一、適用范圍與應用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、建筑業(yè)等）在日常運營中進行的貨物采購、服務外包或小型工程采購等場景，旨在規(guī)范合同簽訂流程、明確雙方權責，降低交易風險。無論是標準化產品采購（如原材料、辦公設備），還是定制化服務采購（如技術支持、運維服務），均可基于本模板進行靈活調整，適用于企業(yè)采購部門、供應商及法務協(xié)同使用，保證采購活動的合規(guī)性與高效性。二、采購合同全流程管理步驟（一）需求提出與內部審批需求發(fā)起：業(yè)務部門根據(jù)實際需求（如生產原料缺口、項目服務需求），填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、期望交付時間及用途，部門負責人簽字確認。審批流轉：采購部門審核需求的合理性與預算匹配度，財務部門核對預算額度，最終報請企業(yè)分管領導（如總）審批。重大采購（如金額超*萬元）需提交總經理辦公會審議。審批通過：需求審批通過后，采購部門啟動供應商篩選流程；未通過則退回業(yè)務部門調整需求。（二）供應商選擇與合同談判供應商尋源：采購部門通過公開招標、邀請招標、詢價比價或單一來源采購（如獨家代理產品）等方式篩選供應商，要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如行業(yè)許可證、ISO認證等）及報價單。資格預審：評估供應商的資質、生產能力、供貨歷史、信譽及售后服務能力，形成《供應商評審報告》，選擇不少于3家合格供應商進入候選名單（緊急采購可酌情減少）。商務談判：與候選供應商就價格、交付周期、質量標準、付款方式、違約責任等核心條款進行談判，達成一致后形成《談判紀要》，作為合同起草依據(jù)。（三）合同起草與內部審核模板套用：采購部門依據(jù)本模板，結合談判結果填寫合同條款，包括合同主體信息、采購內容、雙方權利義務、驗收標準、爭議解決等關鍵內容。部門會簽：法務部門審核合同條款的合法性、嚴謹性，重點排查歧義條款、法律風險點；財務部門審核付款方式、稅費承擔、發(fā)票類型（此處可用“合規(guī)付款憑證”替代）等財務相關條款；業(yè)務部門確認技術參數(shù)、交付要求等與需求的匹配性。修訂定稿：根據(jù)各部門反饋意見修改合同，最終由采購部門負責人及法務負責人共同簽字確認，形成合同終稿。（四）合同簽訂與生效雙方法定代表人簽署：采購方（如有限公司）與供應商（如科技有限公司）的法定代表人或授權委托人（需提供《授權委托書》）在合同文本上簽字蓋章，保證合同章與備案公章一致。合同生效：合同自雙方法定代表人簽字并加蓋公章之日起生效（另有約定生效條件的，如審批完成、支付定金等，以約定條件為準）。分發(fā)與存檔：采購部門將合同正本至少2份（雙方各執(zhí)1份）提交至檔案管理部門歸檔，同時掃描電子版分發(fā)至財務、業(yè)務、法務等相關部門備案。（五）履行跟蹤與驗收交付跟蹤：供應商按合同約定時間交付貨物/服務，采購部門實時跟蹤物流進度或服務實施情況，保證交付時間符合要求。驗收執(zhí)行：貨物驗收：業(yè)務部門、質檢部門依據(jù)合同約定的質量標準、數(shù)量清單進行現(xiàn)場清點、檢測，填寫《貨物驗收單》，雙方簽字確認；服務驗收：業(yè)務部門根據(jù)服務成果（如報告、交付物）及合同約定的驗收指標（如響應時效、合格率）出具《服務驗收報告》。問題處理：驗收不合格的，采購部門需在*個工作日內書面通知供應商限期整改，整改后重新驗收；逾期未整改或整改仍不合格的，依據(jù)合同違約條款處理。（六）付款結算付款申請：采購部門根據(jù)合同約定的付款節(jié)點（如預付款、到貨款、驗收款、質保金），結合驗收單、發(fā)票（此處可用“合規(guī)付款憑證”替代）等資料，填寫《付款申請單》，附相關證明材料。財務審核：財務部門核對合同條款、付款金額、憑證完整性，確認無誤后提交財務負責人審批?？铐椫Ц叮和ㄟ^銀行轉賬等方式支付款項，質保金在質保期（通常為*個月）屆滿且無質量問題后支付。（七）合同歸檔與評估資料歸檔：將合同文本、談判紀要、驗收單、付款憑證、往來函件等資料整理成冊，按“一合同一檔”原則編號存檔，保存期限不少于合同終止后*年。