企業(yè)活動(dòng)策劃通用執(zhí)行清單一、適用場(chǎng)景說明本清單適用于企業(yè)各類線下活動(dòng)的策劃與執(zhí)行全流程管理，涵蓋但不限于：年度總結(jié)表彰大會(huì)、客戶答謝會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)拓展、節(jié)日主題活動(dòng)（如年會(huì)、中秋聯(lián)歡）、行業(yè)研討會(huì)等場(chǎng)景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程梳理，幫助活動(dòng)策劃人員保證關(guān)鍵環(huán)節(jié)無遺漏、責(zé)任分工明確、執(zhí)行過程可控，最終實(shí)現(xiàn)活動(dòng)目標(biāo)（如提升團(tuán)隊(duì)凝聚力、增強(qiáng)客戶粘性、推廣品牌形象等）。二、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行流程（一）前期籌備階段（活動(dòng)前30-15天）核心目標(biāo)：明確活動(dòng)需求，完成方案框架搭建與資源準(zhǔn)備。需求調(diào)研與目標(biāo)確認(rèn)與發(fā)起部門（如市場(chǎng)部、行政部、人力資源部）負(fù)責(zé)人*溝通，明確活動(dòng)主題、核心目標(biāo)（如“提升員工歸屬感”“推廣新產(chǎn)品功能”）、參與對(duì)象（內(nèi)部員工/外部客戶/合作伙伴）、規(guī)模（預(yù)計(jì)人數(shù)）、預(yù)算范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（暫定日期及備選日期）。輸出《活動(dòng)需求確認(rèn)書》，包含目標(biāo)、受眾、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)算等核心要素，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。團(tuán)隊(duì)組建與分工成立專項(xiàng)執(zhí)行小組，明確總負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌全局，下設(shè)策劃組（方案設(shè)計(jì)）、物料組（采購與管控）、現(xiàn)場(chǎng)組（執(zhí)行與協(xié)調(diào)）、宣傳組（預(yù)熱與傳播）、后勤組（餐飲/交通/住宿）等模塊，每組設(shè)負(fù)責(zé)人，細(xì)化成員職責(zé)（如策劃組負(fù)責(zé)流程設(shè)計(jì)、嘉賓邀請(qǐng)；物料組負(fù)責(zé)物料清單制作與供應(yīng)商對(duì)接）。預(yù)算編制與審批根據(jù)需求拆分預(yù)算，包含場(chǎng)地租賃、物料制作、人員費(fèi)用（嘉賓/主持人/臨時(shí)工）、餐飲茶歇、設(shè)備租賃（音響/燈光/投影）、宣傳推廣、應(yīng)急備用金（通常為總預(yù)算的10%-15%）等。形成《活動(dòng)預(yù)算明細(xì)表》，提交財(cái)務(wù)部門及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后鎖定預(yù)算額度。場(chǎng)地初步篩選與考察根據(jù)活動(dòng)規(guī)模、性質(zhì)（如會(huì)議型/慶典型/體驗(yàn)型）、交通便利性篩選3-5個(gè)備選場(chǎng)地（企業(yè)內(nèi)部場(chǎng)地/外部酒店/會(huì)議中心/戶外基地等）。實(shí)地考察場(chǎng)地的面積布局（主會(huì)場(chǎng)/分會(huì)場(chǎng)/簽到區(qū)/休息區(qū)）、設(shè)備配套（電源/網(wǎng)絡(luò)/舞臺(tái)基礎(chǔ)條件）、消防通道、停車容量、周邊配套（餐飲/住宿），評(píng)估是否符合活動(dòng)需求。（二）方案細(xì)化階段（活動(dòng)前15-7天）核心目標(biāo)：完成方案細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)，完成關(guān)鍵資源對(duì)接?；顒?dòng)方案與流程設(shè)計(jì)策劃組牽頭制定《活動(dòng)執(zhí)行方案》，明確活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、詳細(xì)流程（按小時(shí)劃分，如13:00-13:30簽到、13:30-14:00開場(chǎng)致辭、14:00-15:30主題分享等）、各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人、物料需求、應(yīng)急預(yù)案等。設(shè)計(jì)活動(dòng)視覺元素（主KV、背景板、邀請(qǐng)函、簽到墻等），提交宣傳組制作物料。嘉賓/人員邀請(qǐng)與確認(rèn)根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)擬定邀請(qǐng)名單（如公司領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)嘉賓、客戶代表、員工代表等），由宣傳組設(shè)計(jì)《邀請(qǐng)函》（含活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、議程、著裝建議等），通過郵件/電話/紙質(zhì)函件發(fā)送邀請(qǐng)，明確回復(fù)截止時(shí)間（活動(dòng)前7天）。