PAGE銀行業(yè)檔案保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，維護(hù)銀行業(yè)的正常運(yùn)營秩序，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及銀行業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本行及所屬各分支機(jī)構(gòu)、各部門在業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本行檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理過程的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，積極為銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理決策、內(nèi)部審計(jì)、合規(guī)檢查等工作提供有效支持，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本行檔案管理制度，制定和完善本行檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督全行各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.集中統(tǒng)一保管本行各類檔案，建立健全檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全存放。4.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)已過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。6.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為全行各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開展檔案編研工作，為銀行業(yè)務(wù)發(fā)展提供參考依據(jù)。7.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理的兼職人員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理部門開展本部門的檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中注意保護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱等申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)等，是記錄銀行業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)收支情況的重要依據(jù)。2.信貸檔案涵蓋貸款申請(qǐng)、審批、發(fā)放、回收等全過程的相關(guān)資料，如借款合同、擔(dān)保合同、評(píng)估報(bào)告、貸后檢查記錄等，對(duì)于防范信貸風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。3.業(yè)務(wù)檔案涉及各類銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件資料，如儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)檔案、對(duì)公業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案、國際業(yè)務(wù)檔案等，反映了銀行業(yè)務(wù)的具體開展情況。4.人事檔案包含員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、薪酬福利等方面的資料，是銀行人力資源管理的重要組成部分。5.行政檔案包括本行行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等，對(duì)保障銀行正常運(yùn)轉(zhuǎn)起到重要作用。6.科技檔案涉及銀行信息系統(tǒng)建設(shè)、軟件開發(fā)、設(shè)備維護(hù)等方面的技術(shù)資料，如系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、程序代碼、測試報(bào)告、設(shè)備清單等，是銀行科技工作的重要記錄。（二）編號(hào)規(guī)則1.為便于檔案的管理和查找，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用層次編碼法，由檔案類別代碼、年份代碼、流水號(hào)等部分組成。2.檔案類別代碼：根據(jù)上述檔案分類，分別賦予不同的代碼，如會(huì)計(jì)檔案用“KJ”表示，信貸檔案用“XD”表示等。3.年份代碼：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號(hào)。5.例如，一份2023年形成的會(huì)計(jì)憑證檔案，編號(hào)為“KJ230001”；一份2022年的信貸檔案中的借款合同，編號(hào)為“XD220123”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案管理制度的規(guī)定，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括正本、副本、附件、底稿等，確保能夠全面反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可理解性。（二）整理方法1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行整理，去除不必要的紙張、裝訂物等，保持檔案的整潔。3.按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于查找和管理。4.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。5.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行整理存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的保管（一）保管場所1.本行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年份、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引，方便快速檢索。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定執(zhí)行。一般會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，財(cái)務(wù)報(bào)告中年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年等。3.信貸檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)貸款的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素確定。一般情況下，短期貸款檔案保管期限為5年，中長期貸款檔案保管期限為10年或更長時(shí)間，直至貸款本息全部收回后若干年。4.其他各類檔案的保管期限按照本行檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.本行成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)已過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。2.對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保留；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分征求業(yè)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)本行主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記注銷，確保檔案賬實(shí)相符。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本行內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)經(jīng)本行主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）借閱規(guī)定1.本行內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄露的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整無損，如有問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人和保密期限。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.對(duì)檔案庫房、檔案存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)加強(qiáng)安全防范，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保檔案的安全存放。（二）安全管理1.本行應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案保管場所、存儲(chǔ)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)等的安全管理。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查維護(hù)，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備