PAGE員工管理信息規(guī)范制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司員工管理信息的收集、存儲(chǔ)、使用、共享、保護(hù)等活動(dòng)，確保員工信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，維護(hù)員工合法權(quán)益，促進(jìn)公司人力資源管理的規(guī)范化和科學(xué)化，保障公司的正常運(yùn)營(yíng)。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、供應(yīng)商等涉及員工信息交互的相關(guān)方。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保員工管理信息活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：確保收集、記錄的員工信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.保密性原則：對(duì)員工信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露、不當(dāng)使用或未經(jīng)授權(quán)的訪問。4.必要性原則：僅收集與人力資源管理及公司運(yùn)營(yíng)必要相關(guān)的員工信息，避免過度收集。5.安全性原則：采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)和管理措施，保障員工信息在存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中的安全。二、員工信息收集（一）收集范圍1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、民族、婚姻狀況、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.教育背景：學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。3.工作經(jīng)歷：過往工作單位、職位、工作起止時(shí)間、工作職責(zé)及業(yè)績(jī)等。4.崗位信息：入職時(shí)間、所在部門、崗位名稱、崗位級(jí)別、勞動(dòng)合同期限等。5.薪酬福利信息：薪資結(jié)構(gòu)、工資標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)金、津貼、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等。6.考勤休假信息：出勤記錄、請(qǐng)假情況、加班情況、休假類型及時(shí)間等。7.培訓(xùn)與發(fā)展信息：參加的內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成果等。8.績(jī)效考核信息：考核周期、考核結(jié)果、績(jī)效評(píng)估指標(biāo)及得分等。9.獎(jiǎng)懲信息：獲得的獎(jiǎng)勵(lì)、受到的處罰及原因、獎(jiǎng)懲時(shí)間等。10.其他必要信息：根據(jù)公司管理需要及法律法規(guī)要求收集的其他相關(guān)信息。（二）收集方式1.入職登記：?jiǎn)T工入職時(shí)，通過填寫入職登記表等方式提供基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等相關(guān)信息。2.日常工作記錄：各部門通過考勤系統(tǒng)、工作匯報(bào)、績(jī)效評(píng)估等日常管理工作收集員工的考勤休假、工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)參與等信息。3.專項(xiàng)調(diào)查：根據(jù)公司特定管理需求，如薪酬調(diào)整調(diào)研、員工滿意度調(diào)查等，通過問卷調(diào)查、面談等方式收集相關(guān)信息。（三）收集要求1.明確告知目的：在收集員工信息前，應(yīng)向員工明確說明收集信息的目的、范圍、方式以及信息使用的規(guī)則，確保員工知曉并同意。2.合法合規(guī)獲取：通過合法、正當(dāng)、合理的途徑收集員工信息，不得采取欺詐、脅迫、誘導(dǎo)等不正當(dāng)手段。3.避免重復(fù)收集：盡量避免重復(fù)收集員工已提供的信息，如需補(bǔ)充或更新，應(yīng)向員工說明原因及必要性。三、員工信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：利用公司內(nèi)部的人力資源管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等電子設(shè)備存儲(chǔ)員工信息，確保數(shù)據(jù)的電子化管理和方便查詢。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于一些重要的原始文件（如勞動(dòng)合同、入職登記表等），可進(jìn)行紙質(zhì)存檔，并建立相應(yīng)的檔案管理制度，確保紙質(zhì)檔案的安全存放和有序管理。（二）存儲(chǔ)安全1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采取防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致員工信息泄露。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)員工信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份周期可根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化頻率確定，如每周或每月進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。