PAGE客戶欠條規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司對客戶欠條的管理，規(guī)范欠條的開具、使用、保存及追收等流程，有效防范財務風險，保障公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與客戶之間因業(yè)務往來產生的各類欠條管理。（三）基本原則1.合法性原則：欠條的開具、使用等必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的規(guī)定。2.真實性原則：欠條所涉及的交易內容必須真實發(fā)生，嚴禁虛構交易開具欠條。3.準確性原則：欠條上的各項信息，包括欠款金額、欠款事由、還款期限等必須準確無誤。4.及時性原則：對于符合開具欠條條件的業(yè)務，應及時開具欠條，并按照規(guī)定進行后續(xù)管理。二、欠條的開具（一）開具條件1.當客戶因資金周轉等原因無法及時支付貨款或服務費用，且經(jīng)公司相關部門評估認為風險可控時，可考慮開具欠條。2.業(yè)務部門應在交易發(fā)生后，及時與客戶溝通付款事宜，對于客戶提出開具欠條的需求，需進行詳細記錄，并提交至財務部門審核。（二）開具流程1.業(yè)務部門負責填寫欠條申請表，詳細注明客戶名稱、欠款金額、欠款事由、還款期限等信息，并附上相關交易合同、訂單、送貨單等證明文件。2.將欠條申請表提交至財務部門，財務部門對申請表及相關證明文件進行審核，重點審核欠款金額的準確性、還款期限的合理性以及客戶的信用狀況等。3.經(jīng)財務部門審核通過后，申請表提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司的經(jīng)營策略、財務狀況及客戶信用等因素進行綜合判斷，決定是否批準開具欠條。4.若管理層批準開具欠條，由財務部門負責按照統(tǒng)一格式打印欠條，并加蓋公司公章。5.欠條開具后，業(yè)務部門應及時將欠條原件交付給客戶，并要求客戶簽字確認。同時，業(yè)務部門需留存欠條復印件及相關證明文件，以便后續(xù)跟蹤管理。（三）欠條內容規(guī)范1.欠條應包含以下基本內容：欠條標題：明確為“欠條”。欠款人姓名或名稱、地址、聯(lián)系方式。債權人姓名或名稱、地址、聯(lián)系方式。欠款金額：大寫和小寫金額均需注明。欠款事由：簡要說明欠款所涉及的業(yè)務內容。還款期限：明確具體的還款日期。違約責任：注明若欠款人逾期還款應承擔的違約責任，如支付逾期利息等。爭議解決方式：約定如發(fā)生爭議的解決途徑，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。欠條出具日期：注明欠條開具的具體日期。欠款人簽字（或蓋章）、債權人簽字（或蓋章）。2.欠條內容應表述清晰、準確，避免使用模糊或歧義性的語言。對于重要條款，如還款期限、違約責任等，應進行明確、詳細的約定。三、欠條的使用與流轉（一）欠條的使用1.業(yè)務部門在與客戶進行業(yè)務往來過程中，應嚴格按照已開具的欠條約定執(zhí)行，確保雙方的權利義務得到有效履行。2.若客戶在欠條約定的還款期限內提出提前還款或部分還款的要求，業(yè)務部門應及時與財務部門溝通，并按照公司的財務規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.在欠條有效期內，若因業(yè)務變更、債務轉讓等原因需要對欠條的內容進行修改或調整，必須經(jīng)公司相關部門審核并重新簽訂補充協(xié)議或欠條變更協(xié)議，確保變更后的內容合法有效。（二）欠條的流轉1.欠條原件由業(yè)務部門負責保管，并按照業(yè)務發(fā)生的時間順序進行整理歸檔。在業(yè)務處理過程中，若需要查閱欠條原件，應按照公司的檔案管理制度辦理借閱手續(xù)。2.財務部門應定期與業(yè)務部門核對欠條信息，確保財務記錄與欠條內容一致。同時，財務部門應根據(jù)欠條的還款期限等信息，對欠款進行跟蹤管理，及時提醒業(yè)務部門關注欠款到期情況。3.當涉及到與第三方進行債權轉讓、債務重組等業(yè)務時，業(yè)務部門應及時將相關情況告知財務部門，并按照公司的規(guī)定辦理欠條的交接或變更手續(xù)。四、欠條的保存與保管（一）保存期限欠條及相關證明文件的保存期限應按照國家法律法規(guī)及公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，應保存至少[X]年，以確保在需要時能夠提供有效的證據(jù)支持。（二）保管方式1.業(yè)務部門應設立專門的欠條保管檔案，將欠條原件及相關證明文件分類存放，確保檔案的完整性和可查閱性。2.檔案應具備防火、防潮、防蟲等安全措施，防止欠條及相關文件損壞或丟失。3.對于電子檔案形式保存的欠條及相關信息，應進行定期備份，并采取加密等安全措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。4.在欠條保存期限屆滿后，按照公司的檔案銷毀制度進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，確保銷毀的徹底性和可追溯性。五、欠條的追收（一）追收責任1.業(yè)務部門負責對所涉及的客戶欠條進行日常跟蹤管理，并在欠款到期前及時提醒客戶還款。2.當客戶出現(xiàn)逾期還款情況時，業(yè)務部門應立即啟動追收程序，與客戶進行溝通協(xié)商，了解逾期原因，并采取相應的措施督促客戶還款。3.財務部門負責提供欠款的相關財務數(shù)據(jù)支持，并協(xié)助業(yè)務部門制定追收策略。（二）追收方式1.電話溝通：業(yè)務部門應首先通過電話與客戶聯(lián)系，了解客戶的還款計劃和困難，協(xié)商解決還款問題。2.函件催收：對于電話溝通效果不佳的情況，可通過發(fā)送催款函的方式向客戶催收欠款。催款函應明確欠款金額、還款期限、逾期后果等內容，并要求客戶在規(guī)定時間內回復。3.上門催收：在必要情況下，可安排專人上門與客戶進行面對面溝通，了解客戶實際經(jīng)營狀況和還款能力，爭取達成還款協(xié)議。4.法律途徑：若客戶經(jīng)多次催收仍拒不還款，且欠款金額較大、逾期時間較長時，公司可考慮通過法律途徑追討欠款。法律途徑包括申請仲裁或提起訴訟等，具體操作應委托專業(yè)的律師事務所進行。（三）追收記錄1.業(yè)務部門在追收過程中，應詳細記錄每次與客戶溝通的時間、方式、內容及結果等信息，形成追收記錄。2.追收記錄應妥善保存，作為公司后續(xù)處理欠款問題的重要依據(jù)。六、風險評估與預警（一）風險評估1.財務部門應定期對客戶的欠款情況進行風險評估，根據(jù)客戶的信用狀況、經(jīng)營狀況、還款能力等因素，確定欠款的風險等級。2.風險等級可分為低風險、中風險和高風險。對于高風險客戶的欠款，應采取更為嚴格的追收措施和監(jiān)控手段。（二）預警機制1.建立欠款預警機制，當客戶的欠款接近還款期限或出現(xiàn)逾期跡象時，財務部門應及時向業(yè)務部門發(fā)出預警通知。2.預警通知應明確欠款客戶名稱、欠款金額、逾期情況等信息，并提醒業(yè)務部門采取相應的措施進行追收和防范風險。3.業(yè)務部門接到預警通知后，應立即對相關客戶進行重點關注，并按照公司的追收流程開展工作。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對客戶欠條的管理情況進行審計檢查，重點檢查欠條的開具、使用、保存、追收等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.審計檢查過程中，應查閱相關文件、記錄，與業(yè)務部門、財務部門等人員進行溝通核實，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配