公司辦公用品采購及配置標(biāo)準(zhǔn)手冊一、前言為規(guī)范公司辦公用品的采購與配置管理，優(yōu)化資源利用、控制采購成本、提升辦公效率，確保辦公用品供應(yīng)及時、質(zhì)量可靠，結(jié)合公司實際運營需求，特制定本手冊。本手冊適用于公司各部門（含分支機構(gòu)）的辦公用品采購、配置、使用及管理工作，各部門須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。二、采購原則（一）需求導(dǎo)向原則以各部門實際辦公需求為核心，結(jié)合崗位性質(zhì)、工作強度及歷史消耗數(shù)據(jù)，科學(xué)制定配置標(biāo)準(zhǔn)，避免盲目采購或過度配置。例如，業(yè)務(wù)部門因日常需大量簽署文件，可適當(dāng)增加中性筆、印泥的配置量；而技術(shù)研發(fā)部門則側(cè)重筆記本電腦、繪圖工具等專業(yè)設(shè)備的保障。（二）性價比優(yōu)先原則在保證產(chǎn)品質(zhì)量、性能滿足辦公需求的前提下，綜合對比價格、售后服務(wù)、供貨周期等因素，選擇性價比最優(yōu)的方案。采購過程中需建立“質(zhì)量-成本”平衡機制，如打印紙選擇需兼顧打印清晰度與紙張韌性，避免因低價采購劣質(zhì)紙張導(dǎo)致打印機卡紙率上升，反而增加維修及時間成本。（三）合規(guī)性原則采購行為須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)（如《政府采購法》等相關(guān)規(guī)定）及公司財務(wù)、采購制度，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)檢報告等齊全），采購流程規(guī)范透明，合同條款清晰無歧義，杜絕違規(guī)操作。（四）環(huán)保節(jié)能原則優(yōu)先選用通過環(huán)保認(rèn)證（如中國環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品認(rèn)證）、可循環(huán)利用或低能耗的辦公用品，減少一次性用品的使用（如替換一次性紙杯為陶瓷杯、推廣無紙化辦公場景）。同時，鼓勵辦公用品的重復(fù)利用，如文件夾、檔案盒等非消耗品實行“以舊換新”機制。三、辦公用品分類及配置標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類用品名稱規(guī)格/型號配置對象配置標(biāo)準(zhǔn)品牌建議---------------------------------------------------中性筆0.5mm黑色全員每人每年4支（按需領(lǐng)用，剩余庫存可累計）晨光、得力筆記本A5/B5（內(nèi)頁橫線）全員每人每年2本（A5用于日常記錄，B5用于項目/部門會議紀(jì)要）國譽、廣博文件夾A4單夾/雙夾部門/崗位每崗位1個（重要文件管理）、部門公用2個（共享文檔）齊心、金得利印泥紅色（快干型）部門（含分支機構(gòu)）每部門1盒（行政部、財務(wù)部可增配1盒）得力、西瑪便利貼76*76mm全員每人每年1本（按需領(lǐng)用）3M、晨光（二）辦公設(shè)備類用品名稱規(guī)格/型號配置對象配置標(biāo)準(zhǔn)品牌建議---------------------------------------------------臺式電腦i5及以上處理器、8G內(nèi)存、256G固態(tài)固定辦公崗位每崗位1臺（入職配置，使用周期5年）聯(lián)想、戴爾筆記本電腦輕薄本（重量≤1.5kg）、同臺式配置外勤/移動辦公崗位每崗位1臺（按需申請，使用周期5年）華為、蘋果（按需）打印機A4黑白激光（打印速度≥20頁/分鐘）部門（人數(shù)≥10人）每部門1臺；人數(shù)<10人可共享惠普、兄弟掃描儀A4彩色掃描（分辨率≥600dpi）財務(wù)部、人力資源部每部門1臺（用于票據(jù)、檔案掃描）愛普生、佳能碎紙機單次碎紙≥5張、可碎光盤財務(wù)部、行政部每部門1臺（保密文件銷毀）得力、震旦（三）辦公耗材類用品名稱規(guī)格/型號配置對象配置標(biāo)準(zhǔn)品牌建議---------------------------------------------------打印機硒鼓/墨盒適配對應(yīng)打印機型號打印機使用部門按打印機印量更換（參考說明書）原裝或兼容認(rèn)證品牌打印紙A470g/80g全員/部門每人每月100張（部門匯總按需申領(lǐng)，避免浪費）潔云、廣博碳粉適配對應(yīng)打印機型號打印機使用部門每硒鼓對應(yīng)1瓶（按需添加）萊盛、天威鼠標(biāo)墊30*25cm（防滑）全員每崗位1個（新入職配置，損壞以舊換新）鐳拓、得力（四）辦公家具類用品名稱規(guī)格/型號配置對象配置標(biāo)準(zhǔn)品牌建議---------------------------------------------------辦公椅人體工學(xué)椅（可調(diào)節(jié)腰托、扶手）全員每崗位1把（入職配置，使用周期8年）西昊、保友辦公桌1.2m*0.6m（含抽屜、走線孔）固定辦公崗位每崗位1張（入職配置，使用周期10年）圣奧、美時文件柜鐵皮柜（帶鎖，4層）部門/崗位每部門2個（公用）、重要崗位1個（私用）富路達、洛克菲勒會議桌長桌（按會議室容量定制）會議室每間會議室1張（根據(jù)空間大小選擇規(guī)格）迪歐、中泰（五）其他用品類用品名稱規(guī)格/型號配置對象配置標(biāo)準(zhǔn)品牌建議---------------------------------------------------綠植小型盆栽（綠蘿、多肉等）辦公區(qū)域每10㎡擺放1盆（行政部統(tǒng)一養(yǎng)護）本地花店采購清潔用品拖把、掃帚、垃圾桶辦公區(qū)域每樓層1套（拖把、掃帚）、每辦公室1個垃圾桶妙潔、茶花急救包含碘伏、創(chuàng)可貼、紗布等辦公區(qū)域每樓層1個（行政部定期檢查更新）紅立方、愛備護四、采購流程（一）需求提報1.