3.存儲(chǔ)設(shè)備管理：對(duì)存儲(chǔ)員工信息的服務(wù)器、存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制訪問權(quán)限，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的可靠性。4.存儲(chǔ)環(huán)境安全：確保存儲(chǔ)員工信息的場(chǎng)所具備防火、防潮、防盜、防蟲等安全條件，保障信息存儲(chǔ)的物理環(huán)境安全。（三）存儲(chǔ)期限1.基本信息：?jiǎn)T工在職期間，基本信息應(yīng)持續(xù)存儲(chǔ)，以便公司進(jìn)行日常管理和人力資源決策。員工離職后，基本信息應(yīng)至少保存[X]年，以滿足法律法規(guī)及公司審計(jì)、查詢等需求。2.其他信息：根據(jù)信息的性質(zhì)和用途，確定合理的存儲(chǔ)期限。例如，薪酬福利信息、考勤休假信息等可保存[X]年，績(jī)效考核信息、培訓(xùn)與發(fā)展信息等可保存[X]年，獎(jiǎng)懲信息應(yīng)長(zhǎng)期保存。四、員工信息使用（一）使用目的1.人力資源管理決策：為員工招聘、培訓(xùn)、晉升、薪酬調(diào)整、績(jī)效考核等人力資源管理活動(dòng)提供依據(jù)。2.公司運(yùn)營(yíng)管理：輔助公司進(jìn)行業(yè)務(wù)規(guī)劃、資源分配、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等運(yùn)營(yíng)管理決策，以提高公司整體運(yùn)營(yíng)效率。3.合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)管理：確保公司在人力資源管理過程中符合法律法規(guī)要求，識(shí)別和應(yīng)對(duì)潛在的人力資源風(fēng)險(xiǎn)。（二）使用權(quán)限1.人力資源部門：負(fù)責(zé)員工信息的綜合管理和使用，有權(quán)根據(jù)公司人力資源管理需求查詢、統(tǒng)計(jì)、分析員工信息，為各項(xiàng)人力資源決策提供支持。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門：在其職責(zé)范圍內(nèi)，經(jīng)授權(quán)可查詢與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的員工信息，如招聘部門可查詢應(yīng)聘人員信息，培訓(xùn)部門可查詢員工培訓(xùn)需求信息等。3.高級(jí)管理人員：根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)可獲取特定員工的相關(guān)信息，用于公司戰(zhàn)略決策、整體管理等目的。（三）使用規(guī)范1.基于工作需要：?jiǎn)T工信息的使用應(yīng)嚴(yán)格基于公司人力資源管理及運(yùn)營(yíng)的實(shí)際工作需要，不得超出規(guī)定范圍使用。2.授權(quán)審批：涉及重要員工信息的使用或跨部門使用員工信息時(shí)，應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)審批流程，確保信息使用的合法性和合理性。3.?信息共享與協(xié)作：在公司內(nèi)部不同部門之間因工作需要共享員工信息時(shí)，應(yīng)遵循信息共享的相關(guān)規(guī)定，明確共享的目的、范圍、方式及雙方的責(zé)任，確保信息共享過程中的安全和保密。4.信息分析與報(bào)告：對(duì)員工信息進(jìn)行分析和生成報(bào)告時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和客觀性，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)符合公司管理需求，不得提供虛假或誤導(dǎo)性信息。五、員工信息共享（一）共享范圍1.公司內(nèi)部部門間共享：根據(jù)人力資源管理及公司運(yùn)營(yíng)需要，在人力資源部門、各業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門之間共享員工信息，以支持協(xié)同工作和業(yè)務(wù)流程的順暢運(yùn)行。2.外部合作伙伴共享：在與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、供應(yīng)商等合作過程中，為滿足合作需求，經(jīng)員工同意后，可向其共享必要的員工信息，但應(yīng)嚴(yán)格控制共享范圍和內(nèi)容。（二）共享原則1.合法合規(guī)原則：確保員工信息共享活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得違反法律法規(guī)規(guī)定向第三方共享員工信息。2.最小化原則：僅向合作方共享為實(shí)現(xiàn)合作目的所必需的員工信息，避免過度共享。3.安全保障原則：要求合作方采取與公司同等的安全保護(hù)措施，確保共享員工信息的安全性，防止信息泄露或不當(dāng)使用。4.員工同意原則：在向外部合作伙伴共享員工信息前，應(yīng)事先征得員工的明確同意，并告知員工共享的目的、范圍、合作伙伴信息及員工享有的權(quán)利等。（三）共享流程1.內(nèi)部共享流程：需求部門填寫員工信息共享申請(qǐng)表，說明共享目的、共享信息內(nèi)容、接收部門等。申請(qǐng)表經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至人力資源部門。人力資源部門審核申請(qǐng)表，確認(rèn)共享需求的合理性和必要性，如審核通過，進(jìn)行信息共享操作，并記錄共享情況。2.外部共享流程：需求部門填寫員工信息外部共享申請(qǐng)表，詳細(xì)說明共享目的、合作項(xiàng)目、共享信息內(nèi)容、合作伙伴情況等。