PAGE嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行公函制度一、總則（一）目的為加強公司/組織內(nèi)部溝通與協(xié)作，規(guī)范公函的使用，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時、高效，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本公函制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、公司/組織與外部合作伙伴、客戶、政府部門等之間的公函往來。（三）公函定義公函是公司/組織在業(yè)務(wù)活動中用于正式溝通、告知、請求、答復(fù)等事項的書面文件，具有法定效力和規(guī)范格式。二、公函分類及適用場景（一）正式公函1.適用場景用于重要事項的溝通、決策、審批等，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大項目合作、重要人事任免等。2.格式要求標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括公函主題，一般采用“關(guān)于[具體事項]的函”格式。編號：按照公司/組織規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，以便存檔和查詢。主送單位：明確公函的接收對象，應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡稱。正文：內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密、語言規(guī)范，開頭應(yīng)簡要說明發(fā)函目的，主體部分詳細(xì)闡述事項內(nèi)容，結(jié)尾應(yīng)明確提出要求、請求或期望回復(fù)的期限等。落款：加蓋公司/組織公章，并注明發(fā)函日期。（二）普通公函1.適用場景用于一般性業(yè)務(wù)溝通、信息傳遞、日常事務(wù)處理等，如工作安排、業(yè)務(wù)咨詢、會議通知等。2.格式要求標(biāo)題：可簡化為“[具體事項]函”。編號：可根據(jù)實際情況選擇是否編號。主送單位：同正式公函要求。正文：內(nèi)容簡潔明了，重點突出，語言通俗易懂。落款：同正式公函要求。（三）便函1.適用場景用于臨時性、非正式的溝通，如內(nèi)部工作協(xié)調(diào)、個人之間的信息交流等。2.格式要求標(biāo)題：可不寫標(biāo)題。編號：一般不編號。主送單位：可直接寫對方姓名或部門簡稱。正文：內(nèi)容簡短，表述隨意，但應(yīng)清晰傳達(dá)信息。落款：注明發(fā)函人姓名及日期，可不加蓋公章。三、公函起草與審核（一）起草1.公函起草應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或人員負(fù)責(zé)，根據(jù)公函的性質(zhì)和內(nèi)容確定起草人。2.起草人應(yīng)全面了解公函所涉及的事項，收集相關(guān)資料，確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.公函起草應(yīng)遵循以下原則：合法性原則：符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。準(zhǔn)確性原則：語言表達(dá)準(zhǔn)確無誤，避免歧義。完整性原則：涵蓋公函所需的各項要素，無遺漏。規(guī)范性原則：符合公司/組織規(guī)定的公函格式和排版要求。（二）審核1.公函起草完成后，應(yīng)提交至部門負(fù)責(zé)人進行審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點審核公函內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、公司政策及業(yè)務(wù)要求，語言表達(dá)是否清晰、準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范等。3.對于重要事項的公函，還應(yīng)提交至公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)進行審批。4.審核人應(yīng)在公函上簽署審核意見，如同意、修改意見或不同意等，并注明審核日期。四、公函發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.公函審核通過后，由起草人負(fù)責(zé)按照規(guī)定的發(fā)送方式進行發(fā)送。2.發(fā)送方式包括郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等，應(yīng)根據(jù)公函的緊急程度、重要性及接收對象的實際情況選擇合適的發(fā)送方式。3.對于重要公函，應(yīng)采用郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)方式，并要求對方簽收確認(rèn)；對于一般性公函，可采用電子郵件發(fā)送，但應(yīng)確保郵件內(nèi)容清晰、完整，并保留郵件發(fā)送記錄。4.發(fā)送公函時，應(yīng)填寫《公函發(fā)送登記表》，詳細(xì)記錄公函編號、標(biāo)題、主送單位、發(fā)送日期、發(fā)送方式、簽收情況等信息。（二）接收1.公函接收人應(yīng)及時查收公函，確保不延誤重要信息的處理。2.接收公函時，應(yīng)仔細(xì)核對公函的編號、標(biāo)題、主送單位等信息，確認(rèn)無誤后簽字接收。3.對于通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的公函，接收人應(yīng)在收到公函后及時將簽收情況反饋給發(fā)送人；對于電子郵件接收的公函，接收人應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)收到。4.接收人應(yīng)將公函按照公司/組織規(guī)定的文件管理流程進行登記、存檔，并及時傳遞給相關(guān)部門或人員進行處理。五、公函處理與反饋（一）處理1.公函接收部門或人員應(yīng)根據(jù)公函內(nèi)容及時進行處理，明確責(zé)任人和處理期限。2.對于需要回復(fù)的公函，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)給予準(zhǔn)確、詳細(xì)的答復(fù)；對于需要辦理的事項，應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求及時辦理，并將辦理結(jié)果反饋給發(fā)函方。3.在公函處理過程中，如遇問題或需要協(xié)調(diào)其他部門，應(yīng)及時溝通協(xié)商，確保公函事項得到妥善解決。4.公函處理完成后，處理人應(yīng)在公函上注明處理情況，并簽字確認(rèn)。（二）反饋1.公函回復(fù)應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的格式和要求進行撰寫，內(nèi)容應(yīng)針對發(fā)函方的問題或請求進行明確答復(fù)，語言表達(dá)應(yīng)禮貌、得體。2.回復(fù)公函時，應(yīng)同時抄送相關(guān)部門或人員，以便于信息共享和協(xié)同工作。3.對于重要公函的回復(fù)，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后再發(fā)送；對于涉及公司/組織重大決策或利益的公函回復(fù)，還應(yīng)提交至公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公函反饋后，應(yīng)及時跟蹤對方的接收情況，確保信息傳遞的暢通。六、公函存檔與保管（一）存檔1.公函處理完畢后，應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的文件存檔要求進行整理、編號，并及時歸檔。2.公函存檔應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，確保檔案的完整性和可查閱性。3.紙質(zhì)公函應(yīng)按照年度、類別、編號順序進行裝訂成冊，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息；電子公函應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行存儲，并建立索引目錄，便于檢索查詢。（二）保管1.公函檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全和保密。2.公函檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)公司/組織規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求確定，一般分為短期、中期和長期保管。3.對于超過保管期限的公函檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，銷毀時應(yīng)填寫《公函檔案銷毀登記表》，注明檔案名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。七、公函保密規(guī)定（一）保密范圍公函中涉及的公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等均屬于保密范圍。（二）保密措施1.公函起草、審核、發(fā)送、接收、處理等過程中，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公函內(nèi)容。2.公函應(yīng)在規(guī)定的保密環(huán)境下進行處理，如在辦公室內(nèi)、加密的電子設(shè)備中等。3.對于涉及保密內(nèi)容的公函，應(yīng)采用加密郵件、密封郵寄等方式進行發(fā)送，并在公函上注明“機密”字樣。4.公函檔案保管人員應(yīng)妥善保管公函檔案，防止檔案丟失、被盜或被篡改；未經(jīng)授權(quán)，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播公函檔案。（三）責(zé)任追究對于違反公函保密規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告批評、罰款、解除勞動合同等；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。八、公函使用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司/組織應(yīng)建立公函使用監(jiān)督機制，定期對公函的起草、審核、發(fā)送、接收、處理、反饋等環(huán)節(jié)進行檢查，確保公函制度的嚴(yán)格執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.公函格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.公函處理是否及時，回復(fù)是否符合要求。3.公函檔案存檔是否規(guī)范，保管是否安全。4.公函