PAGE項目檔案管理制度及規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項目決策、運營管理、經(jīng)驗總結(jié)及知識傳承提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目，包括但不限于工程項目、研發(fā)項目、營銷項目、管理咨詢項目等從項目啟動至結(jié)束全過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的項目檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)項目檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.全程參與原則項目檔案管理工作應(yīng)貫穿項目生命周期，從項目策劃階段開始，同步進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案與項目進(jìn)程緊密銜接。3.真實準(zhǔn)確原則項目檔案應(yīng)如實反映項目實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁虛假、篡改等行為。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于檢索、查詢和利用的原則，合理分類、科學(xué)編號，確保檔案能夠快速有效地為公司各項工作提供服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）項目檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善項目檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.負(fù)責(zé)項目檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.組織開展項目檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等工作。4.建立和維護項目檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。5.定期對項目檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全性和時效性。6.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機構(gòu)、相關(guān)部門及人員的溝通協(xié)調(diào)，辦理檔案移交、借閱、查詢等手續(xù)。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目檔案管理工作，明確項目檔案管理要求和責(zé)任人。2.督促項目團隊成員及時整理、歸檔項目文件資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.審核項目檔案的分類、編號、編目等內(nèi)容，對不符合要求的檔案提出整改意見。4.協(xié)助項目檔案管理部門做好項目檔案的移交、驗收等工作。（三）項目團隊成員職責(zé)1.按照項目檔案管理要求，及時收集、整理各自工作中形成的文件資料，并定期移交至項目檔案管理人員。2.確保所提供的檔案資料真實、準(zhǔn)確、完整，對檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.配合項目檔案管理部門進(jìn)行檔案的整理、歸檔、查詢等工作。三、項目檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設(shè)計文件等。2.項目實施過程文件項目管理文件，如項目計劃、進(jìn)度報告、變更記錄、會議紀(jì)要等。技術(shù)文件，如設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、試驗報告、技術(shù)總結(jié)等。商務(wù)文件，如合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、采購訂單、發(fā)票等。質(zhì)量文件，如質(zhì)量計劃、檢驗報告、質(zhì)量驗收記錄等。安全文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、事故報告等。其他與項目實施相關(guān)的文件，如來往信函、通知、報表等。3.項目驗收文件包括項目驗收申請、驗收報告、驗收證書、用戶反饋等。4.項目總結(jié)文件項目結(jié)束后，項目團隊?wèi)?yīng)撰寫項目總結(jié)報告，總結(jié)項目成果、經(jīng)驗教訓(xùn)、存在問題及改進(jìn)建議等。（二）收集要求1.項目團隊成員應(yīng)按照各自職責(zé)，及時收集項目工作中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件、客戶提供的文件等，應(yīng)進(jìn)行簽收、登記，并及時移交至項目檔案管理人員。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用易褪色材料書寫或繪制。4.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類項目檔案應(yīng)按照項目生命周期、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類。一般可分為項目前期、項目實施、項目驗收、項目總結(jié)等類別，每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干二級類目。例如，項目實施類可進(jìn)一步分為項目管理、技術(shù)、商務(wù)、質(zhì)量、安全等二級類目。2.編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和實用性原則。編號可采用“項目編號檔案類別代碼順序號”的格式，其中項目編號為公司統(tǒng)一編制的項目標(biāo)識代碼，檔案類別代碼為根據(jù)檔案分類確定的兩位字母代碼，順序號為該類別檔案的流水號。例如，某項目的一份技術(shù)方案檔案編號為“XM001JS005”，表示該檔案屬于項目編號為XM001的項目，技術(shù)類檔案，順序號為005。3.編目檔案編目應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等內(nèi)容。題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件形成日期，責(zé)任者應(yīng)填寫文件的撰寫、編制或簽署人員，保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和利用價值確定，密級應(yīng)按照國家相關(guān)保密規(guī)定和公司保密制度進(jìn)行標(biāo)注。四、項目檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.項目團隊成員將整理好的項目檔案定期移交至項目檔案管理人員。2.項目檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對符合要求的檔案進(jìn)行分類、編號、編目，并按照檔案存儲要求進(jìn)行裝訂、上架。4.將歸檔的項目檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案應(yīng)按照類別、年度、項目順序進(jìn)行排列上架，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找。2.電子檔案存儲電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全性和保密性。五、項目檔案的借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項目檔案，應(yīng)填寫《項目檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.項目檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)項目檔案管理部門同意，并注明復(fù)印或摘錄的范圍和用途。4.涉及公司機密或重要商業(yè)信息的項目檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.項目檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供項目檔案的查閱、咨詢等服務(wù)，幫助解決工作中遇到的問題。2.定期組織項目檔案的整理和編研工作，編寫項目檔案專題資料、案例分析等，為公司項目管理、決策提供參考依據(jù)。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，開展項目檔案的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和共享，提高檔案利用效率。六、項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則項目檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，綜合考慮項目的性質(zhì)、規(guī)模、周期等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)評估。（二）鑒定組織公司成立項目檔案鑒定小組，由項目檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性檢查檔案是否齊全，是否涵蓋項目生命周期各個階段的主要文件資料。2.檔案的準(zhǔn)確性核實檔案內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，簽字蓋章是否齊全。3.檔案的價值評估檔案對公司項目管理、決策、歷史研究等方面的價值，判斷其是否具有保存意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的項目檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《項目檔案銷毀申請表》，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的項目檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等內(nèi)容。銷毀清單一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交公司財務(wù)部門作為資產(chǎn)核銷依據(jù)。3.銷毀項目檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司建立項目檔案管理監(jiān)督機制，定期對項目檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。項目檔案管理部門應(yīng)定期向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報項目檔案管理工作情況，接受公司內(nèi)部審計和監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查項目檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，是否存在違反制度規(guī)定的行為。2.檔案管理工作質(zhì)量檢查項目檔案的收集、整理、歸檔、存儲、借閱、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，是否便于利用。（三）問題整