PAGE外包材料管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外包材料管理，規(guī)范外包材料采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用及核銷等流程，確保外包材料質(zhì)量合格、使用合理、成本可控，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外包材料的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：外包材料的采購(gòu)、使用等活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.質(zhì)量第一原則：確保所采購(gòu)的外包材料質(zhì)量可靠，滿足公司生產(chǎn)及產(chǎn)品質(zhì)量需求。3.成本效益原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本及使用成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在外包材料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)外包材料供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估與選擇，建立合格供應(yīng)商名錄。2.根據(jù)生產(chǎn)需求，制定外包材料采購(gòu)計(jì)劃，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量采購(gòu)所需材料。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，確保材料及時(shí)到貨。（二）質(zhì)量部門1.制定外包材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)外包材料進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。2.對(duì)不合格外包材料進(jìn)行判定，并監(jiān)督處理，防止不合格材料進(jìn)入公司。3.定期對(duì)外包材料質(zhì)量狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)建議，推動(dòng)供應(yīng)商質(zhì)量提升。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)外包材料的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管及發(fā)放工作，確保材料存儲(chǔ)安全、完好。2.建立外包材料庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，保證賬實(shí)相符。3.根據(jù)生產(chǎn)部門需求，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)放外包材料，做好發(fā)放記錄。（四）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，合理領(lǐng)用外包材料，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)對(duì)外包材料的使用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，避免浪費(fèi)和不合理使用。3.及時(shí)反饋外包材料在使用過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核外包材料采購(gòu)合同及相關(guān)費(fèi)用支出，確保資金支付合規(guī)。2.對(duì)外包材料采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供成本數(shù)據(jù)支持決策。3.監(jiān)督外包材料庫(kù)存管理情況，參與庫(kù)存盤點(diǎn)工作。三、采購(gòu)管理（一）供應(yīng)商管理1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格等方面。2.建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和合作的依據(jù)。3.對(duì)于合格供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、保密協(xié)議等相關(guān)協(xié)議，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)審，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存情況，提前向采購(gòu)部門提供外包材料需求預(yù)測(cè)。2.采購(gòu)部門結(jié)合生產(chǎn)需求預(yù)測(cè)和庫(kù)存狀況，制定外包材料采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門審核，確保計(jì)劃的合理性和可行性。審核通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)工作的依據(jù)。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)合同條款。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確材料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過(guò)后方可簽訂合同。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（四）采購(gòu)過(guò)程跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)訂單跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如供應(yīng)商延遲交貨、質(zhì)量問(wèn)題等，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施解決問(wèn)題。3.定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行總結(jié)和分析，評(píng)估采購(gòu)工作績(jī)效，不斷改進(jìn)采購(gòu)管理工作。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司要求，制定外包材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確材料的外觀、尺寸、性能、化學(xué)成分等方面的驗(yàn)收要求。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在采購(gòu)合同中明確約定，作為驗(yàn)收的依據(jù)。（二）驗(yàn)收流程1.外包材料到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)通知質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.材料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)核對(duì)送貨單與采購(gòu)合同的一致性，確認(rèn)無(wú)誤后通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。3.質(zhì)量部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)外包材料進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用抽檢、全檢等方式進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的材料出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收不合格的材料出具不合格報(bào)告。4.驗(yàn)收合格的材料辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的材料由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（三）驗(yàn)收記錄1.