跟蹤邀請(qǐng)反饋，統(tǒng)計(jì)出席人數(shù)，及時(shí)調(diào)整物料（如胸牌、座椅、餐飲數(shù)量）。供應(yīng)商篩選與合同簽訂物料組根據(jù)需求篩選供應(yīng)商（搭建商、設(shè)備租賃商、餐飲服務(wù)商、攝影攝像團(tuán)隊(duì)等），對(duì)比3家以上報(bào)價(jià)（包含服務(wù)內(nèi)容、交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任），選擇性價(jià)比最優(yōu)者。與供應(yīng)商簽訂合同，明確服務(wù)細(xì)節(jié)（如搭建時(shí)間、設(shè)備型號(hào)、菜單標(biāo)準(zhǔn)、交付日期），保證供應(yīng)商預(yù)留應(yīng)急聯(lián)系人及電話。宣傳預(yù)熱方案制定宣傳組根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)制定宣傳計(jì)劃，確定預(yù)熱渠道（企業(yè)內(nèi)部OA/公眾號(hào)/員工朋友圈、外部行業(yè)媒體/客戶社群）、預(yù)熱內(nèi)容（倒海報(bào)、嘉賓介紹、活動(dòng)亮點(diǎn)預(yù)告）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（活動(dòng)前10天開始每日推送）。設(shè)計(jì)宣傳物料（海報(bào)、H5邀請(qǐng)函、短視頻腳本），提交審批后制作發(fā)布。（三）執(zhí)行落地階段（活動(dòng)前7天-活動(dòng)當(dāng)天）核心目標(biāo)：完成所有物料與人員準(zhǔn)備，保證活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)有序執(zhí)行。物料采購與最終確認(rèn)物料組根據(jù)《物料清單》完成采購（如禮品、文具、裝飾物料、活動(dòng)道具等），核對(duì)數(shù)量、規(guī)格與設(shè)計(jì)稿一致，分類存放并貼標(biāo)簽（注明使用環(huán)節(jié)與負(fù)責(zé)人）。活動(dòng)前3天與供應(yīng)商確認(rèn)最終到貨時(shí)間（如搭建商需提前1天進(jìn)場(chǎng)調(diào)試設(shè)備、餐飲商需提前1天確認(rèn)菜單與份數(shù)）。人員分工與現(xiàn)場(chǎng)彩排活動(dòng)前2天召開全體執(zhí)行人員會(huì)議，明確現(xiàn)場(chǎng)各崗位職責(zé)（如簽到組負(fù)責(zé)引導(dǎo)與資料發(fā)放、場(chǎng)控組負(fù)責(zé)流程銜接與設(shè)備調(diào)試、應(yīng)急組負(fù)責(zé)突發(fā)情況處理），發(fā)放《現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行手冊(cè)》（含流程表、聯(lián)系人表、應(yīng)急預(yù)案）?；顒?dòng)前1天進(jìn)行全流程彩排（含開場(chǎng)、互動(dòng)、頒獎(jiǎng)、收尾等環(huán)節(jié)），測(cè)試音響、燈光、投影等設(shè)備，確認(rèn)主持人串詞、嘉賓走位、動(dòng)線設(shè)計(jì)（如簽到→入場(chǎng)→就座→離場(chǎng)路線）。現(xiàn)場(chǎng)布置與設(shè)備調(diào)試活動(dòng)當(dāng)天上午，現(xiàn)場(chǎng)組帶領(lǐng)搭建團(tuán)隊(duì)完成場(chǎng)地布置（背景板搭建、桌椅擺放、指示牌設(shè)置、綠植擺放等），保證符合設(shè)計(jì)稿要求。設(shè)備組（供應(yīng)商配合）調(diào)試音響、麥克風(fēng)、投影儀、燈光、同傳設(shè)備等，測(cè)試網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性，準(zhǔn)備備用設(shè)備（如備用麥克風(fēng)、移動(dòng)電源）?，F(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行與過程管控簽到組：活動(dòng)開始前2小時(shí)到位，布置簽到臺(tái)（擺放簽到本、胸牌、資料袋、筆），引導(dǎo)嘉賓簽到、領(lǐng)取物料，指引入場(chǎng)路線，實(shí)時(shí)更新簽到數(shù)據(jù)。場(chǎng)控組：按流程表推進(jìn)各環(huán)節(jié)，提前30分鐘提醒主持人/嘉賓準(zhǔn)備，協(xié)調(diào)各小組動(dòng)作（如茶歇時(shí)間引導(dǎo)嘉賓前往用餐區(qū)、頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)提前遞上獎(jiǎng)品）。應(yīng)急組：全程待命，處理突發(fā)情況（如人員遲到、設(shè)備故障、天氣變化（戶外活動(dòng)）、身體不適等），啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案（如啟用備用設(shè)備、調(diào)整流程、聯(lián)系醫(yī)療人員）。宣傳組：安排攝影攝像團(tuán)隊(duì)記錄活動(dòng)全程（重點(diǎn)拍攝簽到、精彩瞬間、嘉賓發(fā)言、合影），實(shí)時(shí)拍攝活動(dòng)照片/短視頻，用于后續(xù)宣傳。（四）收尾復(fù)盤階段（活動(dòng)后1-7天）核心目標(biāo)：完成資料歸檔、效果評(píng)估與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。