機(jī)關(guān)單位檔案管理工作流程指南機(jī)關(guān)單位檔案是履職過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式記錄，是工作延續(xù)、歷史追溯、合規(guī)管理的核心載體。規(guī)范檔案管理流程，對提升行政效能、維護(hù)歷史真實、服務(wù)決策參考具有重要意義。本指南結(jié)合實務(wù)操作，梳理從收集到利用的全流程要點，為機(jī)關(guān)檔案管理工作提供實操參考。一、檔案收集：夯實管理基礎(chǔ)檔案收集是管理的起點，需確保檔案應(yīng)歸盡歸、來源可靠。（一）收集范圍涵蓋機(jī)關(guān)履行職能過程中產(chǎn)生的各類材料：文書類：公文、會議記錄、請示批復(fù)、工作計劃總結(jié)等；業(yè)務(wù)類：執(zhí)法文書、統(tǒng)計報表、項目申報與驗收材料等；科技類：基建圖紙、設(shè)備說明書、科研報告等；聲像類：工作照片、視頻、錄音（需標(biāo)注時間、事件、人物）；實物類：獎牌、證書、印章（需附文字說明）?？蓪φ铡稒C(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》，結(jié)合單位職能細(xì)化歸檔清單。（二）收集時機(jī)定期歸集：日常辦公文件按月/季移交，由各科室指定檔案員統(tǒng)一報送；專項同步：項目驗收、活動結(jié)束、人員離職時，同步完成檔案移交；零散補(bǔ)充：對歷史遺留、個人保管的檔案，通過專項清理（如“檔案歸位行動”）補(bǔ)充歸檔。（三）收集要求完整性：確保文件“成套歸檔”（正文+附件+簽報+審批單），電子文件與紙質(zhì)版元數(shù)據(jù)一致（如文號、日期、責(zé)任者）；準(zhǔn)確性：文件內(nèi)容清晰、簽字蓋章完整，復(fù)印件需注明“與原件一致”并簽字確認(rèn)；規(guī)范性：使用檔案專用裝具（文件袋、檔案盒），避免用訂書釘、回形針等易損裝訂物。二、檔案整理：規(guī)范分類編目整理是對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化排列，便于檢索利用。（一）分類體系推薦采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限”分類法（如“2023年—辦公室—永久”），或結(jié)合單位實際調(diào)整（如按“業(yè)務(wù)類型+年度”分類）。電子檔案分類需與紙質(zhì)檔案邏輯一致，便于對應(yīng)查找。（二）組卷與裝訂傳統(tǒng)組卷：將同類文件按“時間/重要性”排序，編寫頁號、填寫卷內(nèi)目錄（注明文件題名、日期、頁數(shù)）；以“件”為單位：單份文件為一件（如“一份請示+批復(fù)”為一件），按年度、保管期限排列，在文件首頁加蓋歸檔章（標(biāo)注檔號、年度、保管期限等）。（三）編目與歸檔編制《案卷目錄》（或《文件目錄》），包含檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)等要素；填寫檔案盒脊背標(biāo)簽（注明年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、起止件號），完成裝盒上架，確?！耙缓幸惶枴⒁缓幸荒夸洝?。三、檔案鑒定：明確價值期限鑒定是區(qū)分檔案價值、確定保管期限的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（一）價值鑒定成立由檔案員、業(yè)務(wù)骨干、法律顧問組成的鑒定小組，對照《文書檔案保管期限規(guī)定》判定價值：永久：涉及政策制定、機(jī)構(gòu)沿革、重大決策的文件（如章程、年度總結(jié)、審計報告）；30年：重要業(yè)務(wù)審批、合同協(xié)議、人事任免等；10年：一般性通知、會議紀(jì)要、日常報表等。（二）銷毀鑒定對保管期滿的檔案，由鑒定小組重新審核。確無保存價值的，編造《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定場所監(jiān)銷（需兩人以上簽字確認(rèn)）。涉密檔案銷毀需送指定機(jī)構(gòu)處理。