公章的管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)相關準則制定，同時參照集團母公司關于風險管理、合規(guī)經(jīng)營的管理規(guī)定，結(jié)合公司實際發(fā)展需要，旨在防控公章管理中的專項風險，規(guī)范公章使用行為，確保公司合法權(quán)益不受侵害。公章作為公司意思表示的重要載體，其管理不當可能導致法律糾紛、資產(chǎn)流失等嚴重后果。因此，通過建立健全公章管理制度，實現(xiàn)全面覆蓋、責任到人、風險導向、持續(xù)改進的管理目標，是提升公司治理水平、防范經(jīng)營風險的重要舉措。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公章刻制、保管、使用、登記、銷毀等全生命周期管理。具體適用場景包括但不限于：公司對外簽署合同、協(xié)議，辦理法律事務，印制重要文件，以及內(nèi)部授權(quán)審批等涉及公章使用的業(yè)務場景。所有相關人員在履職過程中必須嚴格遵守本制度規(guī)定，確保公章管理的規(guī)范性與安全性。第三條本制度中的核心術(shù)語定義如下：（一）“XX專項管理”是指公司針對公章管理活動所建立的全流程風險防控體系，包括制度設計、流程管控、責任落實、監(jiān)督考核等環(huán)節(jié)，旨在實現(xiàn)公章使用的合法合規(guī)與高效安全。（二）“XX風險”是指因公章管理不善可能引發(fā)的法律風險、財務風險、聲譽風險等，如公章遺失、被盜用、違規(guī)使用等情形可能導致的合同效力爭議、經(jīng)濟損失或行政處罰。（三）“XX合規(guī)”是指公章使用行為必須符合國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部管理制度及業(yè)務場景要求，確保所有操作均有授權(quán)依據(jù)、履行審批程序并留下可追溯記錄。第四條公章專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：公章管理覆蓋所有涉及公章使用的業(yè)務場景與部門層級，確保無死角、無遺漏。（二）責任到人：明確各級管理主體與執(zhí)行崗位的職責權(quán)限，做到事事有人管、環(huán)環(huán)有人負責。（三）風險導向：以防范公章管理風險為核心，通過制度設計、流程優(yōu)化、技術(shù)手段等多維度管控潛在風險。（四）持續(xù)改進：根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務發(fā)展需求及管理實踐反饋，定期評估并優(yōu)化公章管理制度。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人為公司公章管理的第一責任人，對公章管理的整體有效性負最終責任；分管領導為直接責任人，負責具體組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核與風險防控工作。公司設立公章管理領導小組，由主要負責人牽頭，分管領導主持，相關部門負責人參與，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公章管理重大事項，確保制度有效執(zhí)行。第六條公章管理領導小組主要職責包括：（一）審議批準公章管理制度的修訂與重大調(diào)整；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門公章使用需求，解決管理中的爭議問題；（三）監(jiān)督評估公章管理制度執(zhí)行情況，定期通報管理成效；（四）對重大公章使用事件進行決策審批，處置突發(fā)事件。第七條公司指定綜合管理部為公章管理的牽頭部門，具體職責包括：（一）牽頭起草、修訂并解釋公章管理制度，組織全員培訓與宣貫；（二）負責公章的刻制申請、保管調(diào)配、使用登記與銷毀處置，確保實物安全；（三）定期開展公章管理風險排查，對違規(guī)行為進行初步調(diào)查與上報；（四）建立公章使用臺賬，實現(xiàn)全流程可追溯管理。第八條公司法務部為公章管理的專責部門，主要職責包括：（一）審核重大公章使用業(yè)務的合規(guī)性，提供法律支持；（二）參與重大合同、協(xié)議的公章使用授權(quán)審批，防范法律風險；（三）對公章管理中的法律問題進行咨詢與指導，協(xié)助處置糾紛；（四）推動公章管理制度與業(yè)務流程的優(yōu)化，提升管理效率。第九條各部門及下屬單位作為公章管理的業(yè)務部門，承擔本領域公章使用的主體責任，具體職責包括：（一）根據(jù)業(yè)務需求提出公章使用申請，明確使用事由、授權(quán)層級與數(shù)量；（二）落實內(nèi)部審批程序，確保所有公章使用均有合規(guī)依據(jù)；（三）配合綜合管理部開展公章使用登記與臺賬維護；（四）對本部門員工進行公章使用規(guī)范培訓，杜絕違規(guī)操作。第十條基層執(zhí)行崗位員工作為公章管理的直接操作者，需履行以下合規(guī)操作責任：（一）嚴格按授權(quán)范圍使用公章，不得超權(quán)限或擅自變更使用事由；（二）使用前核對審批手續(xù)是否完備，對不合規(guī)申請拒絕執(zhí)行；（三）妥善保管所接觸的公章，使用后及時歸還并記錄使用情況；（四）發(fā)現(xiàn)公章遺失、被盜用或異常使用時，第一時間向綜合管理部報告。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條公章刻制管理：公司所有公章的刻制必須經(jīng)公章管理領導小組審批，由綜合管理部統(tǒng)一聯(lián)系合規(guī)的刻制機構(gòu)，確保材質(zhì)、規(guī)格符合國家標準。