會(huì)議紀(jì)要與決策跟蹤實(shí)施模板一、適用場(chǎng)景說(shuō)明本模板適用于各類需要明確會(huì)議結(jié)論、跟蹤決策執(zhí)行的工作場(chǎng)景，包括但不限于：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)：明確項(xiàng)目目標(biāo)、分工及關(guān)鍵里程碑，同步各方職責(zé)；周/月度例會(huì)：復(fù)盤階段性工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)跨部門資源，確認(rèn)待辦事項(xiàng)；問(wèn)題解決會(huì)：針對(duì)具體問(wèn)題討論解決方案，明確責(zé)任人與解決時(shí)限；跨部門協(xié)調(diào)會(huì)：對(duì)接多方需求，統(tǒng)一行動(dòng)方向，避免職責(zé)推諉；專題研討會(huì)：聚焦某一議題深入討論，形成可落地的決策方案。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化記錄與跟蹤，保證會(huì)議結(jié)論清晰、執(zhí)行責(zé)任到人、進(jìn)度可追溯，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率與決策落地率。二、詳細(xì)操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，備齊資料確定會(huì)議核心目標(biāo)：會(huì)議組織者需提前明確本次會(huì)議需解決的核心問(wèn)題（如“確定項(xiàng)目第二階段開(kāi)發(fā)方案”“協(xié)調(diào)市場(chǎng)部與產(chǎn)品部需求沖突”），避免討論偏離主題。收集背景資料：整理與議題相關(guān)的數(shù)據(jù)、文檔（如項(xiàng)目進(jìn)度表、問(wèn)題反饋清單、前期會(huì)議紀(jì)要），提前發(fā)送給參會(huì)人員，保證各方掌握背景信息。準(zhǔn)備模板工具：提前打印或打開(kāi)本模板電子版，準(zhǔn)備好會(huì)議簽到表、投影設(shè)備等，保證記錄環(huán)節(jié)順暢。（二）會(huì)中記錄：客觀全面，突出重點(diǎn)填寫(xiě)會(huì)議基本信息（見(jiàn)“模板表格1”）：記錄會(huì)議名稱（建議包含“議題+時(shí)間”，如“2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)_20240715”）、時(shí)間（起止時(shí)間精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)）；列明主持人、記錄人、參會(huì)人員（含部門/職務(wù)，如“-產(chǎn)品部經(jīng)理”）、缺席人員及原因（如“-研發(fā)部，因客戶拜訪請(qǐng)假”）；明確會(huì)議主題（與會(huì)前目標(biāo)一致）、會(huì)議目標(biāo)（需達(dá)成的具體成果，如“確定3個(gè)核心功能的優(yōu)先級(jí)”）。記錄議題討論過(guò)程（見(jiàn)“模板表格2”）：按議題順序逐項(xiàng)記錄，每個(gè)議題需標(biāo)注編號(hào)（如“1.1”“2.3”），明確議題名稱；客觀記錄各方觀點(diǎn)：避免主觀評(píng)價(jià)，重點(diǎn)標(biāo)注不同意見(jiàn)的分歧點(diǎn)（如“市場(chǎng)部建議優(yōu)先推廣功能A，研發(fā)部認(rèn)為功能B技術(shù)難度更低，需評(píng)估用戶需求”）；提煉討論結(jié)論：若議題未形成結(jié)論，需標(biāo)注“待下次會(huì)議討論”；若形成初步共識(shí)，簡(jiǎn)要記錄核心結(jié)論。明確決策事項(xiàng)與執(zhí)行動(dòng)作（見(jiàn)“模板表格3”）：對(duì)已形成結(jié)論的議題，拆解為具體的“決策事項(xiàng)”（如“確定功能A優(yōu)先級(jí)為最高”）；每個(gè)決策事項(xiàng)需關(guān)聯(lián)“決策依據(jù)”（如“根據(jù)用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，78%用戶期待功能A”）；明確“負(fù)責(zé)人”（具體到人，如“-研發(fā)部高級(jí)工程師”）、“計(jì)劃完成時(shí)間”（精確到日期，如“20240730前完成原型設(shè)計(jì)”）；預(yù)判潛在風(fēng)險(xiǎn)并標(biāo)注（如“需協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)部資源，可能存在延期風(fēng)險(xiǎn)”）。（三）會(huì)后整理：核對(duì)信息，及時(shí)分發(fā)整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人需根據(jù)會(huì)中記錄補(bǔ)充完整信息，重點(diǎn)核對(duì)：決策事項(xiàng)是否與討論結(jié)論一致；負(fù)責(zé)人、時(shí)間等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤；語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔客觀，避免模糊表述（如“盡快”“盡量”改為“7月25日前”）。審批與分發(fā)：紀(jì)要完成后提交主持人審核，保證內(nèi)容無(wú)遺漏、無(wú)偏差；審核通過(guò)后，24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)方（如項(xiàng)目組、部門負(fù)責(zé)人抄送），并同步抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（若需）。（四）決策跟蹤：動(dòng)態(tài)更新，閉環(huán)管理建立跟蹤臺(tái)賬：以“決策事項(xiàng)跟蹤表”（模板表格3）為核心，由指定跟蹤人（一般為會(huì)議記錄人或項(xiàng)目助理）每周更新進(jìn)度：“實(shí)際完成時(shí)間”：若按時(shí)完成，填寫(xiě)具體日期；若延期，注明“20240805（原20240730，延期5天）”及原因；“完成情況說(shuō)明”：簡(jiǎn)要描述執(zhí)行結(jié)果（如“已完成原型設(shè)計(jì)，并通過(guò)產(chǎn)品評(píng)審”）；“狀態(tài)”：標(biāo)注“進(jìn)行中”“已完成”“延期”“取消”（取消需注明原因，如“需求變更，暫緩執(zhí)行”）。