四、檔案保管：保障安全完整保管環(huán)節(jié)需防范損毀、丟失、泄密風(fēng)險，延長檔案壽命。（一）庫房管理硬件要求：檔案庫房需獨立、干燥、通風(fēng)，配備溫濕度計（溫度14-24℃，濕度45-60%）、消防器材、防蟲藥（如樟腦丸）、防盜門窗；日常維護(hù)：定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀及時處理；每年核對檔案數(shù)量與目錄一致性，確?！百~實相符”。（二）檔案移接交向同級檔案館移交：保管期滿的永久檔案，按規(guī)定時間移交（如滿20年），辦理移交清單，雙方簽字存檔；內(nèi)部移交：人員調(diào)動或崗位調(diào)整時，需完成檔案交接（填寫《檔案交接登記表》），避免責(zé)任不清。五、檔案利用：服務(wù)工作需求檔案利用是管理的最終目的，需平衡便捷性與保密性。（一）利用流程內(nèi)部利用：填寫《檔案借閱單》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審批后，在檔案閱覽室查閱，原則上不外借；外部利用：需持單位介紹信或有效證件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，可提供復(fù)制件（注明“僅供參考，不得作為憑證”）。（二）利用方式實體查閱：在指定場所查閱紙質(zhì)/實物檔案（需戴手套，避免折疊、涂改）；咨詢服務(wù)：檔案員提供檔案內(nèi)容說明、歷史背景解讀等支持（如“某年份會議紀(jì)要涉及的決策依據(jù)”）。（三）保密要求涉密檔案利用需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，借閱人簽訂《保密承諾書》，利用后及時歸還，嚴(yán)禁復(fù)制、傳播涉密內(nèi)容。六、檔案數(shù)字化：提升管理效能數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案向智慧管理轉(zhuǎn)型的核心手段。（一）數(shù)字化流程掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行高清掃描（分辨率≥300dpi），彩色/灰度模式根據(jù)內(nèi)容調(diào)整（如照片檔案用彩色，公文用灰度）；著錄：提取檔案元數(shù)據(jù)（檔號、題名、日期等），錄入管理系統(tǒng)，確?！耙绘I檢索、精準(zhǔn)定位”；存儲：電子檔案存儲于專用服務(wù)器或云平臺，建立異地備份（如每周備份至移動硬盤）；質(zhì)檢：隨機(jī)抽查掃描件與原件的一致性，確保清晰、完整、無漏掃。（二）系統(tǒng)管理選用符合《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》的軟件，設(shè)置權(quán)限分級（如檔案員可編輯，科室負(fù)責(zé)人可查閱，領(lǐng)導(dǎo)可審批），定期更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范數(shù)據(jù)泄露。七、保障措施：筑牢管理根基（一）制度建設(shè)制定《檔案管理辦法》《電子檔案管理制度》《檔案保密規(guī)定》等，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，將檔案管理納入績效考核（如“檔案歸檔率”“利用滿意度”指標(biāo)）。（二）人員培訓(xùn)定期組織檔案員參加專業(yè)培訓(xùn)（如檔案法規(guī)、數(shù)字化技術(shù)），提升業(yè)務(wù)能力；新入職人員需接受崗前培訓(xùn)（了解歸檔范圍、流程要求）。（三）技術(shù)支撐配置專業(yè)設(shè)備（如掃描儀、服務(wù)器、密集架），每年安排專項經(jīng)費用于檔案庫房維護(hù)、數(shù)字化建設(shè)（如“檔案數(shù)字化專項預(yù)算”）。結(jié)語機(jī)關(guān)檔案管理是一項系統(tǒng)性、持續(xù)性工作，需以“全流程規(guī)范、全周期管控、全方位服務(wù)”為目標(biāo)，將檔案工作融