公章刻制前需提交刻制申請，說明用途、授權(quán)層級及印章樣式，經(jīng)法定代表人簽字或授權(quán)簽字后方可實施。第十二條公章保管管理：公司公章實行集中保管制度，由綜合管理部指定專人負責，設置專用保險柜存放，并建立保管日志。公章保管人員需具備高度責任心，實行雙人雙鎖管理，非經(jīng)授權(quán)不得擅自接觸或轉(zhuǎn)交他人。第十三條公章使用審批：公章使用必須嚴格履行內(nèi)部審批程序，根據(jù)業(yè)務場景區(qū)分審批層級：一般業(yè)務（如內(nèi)部文件）由部門負責人審批；重大業(yè)務（如合同簽訂）需經(jīng)分管領導或主要負責人審批；特別重大事項需提交公章管理領導小組決策。審批流程需在系統(tǒng)中留痕，未經(jīng)審批不得使用。第十四條公章使用登記：每次公章使用后，綜合管理部需在臺賬中登記使用時間、事由、經(jīng)手人、審批人及留存文件名稱，確保可追溯。電子印章的使用需同步記錄在系統(tǒng)臺賬，紙質(zhì)印章使用后需核對存根，避免遺漏或偽造。第十五條公章外借管理：公章原則上不得外借，確因業(yè)務需要需經(jīng)法定代表人書面批準，明確借用期限、用途及責任人，并要求提供擔保。外借期間需全程監(jiān)督，使用完畢后及時收回并銷戶。第十六條異常使用處置：如發(fā)現(xiàn)公章遺失、被盜用或?qū)徟绦蜻`規(guī)，綜合管理部需立即啟動應急程序：①暫停相關印章使用；②調(diào)查原因并上報領導小組；③必要時向公安機關報案；④評估損失并采取補救措施。第十七條公章銷毀管理：公章因損毀、替換或業(yè)務終止需銷毀時，由綜合管理部提出申請，經(jīng)公章管理領導小組審批后，指定專人監(jiān)督銷毀過程，確保印章內(nèi)容無法恢復，并記錄銷毀情況備案。第十八條電子印章管理：公司推行電子印章系統(tǒng)，實現(xiàn)公章使用的線上審批與實時監(jiān)控。電子印章的使用權(quán)限與紙質(zhì)印章一致，需通過授權(quán)認證后方可操作，系統(tǒng)自動生成使用記錄，與紙質(zhì)印章管理同等效力。第四章專項管理運行機制第十九條制度動態(tài)更新機制：公司每年至少開展一次公章管理制度評估，根據(jù)國家法律法規(guī)變化、業(yè)務調(diào)整需求及管理實踐反饋，由綜合管理部提出修訂意見，經(jīng)法務部審核后報公章管理領導小組批準實施。第二十條風險識別預警機制：公司每季度組織一次公章管理風險排查，由綜合管理部牽頭，法務部、財務部等部門參與，重點排查保管風險、審批風險、外借風險等，對發(fā)現(xiàn)的隱患進行分級評估并發(fā)布預警通知。第二十一條合規(guī)審查機制：將公章使用合規(guī)性審查嵌入業(yè)務流程，具體嵌入節(jié)點包括：①合同簽訂前審查；②重大文件印發(fā)前審查；③授權(quán)審批前審查。未經(jīng)合規(guī)審查的公章使用申請一律不予批準，實行“未經(jīng)審查不得實施”原則。第二十二條風險應對機制：根據(jù)風險等級制定分級處置方案：（一）一般風險：由業(yè)務部門自行整改，綜合管理部監(jiān)督完成；（二）重大風險：由公章管理領導小組組織專項處置，必要時引入第三方機構(gòu)協(xié)助；（三）重大事件：啟動應急預案，由法定代表人牽頭成立處置小組，明確上報時限與協(xié)同責任。第二十三條責任追究機制：對違反公章管理制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重追究相應責任：（一）輕微違規(guī)：給予警告或通報批評，并要求整改；（二）一般違規(guī)：扣除績效獎金，取消評優(yōu)資格；（三）嚴重違規(guī)：移交紀律處分程序，涉嫌犯罪的依法移送司法機關。第二十四條評估改進機制：每年12月底由綜合管理部牽頭，組織法務部、審計部等部門對公章管理制度有效性進行評估，通過問卷調(diào)查、案例分析、數(shù)據(jù)分析等方法，形成評估報告并提出優(yōu)化建議，持續(xù)完善管理體系。第五章專項管理保障措施第二十五條組織保障：公司主要負責人每年聽取一次公章管理工作匯報，分管領導每季度檢查一次制度執(zhí)行情況，確保各級管理主體履行推進責任。設立專項工作小組，由綜合管理部、法務部等部門人員組成，負責日常協(xié)調(diào)與監(jiān)督。第二十六條考核激勵機制：將公章管理合規(guī)情況納入部門年度考核指標，權(quán)重不低于5%，考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先直接掛鉤。對在公章管理中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰獎勵；對存在嚴重問題的部門，實行“一票否決”。第二十七條培訓宣傳機制：分層級開展公章管理培訓，管理層重點培訓合規(guī)履職要求，一線員工重點培訓操作規(guī)范，每年至少組織兩次集中培訓。通過內(nèi)部平臺發(fā)布合規(guī)手冊、典型案例分析，增強全員風險意識。第二十八條信息化支撐：建設公章管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)以下功能：①線上申請與審批；②實時監(jiān)控使用狀態(tài)；③自動生成使用記錄；④風險預警與追溯查詢。通過技術(shù)手段提升管理效率與安全性。第二十九條文化建設：編制《公司公章管理合規(guī)手冊》，要求全體員工簽訂合規(guī)承諾書。通過宣傳欄、內(nèi)部會議等方式，營造“人人重合規(guī)、事事守規(guī)則”的管理氛圍。第三十條報告制度：綜合管理部每月向公章管理領導小組報送工作簡報，內(nèi)容包括：①當期