申請(qǐng)表經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后（涉及敏感信息共享的，還需經(jīng)法務(wù)部門審核），提交至人力資源部門。人力資源部門向員工發(fā)送信息共享告知書，征得員工同意后，與合作伙伴簽訂信息共享協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)及安全保護(hù)責(zé)任。按照協(xié)議約定，向合作伙伴共享員工信息，并對(duì)共享過程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。六、員工信息保護(hù)（一）安全措施1.技術(shù)防護(hù)措施：采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，對(duì)員工信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中被竊取或篡改。2.人員安全管理：加強(qiáng)對(duì)涉及員工信息管理的工作人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，明確其崗位職責(zé)和信息安全責(zé)任，簽訂保密協(xié)議，防止內(nèi)部人員因疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致信息泄露。3.安全審計(jì)與監(jiān)控：建立信息安全審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)員工信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì)，監(jiān)控信息訪問行為和系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。（二）保密義務(wù)1.公司員工：公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度及公司保密規(guī)定，對(duì)知悉的員工信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)第三方。2.合作方人員：與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、供應(yīng)商等相關(guān)方的工作人員，在接觸公司員工信息過程中，應(yīng)承擔(dān)同等的保密義務(wù)，公司有權(quán)要求其簽署保密協(xié)議。（三）信息安全事件處理1.事件報(bào)告：一旦發(fā)現(xiàn)員工信息安全事件（如信息泄露、系統(tǒng)故障等），相關(guān)人員應(yīng)立即向公司信息安全管理部門報(bào)告，并詳細(xì)說明事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及信息內(nèi)容、可能造成的影響等情況。2.應(yīng)急處理：信息安全管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施控制事件影響范圍，如暫停相關(guān)信息系統(tǒng)服務(wù)、進(jìn)行數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、調(diào)查事件原因等。3.事件調(diào)查與整改：對(duì)信息安全事件進(jìn)行深入調(diào)查，分析事件發(fā)生的原因，確定責(zé)任主體，采取相應(yīng)的整改措施，防止類似事件再次發(fā)生。同時(shí)，按照法律法規(guī)要求，及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告事件情況，并配合做好后續(xù)處理工作。七、員工信息查詢與更正（一）查詢權(quán)利1.員工本人查詢：?jiǎn)T工有權(quán)在合理時(shí)間內(nèi)，按照公司規(guī)定的程序查詢自己的個(gè)人信息。查詢時(shí)，員工應(yīng)向公司提交書面申請(qǐng)，說明查詢目的和范圍。2.查詢內(nèi)容：?jiǎn)T工可查詢的信息包括基本信息、崗位信息、薪酬福利信息、考勤休假信息、培訓(xùn)與發(fā)展信息、績(jī)效考核信息等，但涉及公司商業(yè)秘密、其他員工隱私等法律法規(guī)規(guī)定不得公開的信息除外。3.查詢方式：公司應(yīng)提供便捷的查詢方式，如通過人力資源管理系統(tǒng)在線查詢、提供紙質(zhì)查詢結(jié)果等，確保員工能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取自己的信息。（二）更正權(quán)利1.信息更正申請(qǐng)：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)自己的個(gè)人信息存在錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確時(shí)，有權(quán)向公司提出更正申請(qǐng)。更正申請(qǐng)應(yīng)采用書面形式，詳細(xì)說明需要更正的信息內(nèi)容及錯(cuò)誤原因。2.審核與處理：公司收到員工更正申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。對(duì)于能夠確認(rèn)錯(cuò)誤的信息，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行更正，并通知員工更正結(jié)果。對(duì)于需要進(jìn)一步核實(shí)或涉及其他部門的信息更正，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)告知員工處理進(jìn)度。3.記錄與存檔：對(duì)員工的信息查詢和更正申請(qǐng)及處理結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，并妥善