辦公自動化系統(tǒng)使用手冊一、系統(tǒng)概述辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）通過數(shù)字化手段整合日常辦公場景，覆蓋流程審批、文檔管理、協(xié)作溝通、日程規(guī)劃等核心模塊，助力團(tuán)隊(duì)簡化重復(fù)操作、加速信息流轉(zhuǎn)、提升協(xié)作效率。系統(tǒng)支持PC端、移動端多終端登錄，滿足遠(yuǎn)程辦公與跨部門協(xié)同需求。二、登錄與基礎(chǔ)設(shè)置（一）賬號登錄移動端：通過企業(yè)微信/釘釘/系統(tǒng)專屬APP（依企業(yè)部署情況），選擇“辦公自動化系統(tǒng)”應(yīng)用，使用與PC端一致的賬號密碼登錄，或通過掃碼、驗(yàn)證碼快速登錄（需管理員開啟對應(yīng)權(quán)限）。（二）首次登錄設(shè)置1.修改密碼：登錄后點(diǎn)擊右上角頭像→【賬號設(shè)置】→【修改密碼】，輸入原密碼、新密碼（建議含字母、數(shù)字、特殊字符，長度≥8位），確認(rèn)后保存。2.完善個(gè)人信息：在【個(gè)人中心】填寫姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式等信息，可選上傳個(gè)人頭像，確保信息準(zhǔn)確以方便協(xié)作識別。三、核心功能模塊操作指南（一）流程審批流程審批覆蓋請假、報(bào)銷、采購、合同等場景，支持自定義流程模板（管理員權(quán)限），實(shí)現(xiàn)審批全流程線上化。1.發(fā)起流程路徑：左側(cè)導(dǎo)航欄→【流程中心】→【發(fā)起流程】。操作：選擇對應(yīng)模板（如“員工請假申請”），按表單要求填寫信息（如請假類型、時(shí)長、事由），上傳附件（如醫(yī)院證明、報(bào)銷單據(jù)），點(diǎn)擊【提交】。系統(tǒng)自動推送至直屬上級審批。2.審批處理待辦提醒：登錄后首頁【待辦事項(xiàng)】會顯示需處理的審批任務(wù)，點(diǎn)擊任務(wù)標(biāo)題進(jìn)入詳情頁。操作：查看申請內(nèi)容與附件，可選擇【同意】【駁回】【轉(zhuǎn)辦】（轉(zhuǎn)交給其他同事協(xié)助審批）。駁回時(shí)需填寫理由，方便申請人修改后重新提交。3.流程跟蹤申請人可在【我的流程】中查看已發(fā)起流程的狀態(tài)（審批中、已通過、已駁回），點(diǎn)擊流程標(biāo)題可查看審批節(jié)點(diǎn)、處理人及意見。（二）文檔管理系統(tǒng)提供企業(yè)級文檔庫，支持上傳、分類、共享、版本管理，確保資料安全可追溯。1.文檔上傳與分類路徑：左側(cè)導(dǎo)航欄→【文檔中心】→【我的文檔】/【共享文檔】。操作：點(diǎn)擊【新建文件夾】按部門/項(xiàng)目分類，再點(diǎn)擊【上傳文件】選擇本地文檔（支持Word、Excel、PDF等格式），可批量上傳。上傳后可修改文檔名稱、添加標(biāo)簽（如“2024預(yù)算”“產(chǎn)品手冊”）便于檢索。2.文檔共享與權(quán)限設(shè)置權(quán)限管理：管理員可在【文檔權(quán)限】中查看所有文檔的共享范圍，避免敏感信息外泄。3.版本管理當(dāng)文檔需多次修改時(shí)，點(diǎn)擊文檔右側(cè)【版本】，可查看歷史版本（自動保存每次修改記錄），支持回退至指定版本，避免誤刪或內(nèi)容丟失。（三）日程與協(xié)作幫助團(tuán)隊(duì)成員規(guī)劃日程、同步任務(wù)，提升協(xié)作效率。1.個(gè)人日程路徑：左側(cè)導(dǎo)航欄→【日程】→【我的日程】。2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作項(xiàng)目任務(wù)：在【協(xié)作】→【項(xiàng)目】中創(chuàng)建項(xiàng)目，添加成員，分解任務(wù)（如“需求調(diào)研”“開發(fā)”“測試”），設(shè)置負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間，任務(wù)完成后標(biāo)記【已完成】，團(tuán)隊(duì)成員可實(shí)時(shí)查看進(jìn)度。會議管理：點(diǎn)擊【會議】→【新建會議】，填寫主題、時(shí)間、參會人，系統(tǒng)自動發(fā)送會議通知并關(guān)聯(lián)日程，支持上傳會議紀(jì)要、分配會后行動項(xiàng)。（四）消息中心聚合系統(tǒng)通知、審批提醒、協(xié)作消息，避免信息遺漏：【系統(tǒng)通知】：接收賬號變動、權(quán)限調(diào)整、系統(tǒng)維護(hù)等官方通知?！緦徟ⅰ浚簩?shí)時(shí)推送審批任務(wù)的處理結(jié)果（如“您的請假申請已通過”）。【協(xié)作消息】：項(xiàng)目任務(wù)更新、文檔評論、@我的消息會在此聚合，點(diǎn)擊可直接跳轉(zhuǎn)至對應(yīng)功能頁。四、數(shù)據(jù)管理與安全（一）數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)自動按日/周（依企業(yè)設(shè)置）備份文檔、流程數(shù)據(jù)，管理員可在【系統(tǒng)管理】→【數(shù)據(jù)備份】中手動導(dǎo)出數(shù)據(jù)（如年度審批報(bào)表、文檔庫快照），確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。（二）權(quán)限與安全規(guī)范權(quán)限分級：系統(tǒng)按角色（員工、主管、管理員）分配權(quán)限，員工僅可操作個(gè)人文檔、發(fā)起流程；主管可審批下屬流程、查看部門文檔；管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)配置、用戶管理。安全操作：避免在公共網(wǎng)絡(luò)（如網(wǎng)吧、非加密WiFi）登錄系統(tǒng)，離開工位時(shí)鎖定電腦或退出賬號；文檔上傳時(shí)檢查敏感信息（如客戶隱私、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），必要時(shí)加密后上傳。五、常見問題與解決方法（一）登錄失敗排查步驟：①檢查賬號/密碼是否正確（注意大小寫）；②確認(rèn)網(wǎng)絡(luò)連接正常；③聯(lián)系管理員確認(rèn)賬號是否被凍結(jié)/禁用。（二）流程提交后被駁回處理方法：查看審批意見（在【我的流程】→對應(yīng)流程的“審批意見”中），根據(jù)意見修改表單內(nèi)容（如補(bǔ)充報(bào)銷明細(xì)、調(diào)整請假時(shí)長），重新提交。（三）文檔上傳失敗可能原因：①文件格式不支持（僅支持指定格式）；②文件大小超過限制（單個(gè)文件≤500M，可壓縮后上傳）；③網(wǎng)絡(luò)波動導(dǎo)致上傳中斷，建議刷新頁面后重試。（四）日程提醒未收到檢查：①移動端是否開啟系統(tǒng)通知權(quán)限；②日程設(shè)置中是否勾選“提醒”；③消息中心是否有未讀的日程提醒（可能被折疊）。六、聯(lián)系與反饋渠道內(nèi)部反饋：在系統(tǒng)【意見反饋】模塊提交建議或問題，管理員會定期