PAGE科研院所采購規(guī)范化制度一、總則（一）目的為了加強科研院所采購活動的管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，防范采購風(fēng)險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本科研院所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本科研院所內(nèi)部各部門、各項目涉及的各類物資采購、服務(wù)采購以及工程采購等活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公正性原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。3.公開性原則：采購信息應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)公開，確保采購活動的透明度。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購效益。5.誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由院領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議采購計劃、采購預(yù)算、重大采購項目的決策等事項。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)具體采購活動的組織實施。采購部門職責(zé)如下：1.制定采購計劃和采購方案。2.組織供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等工作。3.協(xié)調(diào)采購過程中的各方關(guān)系，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)采購文件的編制、整理和歸檔。5.對采購項目進(jìn)行跟蹤和驗收。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資、服務(wù)或工程的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并配合采購部門進(jìn)行采購活動。（四）監(jiān)督部門設(shè)立監(jiān)督部門，對采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督，確保采購活動符合法律法規(guī)和本制度要求。監(jiān)督部門職責(zé)如下：1.審查采購計劃、采購預(yù)算等文件。2.監(jiān)督采購過程，檢查采購程序的執(zhí)行情況。3.受理對采購活動的投訴和舉報，進(jìn)行調(diào)查處理。三、采購計劃與預(yù)算管理（一）采購計劃編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)科研項目進(jìn)展、業(yè)務(wù)發(fā)展需要等，提前向采購部門提交采購需求申請。采購需求申請應(yīng)詳細(xì)說明采購物資、服務(wù)或工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等。2.采購部門匯總各需求部門的采購需求申請后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，編制年度采購計劃和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議，經(jīng)批準(zhǔn)后實施。（二）采購預(yù)算管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資、服務(wù)或工程的價格、運輸費用、稅費、安裝調(diào)試費用等所有相關(guān)費用。2.采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)科研院所的財務(wù)狀況、資金安排等，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，并提出審核意見。3.采購預(yù)算經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，納入科研院所年度預(yù)算管理。采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預(yù)算。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商準(zhǔn)入條件。供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽等方面。2.采購部門應(yīng)通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式，從符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商中選擇潛在供應(yīng)商。3.潛在供應(yīng)商應(yīng)向采購部門提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料。采購部門對潛在供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，符合要求的納入供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評價與考核1.建立供應(yīng)商評價與考核機制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期履行情況、售后服務(wù)等進(jìn)行評價與考核。2.采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商評價與考核所需的數(shù)據(jù)和信息，包括采購合同執(zhí)行情況、驗收報告、用戶反饋等。3.根據(jù)供應(yīng)商評價與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于評價優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先采購、增加采購份額等獎勵；對于評價不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取警告、暫停采購、取消供應(yīng)商資格等措施。（三）供應(yīng)商信息管理1.建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、評價與考核結(jié)果等進(jìn)行管理。2.采購部門應(yīng)定期更新供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性和及時性。3.供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改相關(guān)信息。五、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。2.邀請招標(biāo)：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目。3.競爭性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目；不能事先計算出價格總額的項目。4.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。（二）采購程序1.采購申請：各需求部門根據(jù)科研項目進(jìn)展、業(yè)務(wù)發(fā)展需要等，向采購部門提交采購需求申請。采購需求申請應(yīng)詳細(xì)說明采購物資、服務(wù)或工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等。2.采購審批：采購部門對采購需求申請進(jìn)行審核，符合要求的提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)采購金額、采購性質(zhì)等，對采購申請進(jìn)行審批。3.采購文件編制：采購部門根據(jù)采購項目的特點和采購方式，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件、單一來源采購文件等。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。4.發(fā)布采購信息：采購部門通過科研院所內(nèi)部網(wǎng)站、政府采購網(wǎng)等渠道，發(fā)布采購信息。采購信息應(yīng)包括采購項目名稱、采購方式、采購文件獲取方式、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間等內(nèi)容。5.供應(yīng)商報名與資格審查：潛在供應(yīng)商應(yīng)按照采購文件要求，向采購部門報名并提交相關(guān)資料。采購部門對潛在供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行資格審查，符合要求的確定為供應(yīng)商。6.