場(chǎng)地清場(chǎng)與物料結(jié)算活動(dòng)結(jié)束后，現(xiàn)場(chǎng)組組織人員清理場(chǎng)地（回收可重復(fù)利用物料、清理垃圾），與場(chǎng)地方確認(rèn)設(shè)施完好情況，辦理退場(chǎng)手續(xù)。物料組與供應(yīng)商核對(duì)物料使用量與費(fèi)用，完成付款流程（需提供發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證）。資料歸檔與效果反饋宣傳組整理活動(dòng)資料（照片、視頻、簽到表、流程表、嘉賓發(fā)言稿等），分類存檔（電子檔存企業(yè)共享盤，紙質(zhì)檔裝訂成冊(cè)）。向參與人員發(fā)放《活動(dòng)滿意度問卷》（含流程安排、服務(wù)質(zhì)量、場(chǎng)地環(huán)境、活動(dòng)效果等維度），收集反饋意見，統(tǒng)計(jì)滿意度評(píng)分。效果評(píng)估與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)總負(fù)責(zé)人*組織復(fù)盤會(huì)議，對(duì)照活動(dòng)目標(biāo)（如參與人數(shù)、客戶反饋量、品牌曝光數(shù)據(jù)、員工滿意度等）評(píng)估活動(dòng)效果，分析成功經(jīng)驗(yàn)（如流程順暢、互動(dòng)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)新穎）與不足（如簽到效率低、設(shè)備調(diào)試延誤）。形成《活動(dòng)復(fù)盤報(bào)告》，提出改進(jìn)建議（如優(yōu)化簽到流程、提前增加設(shè)備測(cè)試時(shí)間），提交發(fā)起部門及領(lǐng)導(dǎo)層，為后續(xù)活動(dòng)提供參考。三、實(shí)用工具清單（一）活動(dòng)籌備時(shí)間節(jié)點(diǎn)表任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人開始時(shí)間結(jié)束時(shí)間完成狀態(tài)備注需求調(diào)研與目標(biāo)確認(rèn)*202X–202X–□未完成需確認(rèn)預(yù)算上限團(tuán)隊(duì)組建與分工*202X–202X–□已完成明確各小組職責(zé)場(chǎng)地考察與確認(rèn)*202X–202X–□進(jìn)行中已篩選2個(gè)備選場(chǎng)地物料清單制作*202X–202X–□未完成需包含應(yīng)急物料（二）物料清單及采購表物料名稱規(guī)格/數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）采購負(fù)責(zé)人到貨時(shí)間存放地點(diǎn)背景板5m×3m×1塊15001500*活動(dòng)前1天場(chǎng)地倉庫定制胸牌200個(gè)102000*活動(dòng)前3天物料組辦公室嘉賓禮品50份20010000*活動(dòng)前2天后勤組倉庫應(yīng)急備用麥克風(fēng)2個(gè)5001000*活動(dòng)當(dāng)天現(xiàn)場(chǎng)組（三）人員分工及職責(zé)表姓名/崗位負(fù)責(zé)模塊主要職責(zé)聯(lián)系方式替補(bǔ)人員*（總負(fù)責(zé)人）全統(tǒng)籌方案審批、資源協(xié)調(diào)、進(jìn)度把控**（策劃組長）流程設(shè)計(jì)制定執(zhí)行方案、流程細(xì)化、彩排組織139**（物料組長）物料管控清單制作、供應(yīng)商對(duì)接、物料采購與驗(yàn)收137**（現(xiàn)場(chǎng)組長）執(zhí)行落地場(chǎng)地布置、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)、應(yīng)急處理136*（四）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案表潛在風(fēng)險(xiǎn)影響程度應(yīng)對(duì)措施負(fù)責(zé)人觸發(fā)條件突發(fā)降雨（戶外）高啟用備用室內(nèi)場(chǎng)地；準(zhǔn)備雨棚、防滑墊*活動(dòng)前6小時(shí)天氣預(yù)報(bào)有雨設(shè)備故障中立即啟用備用設(shè)備；技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)維修*主音響/投影無法正常使用嘉賓臨時(shí)缺席中調(diào)整議程順序；安排替代發(fā)言人員*活動(dòng)前1小時(shí)確認(rèn)缺席四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)溝通機(jī)制保障：建立“每日進(jìn)度同步會(huì)”（前期籌備階段）與“現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)對(duì)講群”（執(zhí)行階段），保證信息傳遞及時(shí)，避免信息差。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判前置：針對(duì)天氣、設(shè)備、人員、物料等常見風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提前制定應(yīng)對(duì)方案，預(yù)留備用資源（如備用場(chǎng)地、備用設(shè)備、應(yīng)急聯(lián)系人）。細(xì)節(jié)把控到位：關(guān)注活動(dòng)體