定期提醒與復(fù)盤：跟蹤人需在截止日前3天通過(guò)即時(shí)通訊工具（如企業(yè)釘釘）提醒負(fù)責(zé)人；每周例會(huì)中同步?jīng)Q策執(zhí)行進(jìn)展，對(duì)延期事項(xiàng)協(xié)調(diào)資源解決；月度/季度會(huì)議中復(fù)盤決策落地率，分析未執(zhí)行原因（如資源不足、需求變更），優(yōu)化后續(xù)流程。（五）復(fù)盤優(yōu)化：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，迭代模板每完成一個(gè)重要決策的跟蹤，組織相關(guān)人員復(fù)盤：決策是否有效落地？執(zhí)行中遇到哪些問(wèn)題？模板哪些字段可優(yōu)化？根據(jù)復(fù)盤結(jié)果，每季度更新模板（如增加“風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施”“決策影響評(píng)估”等字段），提升模板適用性。三、模板表格設(shè)計(jì)表1：會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱例：2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)_20240715會(huì)議時(shí)間例：2024年7月15日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)例：公司3號(hào)會(huì)議室/騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：123-456-789）主持人例：（產(chǎn)品部經(jīng)理）記錄人例：趙四（行政部助理）參會(huì)人員例：（產(chǎn)品部）、（研發(fā)部）、周六（市場(chǎng)部）、吳七（設(shè)計(jì)部）缺席人員及原因例：（研發(fā)部），因客戶拜訪請(qǐng)假；鄭九（市場(chǎng)部），因培訓(xùn)缺席會(huì)議主題例：確定2024年Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)及開(kāi)發(fā)排期會(huì)議目標(biāo)例：1.明確3個(gè)核心功能的優(yōu)先級(jí)；2.確定各功能開(kāi)發(fā)負(fù)責(zé)人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)表2：議題討論記錄表議題編號(hào)議題名稱討論內(nèi)容（含關(guān)鍵觀點(diǎn)）結(jié)論/待辦事項(xiàng)1.1功能A優(yōu)先級(jí)評(píng)估市場(chǎng)部：用戶調(diào)研顯示78%用戶期待功能A，建議優(yōu)先開(kāi)發(fā)；研發(fā)部：功能A技術(shù)難度高，需2周評(píng)估，可能影響排期待辦：研發(fā)部在7月20日前完成技術(shù)可行性評(píng)估，同步報(bào)告（負(fù)責(zé)人：）1.2功能B開(kāi)發(fā)資源協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)部：當(dāng)前人力緊張，需2周內(nèi)完成功能B原型；研發(fā)部：可調(diào)配1名工程師支持，需明確需求細(xì)節(jié)決策：功能B由研發(fā)部工程師與設(shè)計(jì)部錢十協(xié)作，7月25日前完成原型設(shè)計(jì)（負(fù)責(zé)人：、錢十）2.1跨部門需求沖突市場(chǎng)部希望增加推廣功能C，研發(fā)部認(rèn)為需求未納入規(guī)劃，拒絕開(kāi)發(fā)結(jié)論：暫不開(kāi)發(fā)功能C，需補(bǔ)充用戶需求分析報(bào)告，下次會(huì)議再討論表3：決策事項(xiàng)跟蹤表決策編號(hào)決策事項(xiàng)決策依據(jù)負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成情況說(shuō)明備注（風(fēng)險(xiǎn)/變更）狀態(tài)D-20240715-01確定功能A優(yōu)先級(jí)為最高用戶調(diào)研數(shù)據(jù)支持2024-07-202024-07-18技術(shù)可行性評(píng)估完成，確認(rèn)可按期開(kāi)發(fā)無(wú)已完成D-20240715-02功能B原型設(shè)計(jì)產(chǎn)品需求文檔V2.1、錢十2024-07-252024-07-27設(shè)計(jì)部需求細(xì)節(jié)補(bǔ)充延遲，延期2天完成已協(xié)調(diào)市場(chǎng)部提前確認(rèn)需求細(xì)節(jié)已完成D-20240715-03補(bǔ)充功能C用戶需求分析市場(chǎng)部推廣需求反饋周六2024-08-10-正在收集用戶問(wèn)卷，預(yù)計(jì)8月5日初稿完成需協(xié)調(diào)用戶研究部提供分析支持進(jìn)行中四、使用注意事項(xiàng)（一）記錄客觀性，避免主觀臆斷會(huì)議記錄需以事實(shí)為依據(jù)，不添加個(gè)人觀點(diǎn)（如“的錯(cuò)誤觀點(diǎn)”改為“提出觀點(diǎn)”）。對(duì)未達(dá)成一致的議題，需明確標(biāo)注“未形成結(jié)論”，而非強(qiáng)行統(tǒng)一意見(jiàn)。（二）決策要素完整，保證可執(zhí)行每個(gè)決策事項(xiàng)必須包含“決策依據(jù)、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間”三要素，避免“相關(guān)部門盡快處理”等模糊表述，保證責(zé)任到人、時(shí)間明確。（三）跟蹤動(dòng)態(tài)化，杜絕“重記錄輕跟蹤”指定專人負(fù)責(zé)跟蹤決策進(jìn)度，每周更新?tīng)顟B(tài)，對(duì)延期事項(xiàng)及時(shí)預(yù)警（如發(fā)送《延期風(fēng)險(xiǎn)提醒函》），避免“議而不決、決而不行”。（四