PAGE加強規(guī)范資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高公司運營效率，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組以及與公司有業(yè)務往來的外部機構和個人所涉及的各類資料管理。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理活動必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，確保公司運營合法合規(guī)。2.完整性原則：全面涵蓋公司運營過程中產生的各類資料，保證資料無遺漏。3.準確性原則：資料內容真實、準確，數(shù)據(jù)可靠，避免虛假或錯誤信息。4.安全性原則：采取有效措施保護資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。5.可追溯性原則：資料的產生、流轉、使用和存儲等環(huán)節(jié)具有清晰的記錄，便于查詢和追溯。二、資料分類及定義（一）行政文件類1.公司規(guī)章制度、會議紀要、通知、通報等。2.各類行政申請、報告、批復等文件。（二）業(yè)務合同類1.采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等各類業(yè)務合同。2.合同的補充協(xié)議、變更協(xié)議等相關文件。（三）財務資料類1.財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。2.預算編制、成本核算、資金管理等相關文件。（四）人力資源資料類1.員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。2.勞動用工合同、薪酬福利文件等。（五）項目資料類1.項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告等。2.項目文檔、技術資料、測試報告、驗收報告等。（六）客戶資料類1.客戶基本信息、客戶需求文檔、客戶溝通記錄等。2.客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調查資料等。三、資料管理職責（一）資料管理部門職責1.負責制定和完善公司資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一規(guī)劃公司資料存儲體系，建立資料檔案庫，確保資料存儲安全、有序。3.組織開展資料的收集、整理、歸檔、保管和借閱等工作。4.定期對公司資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和準確性。5.對資料管理工作進行總結和評估，提出改進措施和建議。（二）各部門職責1.負責本部門各類資料的產生、收集、整理和初步審核，并及時移交資料管理部門。2.明確本部門資料管理人員，配合資料管理部門開展資料管理相關工作。3.在資料使用過程中，嚴格遵守資料管理制度，確保資料的安全和有效利用。（三）資料管理人員職責1.按照資料管理制度要求，認真做好資料的日常管理工作，包括資料的收集、分類、整理、編目、裝訂等。2.負責資料的存儲和保管，確保資料存儲環(huán)境安全，防止資料損壞、丟失或泄露。3.做好資料的借閱登記和歸還工作，對借閱資料的使用情況進行跟蹤和監(jiān)督。4.協(xié)助各部門查找和提供所需資料，為公司運營提供資料支持服務。5.定期對所管理的資料進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)問題并向上級報告。四、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責資料的收集工作，確保資料產生后及時收集，不得延誤。2.收集的資料應完整、準確，涵蓋與業(yè)務活動相關的各種信息，包括紙質文件、電子文檔、圖表、數(shù)據(jù)等。3.對于外部獲取的資料，如供應商提供的資料、客戶反饋的信息等，應進行認真審核，確保其真實性和有效性。（二）整理規(guī)范1.資料管理人員對收集到的資料進行分類整理，按照資料類別和時間順序進行編號，建立清晰的資料索引。2.對紙質資料進行裝訂，確保頁面整齊、牢固，便于保存和查閱。3.對電子資料進行命名規(guī)范，按照資料類別、項目名稱、日期等要素進行命名，確保文件名清晰準確，便于檢索。4.對資料中的重復信息進行清理，避免資料冗余，提高資料的質量和管理效率。五、資料歸檔與保管（一）歸檔流程1.資料整理完成后，資料管理人員應及時將資料移交至資料檔案庫進行歸檔。2.歸檔時，應填寫歸檔清單，詳細記錄資料的名稱、編號、日期、歸檔人等信息，并將歸檔清單與資料一同存放。3.資料檔案庫應建立完善的目錄索引，便于快速查找和調閱資料。（二）保管方式1.資料檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保資料存儲環(huán)境安全可靠。2.紙質資料應存放在專用的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。3.電子資料應存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存放在異地，以應對突發(fā)情況。4.對于重要資料，應采取加密存儲等措施，確保資料的保密性。（三）保管期限1.各類資料的保管期限應根據(jù)相關法律法規(guī)及公司實際情況確定。2.一般行政文件類資料保管期限為[X]年，業(yè)務合同類資料保管期限為合同履行完畢后[X]年，財務資料類資料保管期限為[X]年，人力資源資料類資料保管期限為員工離職后[X]年，項目資料類資料保管期限為項目結束后[X]年，客戶資料類資料保管期限為與客戶業(yè)務關系結束后[X]年。3.對于涉及公司重大利益、法律糾紛或其他特殊情況的資料，應長期保管。六、資料借閱與使用（一）借閱申請1.公司內部人員因工作需要借閱資料時，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人審批后，交資料管理部門辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.資料管理部門對借閱申請進行審核，根據(jù)資料的重要性、保密性等因素決定是否批準借閱。2.對于涉及公司機密或重要業(yè)務的資料，需經(jīng)公司高層領導審批后方可借閱。（三）借閱登記1.資料管理部門批準借閱申請后，應在《資料借閱登記簿》上進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、編號、借閱日期、預計歸還日期等信息。2.借閱人應簽字確認，領取借閱資料。（四）使用要求1.借閱人應妥善保管借閱資料，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞資料。2.在資料使用過程中，應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露資料內容。3.如需對資料進行摘錄、引用等操作，應經(jīng)資料管理部門同意，并注明出處。（五）歸還手續(xù)1.借閱人應在預計歸還日期前歸還資料，如需延期歸還，應提前辦理延期手續(xù)。2.資料歸還時，資料管理人員應認真檢查資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應及時向借閱人追究責任。3.資料管理人員在確認資料完好無損后，在《資料借閱登記簿》上記錄歸還日期，并注銷借閱登記。七、資料保密與安全（一）保密措施1.公司應與涉及資料管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。2.對資料進行分類分級管理，根據(jù)資料的重要性和保密性程度，采取相應的保密措施。3.在資料存儲、傳輸和使用過程中，應采用加密技術等手段，確保資料的保密性。4.限制資料的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和使用相應級別的資料。（二）安全防范1.加強資料檔案庫的安全管理，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等安全設施，防止未經(jīng)授權的人員進入。2.定期對資料存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.制定資料安全應急預案，應對火災、水災、網(wǎng)絡攻擊等突發(fā)情況，確保在緊急情況下能夠及時保護資料安全。（三）違規(guī)處理1.對于違反資料保密制度和安全規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責任。八、資料清理與銷毀（一）清理周期1.資料管理部門應定期對資料進行清理，一般每年進行一次全面清查。2.根據(jù)資料的保管期限和實際使用情況，確定需要清理的資料清單。（二）銷毀審批1.對于需要銷毀的資料，資料管理部門應填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人審核后，報公司高層領導審批。（三）銷毀方式1.對于紙質資料，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保資料無法恢復。2.對于電子資料，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，并對存儲設備進行物理損壞，防止數(shù)據(jù)殘留。3.在銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、有效。（四）銷毀記錄1.資料管理