常規(guī)需求：各部門每月末由行政專員匯總本部門辦公用品消耗及需求情況，填寫《辦公用品需求申請表》（附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。2.臨時需求：因項目突發(fā)或崗位新增產(chǎn)生的臨時需求，由申請人填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報行政部加急處理（需說明緊急原因）。（二）需求審批行政部對各部門需求進行合理性審核（結(jié)合配置標(biāo)準(zhǔn)、庫存情況），小額采購（單次金額<XX元）由行政部負(fù)責(zé)人審批；大額采購（單次金額≥XX元）需提交總經(jīng)理辦公會審議。（三）采購執(zhí)行1.集中采購：行政部每季度對辦公文具、耗材、通用設(shè)備等進行集中采購，通過招標(biāo)、比價等方式選定優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商（每年重新評估一次）。2.分散采購：特殊設(shè)備（如專業(yè)繪圖儀、定制家具）或緊急需求，經(jīng)審批后可由需求部門聯(lián)合行政部進行分散采購，須確保供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、價格透明。（四）驗收入庫1.采購物品到貨后，行政部聯(lián)合需求部門進行驗收：核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（如設(shè)備開機測試、文具抽樣檢查），填寫《驗收單》（附件2），確認(rèn)無誤后辦理入庫。2.若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符，立即與供應(yīng)商溝通退換貨，同步更新采購臺賬。（五）發(fā)放登記1.行政部根據(jù)《辦公用品需求申請表》及庫存情況，按“按需發(fā)放、以舊換新（非消耗品）”原則發(fā)放物品，填寫《領(lǐng)用登記表》（附件3），領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。2.部門公用物品由行政專員統(tǒng)一領(lǐng)取后分發(fā)，做好部門內(nèi)部分發(fā)記錄。五、管理與維護（一）使用管理1.員工須愛護辦公用品，規(guī)范操作辦公設(shè)備（如打印機定期清理、電腦系統(tǒng)及時更新），避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p壞。2.推行“節(jié)約辦公”理念，非必要不打?。▋?yōu)先電子文檔流轉(zhuǎn)）、雙面打印、重復(fù)利用紙張（草稿紙使用），行政部定期通報各部門耗材使用情況，納入部門考核。（二）庫存管理1.行政部設(shè)專人管理辦公用品倉庫，建立電子臺賬（含入庫、出庫、庫存明細(xì)），每月末盤點庫存，確保賬實相符。2.設(shè)定“安全庫存”（如中性筆庫存保持≥50支、打印紙≥2箱），低于安全庫存時觸發(fā)采購預(yù)警。（三）維修與報廢1.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，使用者填寫《設(shè)備維修申請表》（附件4），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部聯(lián)系原供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)處理，維修費用納入部門成本。2.設(shè)備/家具達到使用周期或損壞無法維修時，由行政部組織技術(shù)人員評估，填寫《報廢申請表》（附件5），經(jīng)總經(jīng)理審批后，按公司資產(chǎn)報廢流程處理（如環(huán)?；厥?、折價處理）。（四）供應(yīng)商管理1.行政部每半年對供應(yīng)商進行評估（從產(chǎn)品質(zhì)量、供貨及時性、售后服務(wù)、價格波動等維度打分），淘汰評分低于80分的供應(yīng)商，引入新供應(yīng)商補充資源池。2.與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，約定價格浮動范圍、退換貨條款、應(yīng)急供貨機制等，確保供應(yīng)穩(wěn)定性。六、附則1.本手冊由行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。2.各部門可根據(jù)實際需求提出