PAGE規(guī)范檔案盒標(biāo)簽制作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，確保檔案盒標(biāo)簽制作的規(guī)范統(tǒng)一，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位檔案盒標(biāo)簽的制作與管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：標(biāo)簽內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案盒內(nèi)文件的主題、類別、時(shí)間等關(guān)鍵信息，確保檔案查找和使用的準(zhǔn)確性。2.規(guī)范性原則：標(biāo)簽制作應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、字體、排版等規(guī)范要求，保證檔案整體的規(guī)范性和一致性。3.完整性原則：標(biāo)簽應(yīng)包含必要的檔案標(biāo)識(shí)信息，不得遺漏重要內(nèi)容，確保檔案信息的完整性。二、標(biāo)簽內(nèi)容規(guī)范（一）全宗號(hào)全宗號(hào)是檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用于區(qū)分不同立檔單位的檔案。公司全宗號(hào)由[具體負(fù)責(zé)部門]按照[檔案管理部門]統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行編制和管理。各部門檔案盒標(biāo)簽上應(yīng)準(zhǔn)確填寫本部門對(duì)應(yīng)的全宗號(hào)。（二）年度填寫文件形成的年度，采用公元紀(jì)年，如“20XX”。年度應(yīng)填寫完整，不得省略。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為“永久”、“長期”（[具體年限]年）、“短期”（[具體年限]年）。保管期限應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表進(jìn)行填寫。（四）機(jī)構(gòu)（問題）填寫形成檔案的部門或問題類別。部門名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡稱，問題類別應(yīng)明確、具體，便于檔案分類和查找。（五）案卷題名案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案盒內(nèi)文件的主要內(nèi)容，應(yīng)簡潔明了、主題突出，一般由責(zé)任者、問題、名稱等要素組成。題名應(yīng)避免使用過于籠統(tǒng)、模糊或冗長的表述。（六）起止件號(hào)填寫檔案盒內(nèi)文件的起止編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照文件排列順序依次編寫，確保編號(hào)的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。（七）盒號(hào)盒號(hào)是檔案盒的唯一標(biāo)識(shí)，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。各部門應(yīng)按照規(guī)定的編號(hào)順序使用檔案盒，并在標(biāo)簽上準(zhǔn)確填寫盒號(hào)。（八）密級(jí)根據(jù)文件的機(jī)密程度，填寫“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”或“公開”。密級(jí)的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密規(guī)定和公司保密制度執(zhí)行。三、標(biāo)簽格式規(guī)范（一）字體1.全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、密級(jí)：采用四號(hào)宋體字。2.案卷題名：采用三號(hào)宋體字，加粗。3.起止件號(hào)、盒號(hào)：采用五號(hào)宋體字。（二）排版1.標(biāo)簽內(nèi)容應(yīng)分行排列，各要素之間保持適當(dāng)?shù)拈g距，一般為一行一個(gè)要素。2.標(biāo)簽整體應(yīng)居中對(duì)齊，確保排版整齊、美觀。（三）顏色標(biāo)簽底色統(tǒng)一為[具體顏色]，文字顏色為[對(duì)比顏色]，以保證標(biāo)簽內(nèi)容清晰易讀。若底色與文字顏色對(duì)比度不夠，應(yīng)適當(dāng)調(diào)整字體顏色或采用其他輔助方式（如加下劃線等）提高可讀性。（四）尺寸檔案盒標(biāo)簽的尺寸應(yīng)根據(jù)檔案盒大小進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，一般為長[X]厘米，寬[Y]厘米。確保標(biāo)簽?zāi)軌蛲暾⑶逦卣迟N在檔案盒正面，并與檔案盒整體外觀相協(xié)調(diào)。四、標(biāo)簽制作流程（一）文件整理階段1.各部門在文件收集、整理過程中，應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)，確定每份文件的保管期限、密級(jí)等信息。2.整理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保文件編號(hào)準(zhǔn)確無誤，保管期限和密級(jí)確定合理，并填寫相應(yīng)的文件整理記錄表格，以備后續(xù)查詢和核對(duì)。（二）標(biāo)簽信息填寫1.根據(jù)整理好的文件信息，由專人負(fù)責(zé)填寫檔案盒標(biāo)簽。填寫人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)各項(xiàng)信息，確保填寫內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.對(duì)于同一類別的檔案盒，應(yīng)按照順序依次填寫標(biāo)簽，避免出現(xiàn)編號(hào)混亂或重復(fù)的情況。