜。（三）電子印章1.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，公司在部分業(yè)務(wù)場景中可使用電子印章。電子印章的使用應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保其法律效力。2.電子印章的申請、審批、使用流程應(yīng)參照本制度執(zhí)行，并結(jié)合電子印章管理系統(tǒng)的特點進行相應(yīng)調(diào)整。3.使用電子印章時，應(yīng)確保電子印章的安全性和可靠性，防止電子印章被盜用、冒用等情況發(fā)生。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門負(fù)責(zé)定期對公章使用情況進行審計監(jiān)督，檢查公章使用是否符合本制度規(guī)定，審批流程是否規(guī)范，用章登記是否完整準(zhǔn)確等。2.公司行政部門負(fù)責(zé)對公章保管情況進行日常檢查，確保公章存放安全，保管人員履行職責(zé)到位。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育、責(zé)令改正等處理；對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如給公司造成重大損失或不良影響的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并給予相應(yīng)的