采購文件發(fā)放：采購部門向資格審查合格的供應(yīng)商發(fā)放采購文件。供應(yīng)商應(yīng)按照采購文件要求，編制投標(biāo)文件、談判響應(yīng)文件、詢價報價文件、單一來源采購響應(yīng)文件等。7.開標(biāo)、談判、詢價、單一來源采購：采購部門按照采購文件規(guī)定時間和地點，組織開標(biāo)、談判、詢價、單一來源采購等活動。開標(biāo)、談判、詢價、單一來源采購過程應(yīng)嚴(yán)格按照采購文件規(guī)定的程序和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。8.評標(biāo)、定標(biāo)：采購部門組織評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件、談判響應(yīng)文件、詢價報價文件、單一來源采購響應(yīng)文件等進(jìn)行評審。評標(biāo)委員會根據(jù)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，推薦中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評標(biāo)委員會推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。9.合同簽訂：采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資、服務(wù)或工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量要求、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同義務(wù)。10.采購驗收：采購項目完成后，采購部門應(yīng)組織需求部門、監(jiān)督部門等對采購物資、服務(wù)或工程進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容應(yīng)包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等方面。驗收合格后，出具驗收報告。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商確定后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)按照國家法律法規(guī)和本制度要求，明確采購物資、服務(wù)或工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量要求、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同條款應(yīng)具體、明確，避免模糊不清或歧義性條款。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交法律部門或法律顧問進(jìn)行審核。法律部門或法律顧問應(yīng)從法律角度對合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見。采購部門應(yīng)根據(jù)法律部門或法律顧問的意見，對合同草案進(jìn)行修改完善后，再簽訂合同。（二）合同履行1.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商支付貨款，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量要求等交付采購物資、服務(wù)或工程。2.采購部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。3.供應(yīng)商如因不可抗力等原因無法履行合同，應(yīng)及時通知采購部門，并提供相關(guān)證明材料。采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況，與供應(yīng)商協(xié)商解決合同變更或解除等問題。（三）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因市場變化、科研項目調(diào)整等原因需要變更合同內(nèi)容，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利和義務(wù)等。2.如因不可抗力、一方嚴(yán)重違約等原因需要解除合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。3.合同變更或解除后，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃和采購預(yù)算，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。合同歸檔資料應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、驗收報告、付款憑證等。合同歸檔資料應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立采購風(fēng)險識別與評估機制，定期對采購活動中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估。采購風(fēng)險包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.采購部門應(yīng)收集采購風(fēng)險識別與評估所需的數(shù)據(jù)和信息，包括市場價格波動情況、供應(yīng)商信譽狀況、采購合同執(zhí)行情況等。3.根據(jù)采購風(fēng)險識別與評估結(jié)果，對采購風(fēng)險進(jìn)行分類管理。對于高風(fēng)險采購項目，應(yīng)采取重點監(jiān)控、制定專項應(yīng)對措施等方式進(jìn)行管理；對于中風(fēng)險采購項目，應(yīng)采取定期檢查、加強溝通協(xié)調(diào)等方式進(jìn)行管理；對于低風(fēng)險采購項目，應(yīng)采取常規(guī)管理方式進(jìn)行管理。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施：關(guān)注市場價格波動情況，建立價格預(yù)警機制。通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：加強對采購物資、服務(wù)或工程的質(zhì)量檢驗和驗收。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。對質(zhì)量不合格的采購項目，應(yīng)及時要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商評價與考核機制。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，及時淘汰不合格供應(yīng)商。與重要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共同應(yīng)對市場風(fēng)險。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施：加強對采購合同的管理，嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。在合同簽訂前，對合同條款進(jìn)行審核，避免合同漏洞和風(fēng)險。對合同履行過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時通過法律途徑維護(hù)自身權(quán)益。5.法律風(fēng)險應(yīng)對措施：加強對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)了解國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，將合同草案提交法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，避免法律風(fēng)險。八、監(jiān)督與審計（一）監(jiān)督管理1.監(jiān)督部門應(yīng)加強對采購活動的全過程監(jiān)督，確保采購活動符合法律法規(guī)和本制度要求。監(jiān)督內(nèi)容包括采購計劃編制、采購預(yù)算管理、供應(yīng)商管理、采購方式與程序、采購合同管理等方面。2.監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購活動中存在的問題。對違反法律法規(guī)和本制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。3.采購部門應(yīng)主動接受監(jiān)督部門的監(jiān)督，積極配合監(jiān)督部門開展工作。對監(jiān)督部門提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真整改落實。（二）內(nèi)部審計1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行內(nèi)部審計，審查采購活動的合法性、