履約評估：采購部門每季度對供應商的履約情況（如交付及時率、合格率、服務響應速度）進行評估，形成《供應商履約評估表》，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。三、通用采購合同模板框架（一）合同基本信息合同編號簽訂日期年月日采購方*有限公司（以下簡稱“甲方”）供應商*科技有限公司（以下簡稱“乙方”）地址甲方：省市區(qū)路號乙方：省市區(qū)路號聯(lián)系人甲方：（電話：）乙方：（電話：）開戶行甲方：銀行支行乙方：銀行支行賬號甲方：乙方：（二）采購內容與清單序號物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注（如技術參數(shù)、服務范圍）12合計金額（大寫）人民幣仟佰拾萬仟佰拾元整合計金額（小寫）￥*規(guī)格型號詳見附件1《技術參數(shù)要求》，附件與本合同具有同等法律效力。（三）交付與驗收條款交付時間：乙方應于年月日前將貨物送達甲方指定地點（省市區(qū)*號），或按合同約定時間開始提供服務。交付方式：乙方負責運輸并承擔運輸風險，甲方提供卸貨協(xié)助；服務類項目需乙方派駐人員并提供服務方案。驗收標準：貨物驗收：符合國家行業(yè)標準（如GB/T*）及本合同附件1約定的技術參數(shù)；服務驗收：服務成果滿足合同約定的功能要求，通過甲方業(yè)務部門測試（如適用）。驗收流程：甲方應在貨物送達/服務開始后*個工作日內完成驗收，逾期未驗收視為合格。（四）付款方式預付款：本合同簽訂后個工作日內，甲方向乙方支付合同總價的%（即￥*）；到貨款/進度款：貨物送達甲方并驗收合格/服務完成階段性成果后個工作日內，支付至合同總價的%（即￥*）；尾款：全部貨物驗收合格/服務最終驗收通過后個工作日內，支付至合同總價的%（即￥*）；質保金：剩余合同總價的%（即￥）作為質保金，質保期（*年/月）屆滿無質量問題后無息支付。（五）違約責任甲方違約：逾期付款的，每逾期一日按應付未付金額的‰向乙方支付違約金，累計不超過應付未付金額的%。乙方違約：逾期交付的，每逾期一日按合同總價的‰向甲方支付違約金，逾期超過日的，甲方有權解除合同；貨物/服務不符合質量標準的，乙方應在甲方要求的期限內免費更換/整改，并賠償因此給甲方造成的損失。（六）爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向甲方所在地有管轄權的人民法院提起訴訟。（七）其他約定本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式份，雙方各執(zhí)份，具有同等法律效力；本合同未盡事宜，雙方可簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力；通訊地址：雙方確認本合同載明的地址為有效送達地址，地址變更需提前*日書面通知對方，否則自行承擔送達風險。四、關鍵注意事項與風險提示條款明確性：合同中“規(guī)格型號”“技術參數(shù)”“驗收標準”等描述需具體、可量化，避免使用“優(yōu)良”“合格”等模糊表述，防止后續(xù)爭議。例如質量標準應明確標注國家標準編號（如“GB/T19001-2016”）或具體參數(shù)指標（如“誤差范圍≤±1mm”）。供應商資質審核：簽訂合同前務必核實供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產許可證（如涉及特種設備）、行業(yè)資質證書（如ISO9001質量體系認證）等文件，保證其具備履約能力，避免因供應商資質問題導致合同無效或無法履行。履行過程留痕：交付、驗收、溝通等環(huán)節(jié)需保留書面憑證（如《驗收單》《往來函件》），雙方簽字蓋章確認；通過郵件等方式溝通的重要事項，應及時整理成書面材料補充至合同檔案，避免“口說無憑”。變更管理：若需變更合同內容（如交付時間、采購數(shù)量），應簽訂《補充協(xié)議》并經雙方簽字蓋章，嚴禁單方面修改或口頭約定；變更后的補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。法律