填寫過程中如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)與文件整理人員溝通核實(shí)，并進(jìn)行更正。（三）標(biāo)簽審核1.標(biāo)簽填寫完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括標(biāo)簽信息的準(zhǔn)確性、完整性、格式規(guī)范性等。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)檢查案卷題名是否準(zhǔn)確概括文件內(nèi)容，保管期限和密級(jí)是否符合規(guī)定，各項(xiàng)編號(hào)是否連續(xù)、正確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求填寫人員進(jìn)行修改，直至審核通過。（四）標(biāo)簽制作與粘貼1.經(jīng)審核無誤的標(biāo)簽，由檔案管理部門統(tǒng)一安排制作。制作人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行打印或書寫，確保標(biāo)簽質(zhì)量清晰、美觀。2.制作完成的標(biāo)簽應(yīng)及時(shí)粘貼在檔案盒正面的指定位置。粘貼時(shí)應(yīng)注意平整、牢固，避免出現(xiàn)標(biāo)簽褶皺、翹起或粘貼不牢等情況，影響標(biāo)簽的可讀性和檔案的整體美觀。五、標(biāo)簽變更與補(bǔ)充（一）變更情況1.當(dāng)檔案盒內(nèi)文件信息發(fā)生變更時(shí)（如文件內(nèi)容調(diào)整、保管期限變更、密級(jí)調(diào)整等），相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，并提供變更后的準(zhǔn)確信息。2.檔案管理部門根據(jù)變更信息，對(duì)原標(biāo)簽進(jìn)行修改。修改后的標(biāo)簽應(yīng)重新進(jìn)行審核、制作和粘貼，確保檔案盒標(biāo)簽信息與實(shí)際文件內(nèi)容一致。（二）補(bǔ)充情況1.若檔案盒內(nèi)新增文件，需要補(bǔ)充標(biāo)簽信息時(shí)，應(yīng)按照標(biāo)簽制作流程進(jìn)行填寫、審核、制作和粘貼。新增標(biāo)簽應(yīng)與原標(biāo)簽格式一致，確保檔案盒標(biāo)簽的連貫性和一致性。2.在補(bǔ)充標(biāo)簽過程中，應(yīng)注意對(duì)新增文件進(jìn)行合理分類和編號(hào)，避免與原有文件編號(hào)沖突，同時(shí)確保新增標(biāo)簽信息準(zhǔn)確反映新增文件的相關(guān)內(nèi)容。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案盒標(biāo)簽制作情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每[具體時(shí)間周期]一次。2.檢查內(nèi)容包括標(biāo)簽內(nèi)容的準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、粘貼牢固性等方面。檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄表格，詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問題及整改要求。（二）不定期抽查1.除定期檢查外，檔案管理部門還應(yīng)不定期對(duì)各部門檔案盒標(biāo)簽進(jìn)行抽查。抽查比例不低于部門總數(shù)的[X]%。2.抽查過程中如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽制作不符合規(guī)定的情況，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改結(jié)果，確保檔案盒標(biāo)簽制作質(zhì)量符合要求。（三）問題整改1.對(duì)于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出整改通知，明確整改要求和整改期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知要求，認(rèn)真組織整改工作，及時(shí)糾正標(biāo)簽制作中存在的問題。整改完成后，應(yīng)向檔案管理部門提交整改報(bào)告，申請(qǐng)復(fù)查。3.檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，如復(fù)查合格，予以銷號(hào)；如仍不符合要求，應(yīng)繼續(xù)督促責(zé)任部門整改，直至達(dá)到規(guī)范要求。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案盒標(biāo)簽制作培訓(xùn)計(jì)劃，針對(duì)不同崗位人員開展有針對(duì)性的培訓(xùn)。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、標(biāo)簽內(nèi)容規(guī)范、格式要求、制作流程等方面，確保培訓(xùn)人員熟悉檔案盒標(biāo)簽制作的各項(xiàng)規(guī)定和操作方法。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種培訓(xùn)方式相結(jié)合，提高培訓(xùn)效果。2.集中授課應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)的檔案管理專家或經(jīng)驗(yàn)豐富的內(nèi)部人員進(jìn)行講解，現(xiàn)場演示應(yīng)安排實(shí)際操作環(huán)節(jié)，讓培訓(xùn)人員親身體驗(yàn)標(biāo)簽制作過程，案例分析應(yīng)選取典型的正反案例進(jìn)行剖析，加深培訓(xùn)人員對(duì)規(guī)范要求的理解。（三）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作群等渠道，宣傳檔案盒標(biāo)簽制作規(guī)范的重要性和具體要求，提高全體員工對(duì)檔案管理工作的重視