公司人事檔案管理規(guī)范說(shuō)明為規(guī)范公司人事檔案管理工作，確保員工檔案信息真實(shí)、完整、安全，同時(shí)提升人力資源管理效率、保障員工合法權(quán)益，結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際管理需求，現(xiàn)對(duì)人事檔案管理工作作出如下規(guī)范說(shuō)明。一、管理基本原則人事檔案管理需遵循依法依規(guī)、真實(shí)完整、安全保密、便捷利用的核心原則：依法依規(guī)：嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法規(guī)，確保管理流程合法合規(guī)；真實(shí)完整：檔案材料需如實(shí)反映員工個(gè)人經(jīng)歷、資質(zhì)、獎(jiǎng)懲等情況，做到內(nèi)容真實(shí)、材料齊全；安全保密：采取物理與技術(shù)雙重防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、篡改或損毀；便捷利用：在合規(guī)前提下，為人力資源管理、員工職業(yè)發(fā)展等工作提供高效的檔案查詢與調(diào)閱服務(wù)。二、檔案內(nèi)容分類與范圍人事檔案以員工個(gè)人為單位建立，涵蓋入職至離職全周期的關(guān)鍵材料，具體分為以下類別：（一）入職基礎(chǔ)類包含員工求職簡(jiǎn)歷、入職登記表、學(xué)歷及學(xué)位證書（含認(rèn)證材料）、身份證復(fù)印件、入職體檢報(bào)告、原單位離職證明等，用于驗(yàn)證員工入職資格與基本信息。（二）合同協(xié)議類涵蓋勞動(dòng)合同（含歷次續(xù)簽、變更協(xié)議）、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、崗位責(zé)任書等具有法律約束力的文件，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（三）考核獎(jiǎng)懲類考核材料：年度績(jī)效考核表、試用期考核表、專項(xiàng)工作評(píng)估報(bào)告等；獎(jiǎng)懲材料：表彰決定、榮譽(yù)證書、違規(guī)處罰通知書、整改報(bào)告等，客觀記錄員工工作表現(xiàn)。（四）培訓(xùn)發(fā)展類包含內(nèi)部培訓(xùn)簽到表、外部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、職業(yè)資格證書（如職稱、技能認(rèn)證）、晉升/調(diào)崗審批表、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書等，體現(xiàn)員工能力成長(zhǎng)軌跡。（五）離職關(guān)聯(lián)類離職申請(qǐng)表、離職面談?dòng)涗?、公司出具的離職證明、競(jìng)業(yè)限制履行情況說(shuō)明（如需）等，完整閉環(huán)員工在職周期管理。三、管理流程規(guī)范（一）建檔流程新員工入職后3個(gè)工作日內(nèi)，由人力資源部指定專人收集入職材料，審核原件真實(shí)性后留存復(fù)印件（或掃描件），按“一人一檔”原則建立紙質(zhì)檔案袋，并同步錄入電子檔案系統(tǒng)。檔案袋需標(biāo)注員工姓名、部門、入職日期及檔案編號(hào)，確保唯一性。（二）歸檔要求定期整理：每月末對(duì)當(dāng)月新增或變更的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，補(bǔ)充至對(duì)應(yīng)檔案袋；材料審核：歸檔前需由HR主管復(fù)核材料完整性、合規(guī)性，杜絕虛假材料入檔；電子同步：紙質(zhì)檔案掃描件需與電子檔案系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新，確?！凹堧娨恢隆薄＃ㄈ┬畔⒏聠T工個(gè)人信息（如學(xué)歷提升、婚姻狀況、聯(lián)系方式）或工作信息（調(diào)崗、晉升、獎(jiǎng)懲）發(fā)生變化時(shí)，需在10個(gè)工作日內(nèi)提交相關(guān)證明材料，由HR部門更新檔案并記錄變更時(shí)間、事由。（四）檔案轉(zhuǎn)遞員工離職或內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案需隨人事關(guān)系同步轉(zhuǎn)移：內(nèi)部調(diào)動(dòng)：由原部門HR在5個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交至新部門，辦理交接簽字；離職轉(zhuǎn)出：離職手續(xù)辦結(jié)后，員工可申請(qǐng)檔案轉(zhuǎn)出（需提供接收單位調(diào)檔函），HR部門在15個(gè)工作日內(nèi)完成密封、郵寄（或當(dāng)面移交），并留存轉(zhuǎn)遞記錄。四、保管與安全要求（一）物理保管場(chǎng)所要求：檔案需存放于專用檔案室，配備防火、防潮、防盜設(shè)施（如滅火器、除濕機(jī)、防盜門窗），室內(nèi)溫度保持在18-24℃，濕度45%-60%；專人管理：檔案室鑰匙由檔案管理員與HR負(fù)責(zé)人雙人保管，非工作時(shí)間嚴(yán)禁進(jìn)入；定期檢查：每月檢查檔案存放環(huán)境，每季度抽查檔案完整性，發(fā)現(xiàn)破損、霉變及時(shí)修復(fù)。（二）信息化管理建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢、借閱、更新的線上化操作；電子檔案需加密存儲(chǔ)，并定期（每月）進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失；權(quán)限管理：僅檔案管理員、HR經(jīng)理及經(jīng)審批的部門負(fù)責(zé)人可查看/操作檔案，普通員工僅可查詢本人基礎(chǔ)信息。五、借閱與使用規(guī)定（一）借閱范圍僅限工作需要時(shí)借閱，如員工晉升背調(diào)、勞動(dòng)糾紛舉證、社保公積金辦理等，禁止因私人原因借閱他人檔案。（二）借閱流程1.申請(qǐng)人填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、檔案范圍、借閱期限；2.部門負(fù)責(zé)人初審，HR負(fù)責(zé)人終審；3.檔案管理員按審批意見(jiàn)提供檔案（紙質(zhì)檔案需現(xiàn)場(chǎng)查閱，電子檔案可在線查看），并登記借閱記錄。（三）借閱要求借閱期限一般不超過(guò)3個(gè)工作日，逾期需申請(qǐng)延期；嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取檔案材料，如需復(fù)制關(guān)鍵材料（如勞動(dòng)合同），需經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審批并注明用途；借閱人需對(duì)檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露。六、責(zé)任與監(jiān)督機(jī)制（一）管理責(zé)任檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、更新，確保檔案完整安全，定期向HR負(fù)責(zé)人匯報(bào)管理情況；部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門員工檔案材料的真實(shí)性、及時(shí)性負(fù)責(zé)，配合HR部門完成檔案管理工作。（二）監(jiān)督與懲處定期審計(jì)：每年開(kāi)展一次檔案管理審計(jì)，檢查流程合規(guī)性與檔案完整性；違規(guī)處理：若因管理不善導(dǎo)致檔案丟失、泄露，或存在虛假材料入檔、違規(guī)借閱等行為，視情節(jié)給予責(zé)任人警告、記過(guò)、降職等處