質(zhì)量部門應(yīng)做好外包材料驗(yàn)收記錄，記錄包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果、驗(yàn)收人員等信息。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為質(zhì)量追溯和質(zhì)量分析的依據(jù)。五、存儲(chǔ)管理(一)倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)外包材料的特性、用途、存儲(chǔ)要求等，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)空間，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、退貨區(qū)等。2.對(duì)易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。(二)入庫(kù)管理1.驗(yàn)收合格的外包材料，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，按照規(guī)定進(jìn)行存放。2.入庫(kù)材料應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，注明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫(kù)日期等信息。3.建立入庫(kù)臺(tái)賬，記錄入庫(kù)材料明細(xì)，確保賬實(shí)相符。(三)存儲(chǔ)保管1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)的外包材料進(jìn)行檢查，確保材料存儲(chǔ)安全、完好，防止材料損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。2.對(duì)于有保質(zhì)期要求的材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期檢查保質(zhì)期，臨近保質(zhì)期的材料應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門處理。3.做好倉(cāng)庫(kù)的防潮、防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境符合材料存儲(chǔ)要求。(四)出庫(kù)管理1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃填寫(xiě)外包材料領(lǐng)料單，經(jīng)相關(guān)部門審批后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取材料。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門按照領(lǐng)料單發(fā)放材料，核對(duì)領(lǐng)料單與庫(kù)存臺(tái)賬的一致性，確保發(fā)放材料的品種、規(guī)格、數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.發(fā)放材料時(shí)，應(yīng)做好發(fā)放記錄，記錄包括領(lǐng)料日期、領(lǐng)料部門、材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)料人等信息。4.對(duì)于超計(jì)劃領(lǐng)料或非生產(chǎn)領(lǐng)料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得發(fā)放。六、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)合理領(lǐng)用外包材料，嚴(yán)格控制材料消耗，杜絕浪費(fèi)。2.領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)規(guī)范的領(lǐng)料單，注明材料用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。3.對(duì)于貴重或稀缺的外包材料，應(yīng)實(shí)行限額領(lǐng)料制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。（二）使用監(jiān)督與控制1.生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外包材料使用過(guò)程的監(jiān)督，確保材料按照規(guī)定的工藝要求和操作規(guī)程使用。2.發(fā)現(xiàn)材料使用過(guò)程中存在浪費(fèi)、不合理使用等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行糾正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行教育和處罰。3.定期對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中的材料消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，找出消耗異常的原因，采取針對(duì)性措施進(jìn)行改進(jìn)，降低材料消耗成本。（三）剩余材料管理1.生產(chǎn)任務(wù)完成后，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)清理剩余的外包材料，并辦理退庫(kù)手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門對(duì)退庫(kù)的剩余材料進(jìn)行驗(yàn)收，符合要求后辦理入庫(kù)手續(xù)。3.對(duì)于可重復(fù)使用的剩余材料，應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)生產(chǎn)使用；對(duì)于不可再利用的剩余材料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。七、核銷管理（一）核銷流程1.生產(chǎn)部門在完成生產(chǎn)任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)外包材料的實(shí)際使用量，并填寫(xiě)外包材料核銷表。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)領(lǐng)料記錄和退庫(kù)記錄，核對(duì)生產(chǎn)部門填寫(xiě)的外包材料核銷表，確保賬實(shí)相符。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同、入庫(kù)單、領(lǐng)料單、核銷表等相關(guān)資料，對(duì)外包材料的采購(gòu)成本、使用成本進(jìn)行核算和核銷。4.核銷過(guò)程中發(fā)現(xiàn)差異的，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整和處理。（二）核銷記錄與檔案管理1.各部門應(yīng)做好外包材料核銷記錄，記錄包括核銷日期、材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、采購(gòu)數(shù)量、領(lǐng)用數(shù)量、退庫(kù)數(shù)量、實(shí)際使用數(shù)量、核銷差異及原因分析等信息。2.核銷記錄應(yīng)作為公司財(cái)務(wù)核算和成本控制的重要依據(jù)，妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)外包材料管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、核銷等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，對(duì)相關(guān)部門和人員的績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）日常監(jiān)督檢查1.采購(gòu)、質(zhì)量、倉(cāng)庫(kù)管理、生產(chǎn)等部門應(yīng)定期對(duì)本部門負(fù)責(zé)的外包材料管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司應(yīng)建立外包材料管理工作定期檢查制度，