PAGE酒店辦公室用章制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店辦公室印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)酒店的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于酒店辦公室各類印章的管理與使用，包括但不限于酒店公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章以及其他部門專用章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)定。2.審批把關(guān)原則：所有印章使用均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用章事項(xiàng)合法合規(guī)、真實(shí)有效。3.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管與使用，明確其職責(zé)和權(quán)限。4.安全保密原則：加強(qiáng)印章保管，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，確保印章使用信息的安全保密。二、印章的種類及用途（一）酒店公章1.用途以酒店名義對(duì)外發(fā)布的重要文件、通知、公告等。酒店與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議。酒店出具的各類證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證等的復(fù)印件加蓋公章。其他需要以酒店名義蓋章確認(rèn)的重要事項(xiàng)。2.說明酒店公章代表酒店的最高權(quán)力象征，具有權(quán)威性和法律效力，使用時(shí)需謹(jǐn)慎審核相關(guān)文件內(nèi)容。（二）合同專用章1.用途專門用于酒店對(duì)外簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.說明使用合同專用章簽訂的合同具有明確的法律約束力，蓋章前必須對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同內(nèi)容符合酒店利益和法律法規(guī)要求。（三）財(cái)務(wù)專用章1.用途用于酒店財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。銀行賬戶開戶、銷戶、變更預(yù)留印鑒等手續(xù)。財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)等文件的蓋章確認(rèn)。2.說明財(cái)務(wù)專用章的使用直接涉及酒店資金安全和財(cái)務(wù)管理，必須嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和審批流程進(jìn)行操作，確保財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（四）法人章1.用途在特定情況下，代表酒店法人行使職權(quán)，如辦理銀行貸款、重大決策文件簽署等。與法人身份相關(guān)的法律文件、授權(quán)委托書等的蓋章。2.說明法人章的使用需經(jīng)法人書面授權(quán)，并嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和程序進(jìn)行操作，確保法人意志的準(zhǔn)確體現(xiàn)和合法執(zhí)行。（五）部門專用章1.用途各部門根據(jù)工作需要自行設(shè)定的專用章，用于本部門內(nèi)部的文件往來、業(yè)務(wù)聯(lián)系、證明開具等特定事項(xiàng)。2.說明部門專用章的使用范圍僅限于本部門內(nèi)部，不得對(duì)外使用或超越授權(quán)范圍使用。各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)保管，并建立使用登記制度。三、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)印章保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理制度。2.確保印章存放安全，做到專柜存放、專人保管、鑰匙隨身攜帶，防止印章被盜用或丟失。3.對(duì)印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用章時(shí)間、用章事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息，確保登記內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（二）保管地點(diǎn)1.酒店公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章應(yīng)存放于酒店辦公室的專用保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人員專人保管，不得隨意交予他人。2.部門專用章應(yīng)存放于各部門指定的安全地點(diǎn)，由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管，并建立相應(yīng)的保管制度。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在酒店辦公室負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下，對(duì)印章的數(shù)量、完好情況、使用記錄等進(jìn)行逐一核對(duì)，并填寫印章交接清單。2.交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，酒店辦公室留存一份備案。交接清單應(yīng)詳細(xì)記錄印章名稱、交接時(shí)間、交接人、監(jiān)交人等信息，并由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。四、印章的使用流程（一）申請(qǐng)1.用章申請(qǐng)人需填寫《酒店印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表應(yīng)附有用章文件的原件或復(fù)印件，確保文件內(nèi)容清晰、完整，符合用章要求。（二）審批1.根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照酒店規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般性文件用章，由部門負(fù)責(zé)人審批后，即可到辦公室用章。涉及酒店重大決策、經(jīng)濟(jì)合同、重要證明等文件用章，需經(jīng)酒店總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核用章申請(qǐng)內(nèi)容，確保用章事項(xiàng)合法合規(guī)、真實(shí)有效，并在申請(qǐng)表上簽署審批意見和姓名。（三）用章1.經(jīng)審批同意后，用章申請(qǐng)人持《酒店印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件到印章保管人員處用章。2.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行用章操作，核對(duì)用章文件內(nèi)容與申請(qǐng)表一致后，在用章文件上加蓋相應(yīng)印章，并在《酒店印章使用登記表》上記錄用章時(shí)間、用章事項(xiàng)、批準(zhǔn)人、用章人等信息。3.用章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。同時(shí)，要注意保護(hù)印章的清潔，避免印章沾污或損壞。（四）登記與存檔1.印章保管人員在用章后，應(yīng)及時(shí)將《酒店印章使用申請(qǐng)表》和《酒店印章使用登記表》進(jìn)行整理歸檔，以便日后查閱和審計(jì)。2.用章文件的原件或復(fù)印件應(yīng)按照酒店檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，確保文件資料的完整性和可追溯性。五、特殊情況用章規(guī)定（一）緊急情況用章1.在緊急情況下，如涉及酒店重大利益、客戶緊急需求等，無法按照正常審批流程進(jìn)行用章時(shí)，用章申請(qǐng)人應(yīng)電話或口頭向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，并獲得領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先行用章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.事后補(bǔ)辦審批手續(xù)時(shí)，用章申請(qǐng)人應(yīng)填寫《酒店印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明緊急情況的原因、用章時(shí)間、用章事項(xiàng)等信息，并附上相關(guān)證明材料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后交印章保管人員備案。（二）異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地用章時(shí)，原則上應(yīng)將用章文件寄回酒店，按照正常用章流程進(jìn)行審批和用章。2.如因特殊情況無法寄回文件，需在異地用章的，用章申請(qǐng)人應(yīng)提前向酒店辦公室提出申請(qǐng)，說明異地用章的原因、用章文件內(nèi)容、用章時(shí)間等信息，并經(jīng)酒店總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.酒店辦公室應(yīng)與用章申請(qǐng)人保持密切溝通，確保異地用章的合法性和準(zhǔn)確性。用章申請(qǐng)人在異地用章后，應(yīng)及時(shí)將用章文件的復(fù)印件寄回酒店存檔，并在《酒店印章使用登記表》上注明異地用章情況。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因酒店機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由酒店辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，發(fā)布印章停用通知。2.印章停用通知應(yīng)明確印章名稱、停用時(shí)間、停用原因等信息，并要求各部門停止使用該印章。（二）銷毀1.停用的印章應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀，以防止印章被誤用或?yàn)E用。銷毀印章時(shí)，必須由酒店辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門共同進(jìn)行監(jiān)督。2.銷毀印章的方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。（三）存檔銷毀印章的記錄應(yīng)作為酒店重要檔案資料進(jìn)行保存，保存期限按照酒店檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.酒店辦公室負(fù)責(zé)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)《酒店印章使用申請(qǐng)表》、《酒店印章使用登記表》等進(jìn)行核對(duì)，確保用章流程規(guī)范、審批手續(xù)齊全。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)涉及財(cái)務(wù)印章的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查財(cái)務(wù)印章的使用是否符合財(cái)務(wù)制度和審批流程，防止財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門專用章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保專用章在規(guī)定范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或違規(guī)使用。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門對(duì)印章管理情況的調(diào)查和審計(jì)工作。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況向上級(jí)主管部門報(bào)告。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印章。2.超越審批范圍使用印章。3.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。4.盜用、冒用、私刻印章。5.因保管不善導(dǎo)致印章丟失、損壞或被盜用。6.其他違反印章管理制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)使用印章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、開除等。2.因違規(guī)使用印章給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)